Mẫu ngân sách doanh nghiệp Excel: lập ngân sách năm theo tháng, so sánh kế hoạch và thực tế
Cách lập mẫu ngân sách doanh nghiệp trên Excel cho doanh nghiệp nhỏ: giả định, doanh thu theo yếu tố dẫn dắt, chi phí biến đổi, lãi trên biến phí, chi phí cố định, so sánh kế hoạch với thực tế và kịch bản, kèm ví dụ trung tâm ngoại ngữ.
Mẫu ngân sách doanh nghiệp trên Excel dự kiến theo từng tháng doanh thu, chi phí và lợi nhuận của cả năm, dùng làm chỉ tiêu và giới hạn chi tiêu cho các bộ phận. Với doanh nghiệp nhỏ, file gồm bốn sheet: giả định, ngân sách theo tháng, kế hoạch so với thực tế và kịch bản. Bài này hướng dẫn từng sheet, công thức cần dùng và một ví dụ trung tâm ngoại ngữ.
Ngân sách dùng để làm gì
- Đặt chỉ tiêu doanh thu thực tế cho từng tháng, có tính mùa vụ (Tết, hè, cuối năm).
- Quyết định trước mức chi cho nhân sự, marketing, mặt bằng.
- Phát hiện sớm chênh lệch nhờ so sánh kế hoạch với thực tế hằng tháng.
Ngân sách nhìn vào lãi lỗ. Để biết tháng nào có đủ tiền mặt, hãy kết hợp với file Excel dòng tiền doanh nghiệp.
Sheet 1: giả định
Mọi con số chi phối ngân sách nằm ở sheet này, trong các ô được đặt tên: giá bán hoặc học phí, số lượng (khách, đơn hàng, học viên), tốc độ tăng theo tháng, hệ số mùa vụ, tỷ lệ chi phí biến đổi, định biên nhân sự, tiền thuê, các chi phí cố định khác. Ghi cạnh mỗi giả định căn cứ của nó: số liệu năm trước, hợp đồng, báo giá hay chỉ tiêu của ban giám đốc.
Sheet 2: ngân sách theo tháng
| Dòng | Cách tính |
|---|---|
| Doanh thu | Yếu tố dẫn dắt × giá (ví dụ học viên × học phí) |
| (−) Chi phí biến đổi | Doanh thu × % hoặc chi phí đơn vị × số lượng |
| = Lãi trên biến phí | Doanh thu − chi phí biến đổi |
| (−) Chi phí cố định | Lương và bảo hiểm, thuê mặt bằng, marketing cố định, điện nước, phần mềm |
| = Lợi nhuận hoạt động | Lãi trên biến phí − chi phí cố định |
Doanh thu có tăng trưởng và mùa vụ (tùy cài đặt vùng, Excel dùng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy): =SoKhachDau*(1+TangTruong)^(Thang-1)*INDEX(MuaVu;Thang)*Gia. Cấu trúc nên giống mẫu báo cáo kết quả kinh doanh để dễ so sánh với số thực tế.
Ví dụ: trung tâm ngoại ngữ nhỏ
| Dòng (tháng trung bình) | Cách tính | Triệu đồng |
|---|---|---|
| Doanh thu | 180 học viên × 1,5 triệu | 270 |
| (−) Chi phí biến đổi (tài liệu, hoa hồng tuyển sinh) | 8% doanh thu | 21,6 |
| Lãi trên biến phí | 248,4 | |
| (−) Lương giáo viên, nhân viên và bảo hiểm | Định biên | 165 |
| (−) Thuê mặt bằng, marketing, điện nước và chi phí khác | 45 + 15 + 12 | 72 |
| Lợi nhuận hoạt động | 11,4 |
Lãi trên biến phí là 92% doanh thu, chi phí cố định 237 triệu, nên doanh thu hòa vốn khoảng 237 ÷ 0,92 ≈ 257,6 triệu, tức khoảng 172 học viên. Chỉ cần mất khoảng 8 học viên là trung tâm về mức hòa vốn: thông tin này cho thấy giữ chân học viên quan trọng hơn mở thêm lớp mới. Cách tính chi tiết có trong file Excel tính điểm hòa vốn.
Sheet 3: kế hoạch so với thực tế
Mỗi tháng nhập số thực tế cạnh số kế hoạch và tính:
- Chênh lệch:
=ThucTe-KeHoach - Tỷ lệ chênh lệch:
=IFERROR(ThucTe/KeHoach-1;"") - Đánh giá: tốt hay xấu, nhớ rằng vượt kế hoạch là tốt với doanh thu nhưng xấu với chi phí.
Tô màu những dòng chênh hơn 10% và ghi một câu giải thích. Số liệu chi phí thực tế lấy từ file Excel quản lý chi phí, lương từ bảng lương.
Sheet 4: kịch bản
Thêm ô chọn kịch bản (1 thận trọng, 2 cơ sở, 3 lạc quan) và ba giá trị cho các giả định bất định nhất như số học viên và tốc độ tăng. Với =CHOOSE(KichBan;ThanTrong;CoSo;LacQuan), cả ngân sách tính lại. Xem kịch bản thận trọng trước khi ký thuê thêm mặt bằng hay tuyển thêm người là một trong những quyết định hữu ích nhất mà ngân sách mang lại.
Lỗi thường gặp
- Đặt doanh thu mong muốn rồi ép chi phí cho “vừa”, không kiểm tra doanh thu có thực tế không.
- Quên các khoản theo năm và mùa vụ: lương tháng 13, thưởng Tết, gia hạn phần mềm, sửa chữa định kỳ.
- Gõ đè số vào ô công thức để “sửa” một tháng; hãy sửa giả định.
- Không cập nhật: giữ ngân sách gốc và thêm cột dự báo lại mỗi quý.
Giới hạn
Ngân sách là công cụ quản trị, không thay cho sổ sách kế toán hay việc kê khai thuế. Nghĩa vụ thuế, bảo hiểm phụ thuộc hình thức kinh doanh và quy định hiện hành; hãy kiểm tra với kế toán. Nếu bạn đang chuẩn bị mở doanh nghiệp, phần vốn đầu tư và nguồn vốn có trong mẫu kế hoạch kinh doanh Excel. Xem thêm trong chuyên mục Tài chính doanh nghiệp nhỏ.
Câu hỏi thường gặp
Ngân sách doanh nghiệp khác dòng tiền thế nào?
Ngân sách dự kiến doanh thu và chi phí để thấy lãi lỗ; dòng tiền cho biết tiền thực vào và ra lúc nào, tính cả thời hạn thu và trả.
Nên lập ngân sách theo năm hay theo tháng?
Theo năm nhưng chia cột theo tháng, để thấy mùa vụ và những tháng căng.
Bao lâu rà soát một lần?
So sánh kế hoạch với thực tế hằng tháng và dự báo lại mỗi quý, vẫn giữ ngân sách gốc để đối chiếu.
Dùng Google Sheets được không?
Được. INDEX, CHOOSE, IFERROR hoạt động như Excel và dễ chia sẻ cho người góp vốn, kế toán.
