Presupuesto empresarial en Excel: cómo hacer el presupuesto anual de una pyme mes a mes
Cómo montar un presupuesto empresarial en Excel para una pyme: hipótesis, ingresos a partir de sus impulsores, costes variables, margen de contribución, costes fijos, presupuesto frente a real y escenarios, con el ejemplo de una academia de baile.
Un presupuesto empresarial en Excel prevé mes a mes cuánto espera ingresar la empresa, cuánto va a gastar y qué resultado queda, para usarlo como objetivo y como límite de gasto durante el año. En una pyme cabe en cuatro hojas: hipótesis, presupuesto mensual, presupuesto frente a real y escenarios. Esta guía muestra cómo montar cada una, con fórmulas y el ejemplo de una academia de baile.
Para qué sirve el presupuesto
- Fijar objetivos de ventas realistas para cada mes, teniendo en cuenta la estacionalidad.
- Decidir de antemano cuánto se puede gastar en personal, marketing y estructura.
- Detectar pronto las desviaciones comparando cada mes lo presupuestado con lo real.
El presupuesto mira el resultado. Para saber si habrá dinero en la cuenta cada mes, se completa con la previsión de tesorería en Excel.
Hoja 1: hipótesis
Todos los números que mueven el presupuesto están aquí, en celdas con nombre: precio o cuota, volumen (clientes, pedidos, alumnos), crecimiento, estacionalidad, porcentaje de costes variables, plantilla y costes fijos. Junto a cada hipótesis, su fuente: histórico, contrato, presupuesto de un proveedor u objetivo de la dirección.
Hoja 2: presupuesto mensual
| Línea | Cálculo |
|---|---|
| Ingresos | Impulsor × precio (alumnos × cuota, pedidos × ticket medio) |
| (−) Costes variables | Ingresos × % o coste unitario × volumen |
| = Margen de contribución | Ingresos − costes variables |
| (−) Costes fijos | Personal, alquiler, suministros, seguros, marketing fijo, gestoría |
| = Resultado de explotación | Margen de contribución − costes fijos |
Ingresos con crecimiento y estacionalidad (argumentos separados por punto y coma): =ClientesBase*(1+Crecimiento)^(Mes-1)*INDICE(Estacionalidad;Mes)*Precio. La estructura coincide con la de la cuenta de pérdidas y ganancias en Excel, lo que facilita comparar con lo real.
Ejemplo: academia de baile
| Línea (mes medio de curso) | Cálculo | € |
|---|---|---|
| Ingresos | 140 alumnos × 55 € | 7.700 |
| (−) Costes variables: comisiones de cobro y material | 6 % | 462 |
| Margen de contribución | 7.238 | |
| (−) Profesorado y personal | Plantilla | 4.300 |
| (−) Alquiler, suministros y seguros, marketing | 1.600 + 450 + 300 | 2.350 |
| Resultado de explotación | 588 |
El margen de contribución es del 94 % y los costes fijos suman 6.650 €, así que el punto de equilibrio está en unos 7.074 € al mes, es decir, unos 129 alumnos. Perder 11 alumnos deja la academia sin beneficio, y en julio y agosto, con menos clases, el mes puede ser negativo. El presupuesto mensual pone sobre la mesa dos decisiones: retener alumnos durante el curso y ofrecer intensivos de verano. La plantilla de punto de equilibrio desarrolla el cálculo, y el cobro de cuotas se controla con el control de cuotas de socios.
Hoja 3: presupuesto frente a real
Cada mes, anota lo real junto a lo presupuestado y calcula:
- Desviación:
=Real-Presupuesto - Desviación en %:
=SI.ERROR(Real/Presupuesto-1;"") - Signo: favorable o desfavorable, recordando que superar el presupuesto es bueno en ingresos y malo en gastos.
Resalta las líneas con desviaciones superiores al 10 % y explica cada una en una frase. Los gastos reales salen del control de gastos en Excel.
Hoja 4: escenarios
Una celda de escenario (1 prudente, 2 base, 3 optimista) y tres valores para las hipótesis más inciertas, como alumnos y crecimiento. Con =ELEGIR(Escenario;Prudente;Base;Optimista) se recalcula todo el presupuesto. Revisar el escenario prudente antes de firmar un nuevo alquiler o contratar es de las decisiones más útiles que permite el presupuesto.
Errores frecuentes
- Presupuestar los ingresos deseados y ajustar los gastos para que “cuadren”, sin comprobar que los ingresos son realistas.
- Olvidar gastos anuales o estacionales: pagas extra, seguros anuales, mantenimiento, renovaciones de software.
- Escribir números encima de las fórmulas para “corregir” un mes; cambia la hipótesis.
- No revisar: conserva el presupuesto original y añade una columna de previsión actualizada cada trimestre.
Límites
El presupuesto es una herramienta de gestión y no sustituye la contabilidad ni las obligaciones fiscales. Si vas a crear la empresa, la inversión inicial y la financiación están en el plan de negocios en Excel. Más guías en Finanzas para pymes.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre presupuesto y previsión de tesorería?
El presupuesto prevé ingresos y gastos para conocer el resultado; la previsión de tesorería indica cuándo entra y sale el dinero, teniendo en cuenta plazos de cobro y pago.
¿Presupuesto anual o mensual?
Anual, pero con columnas mensuales, para ver la estacionalidad y los meses ajustados.
¿Cada cuánto revisarlo?
Compara presupuesto y real cada mes y actualiza la previsión cada trimestre, manteniendo el presupuesto original como referencia.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. INDICE, ELEGIR y SI.ERROR funcionan igual y es fácil compartirlo con socios y gestoría.