Suivi budgétaire sur Excel : comparer budget et réalisé, analyser les écarts et estimer l’atterrissage
Mettre en place un suivi budgétaire mensuel sur Excel pour une TPE ou PME : structure budget/réalisé, écarts en valeur et en pourcentage, alertes, cumul depuis le début de l'année, atterrissage de fin d'année et exemple d'une agence de communication.
Le suivi budgétaire compare chaque mois ce qui était prévu dans le budget avec ce qui s’est réellement passé : chiffre d’affaires, charges et résultat, avec l’écart en euros et en pourcentage. Sur Excel, un tableau budget/réalisé bien construit signale automatiquement les dérives, cumule depuis le début de l’exercice et permet d’estimer l’atterrissage, c’est-à-dire le résultat probable de fin d’année. Ce guide détaille la structure, les formules et un exemple chiffré.
Budget prévisionnel et suivi budgétaire
Le budget prévisionnel se construit avant l’exercice ou la création de l’entreprise ; le suivi budgétaire le confronte ensuite à la réalité, mois après mois. Le plan de trésorerie répond à une autre question : l’argent sur le compte suffira-t-il ? Les trois outils se complètent.
La structure du tableau
Un onglet Budget et un onglet Réalisé, avec les mêmes lignes et les mêmes colonnes de mois, puis un onglet Suivi qui les compare :
| Ligne | Exemples |
|---|---|
| Chiffre d’affaires | Par activité ou par gamme |
| Achats et sous-traitance | Matières, marchandises, prestataires |
| Charges de personnel | Salaires et charges sociales |
| Charges externes | Loyer, assurances, logiciels, déplacements |
| Dotations et frais financiers | Amortissements, intérêts |
| Résultat | Chiffre d’affaires moins les charges |
Le réalisé vient de la comptabilité : demandez à votre expert-comptable un export mensuel par compte, ou reprenez les totaux du suivi des dépenses.
Les formules
- Écart en valeur :
=Réalisé-Budget - Écart en pourcentage :
=SIERREUR(Réalisé/Budget-1;"") - Cumul depuis le début de l’exercice :
=SOMME($C5:C5)recopié vers la droite, pour le budget et pour le réalisé. - Alerte sur une charge :
=SI(Réalisé/Budget-1>10%;"Dépassement";SI(Réalisé/Budget-1>5%;"À surveiller";"OK")), inversée pour le chiffre d’affaires. - Atterrissage :
=RéaliséCumulé+SOMME(BudgetDesMoisRestants), ou une prévision révisée pour les mois restants.
Exemple : une agence de communication, premier semestre
| Poste | Budget | Réalisé | Écart |
|---|---|---|---|
| Chiffre d’affaires | 260 000 € | 247 000 € | −13 000 € (−5,0 %) |
| Sous-traitance (freelances) | 54 000 € | 61 500 € | +7 500 € (+13,9 %) |
| Salaires et charges | 150 000 € | 151 000 € | +1 000 € (+0,7 %) |
| Loyer et frais généraux | 25 000 € | 25 500 € | +500 € (+2,0 %) |
| Résultat | 31 000 € | 9 000 € | −22 000 € |
Le chiffre d’affaires n’est inférieur que de 5 %, mais la sous-traitance dépasse de près de 14 % : l’agence a confié à des freelances des missions qu’elle aurait pu réaliser en interne, sur des projets moins vendus que prévu. Résultat : un écart de 22 000 € sur le semestre. Si le second semestre se déroule comme budgété, l’exercice atterrira 22 000 € sous l’objectif. Décisions possibles : revoir la règle de recours aux freelances et relancer la prospection, en vérifiant l’impact avec la prévision des ventes.
Bien analyser les écarts
- Expliquez en une phrase chaque écart supérieur à 10 % : cause et action.
- Distinguez les décalages (une facture arrivée un mois plus tard) des vrais écarts.
- Ne réécrivez pas le budget chaque mois : gardez-le comme référence et faites évoluer l’atterrissage.
- Vérifiez avec le seuil de rentabilité le niveau de chiffre d’affaires à partir duquel les charges fixes sont couvertes.
Le suivi budgétaire est un outil de pilotage et ne remplace pas le compte de résultat établi en fin d’exercice ; les questions fiscales relèvent de votre expert-comptable. Retrouvez d’autres guides dans Gestion financière des TPE.
Questions fréquentes
À quelle fréquence faire le suivi budgétaire ?
Chaque mois, dès que la comptabilité du mois est à jour, avec un point plus approfondi chaque trimestre.
Quel niveau de détail retenir ?
Assez pour expliquer les écarts : en général dix à vingt lignes pour une TPE.
Qu’est-ce que l’atterrissage ?
C’est l’estimation du résultat de fin d’exercice à partir du réalisé à date et d’une prévision pour les mois restants.
Peut-on utiliser Google Sheets ?
Oui, les formules et la mise en forme conditionnelle fonctionnent de la même façon ; importez l’export comptable en CSV.
