Plan de negocios en Excel: cómo montar la parte financiera paso a paso

Un plan de negocios en Excel es, sobre todo, su plan económico-financiero: un libro con las hipótesis del negocio, la inversión inicial y cómo se financia, la previsión de ventas y gastos, la cuenta de resultados de los primeros años y la tesorería mes a mes. La parte descriptiva (mercado, competencia, marketing, equipo) suele redactarse en un documento de texto, pero las cifras que la sostienen se construyen mejor en una hoja de cálculo, porque así cualquier cambio en una hipótesis se refleja en todos los resultados. Esta guía explica qué hojas incluir, cómo enlazarlas y qué mira un banco o un inversor cuando lo recibe.

Estructura del libro

La regla de oro: los números solo se escriben en la hoja de hipótesis y en la de inversión. Todo lo demás son fórmulas que apuntan a esas celdas.

Paso 1: hipótesis justificadas

Para cada hipótesis, anota al lado de dónde sale: un presupuesto de proveedor, los precios de la competencia, un estudio sectorial o tu propia experiencia. Un banco no espera que aciertes, pero sí que sepas explicar cada cifra. Separa siempre las hipótesis de volumen (clientes, unidades, sesiones) de las de precio; así puedes ver qué pasa si vendes menos sin tocar los precios.

Paso 2: inversión inicial y financiación

Enumera todo lo que hay que pagar antes de abrir: obras y acondicionamiento, equipos, mobiliario, aplicaciones informáticas, fianza del local, gastos de constitución y un colchón de tesorería para los primeros meses, cuando los ingresos todavía no cubren los gastos. Debajo, las fuentes: aportación de los socios, préstamos y otras ayudas. La suma de las fuentes debe ser igual a la de las necesidades; añade una celda de control que lo compruebe:

=SI(ABS(TotalFinanciacion-TotalInversion)<1;"Cuadra";"Revisar")

Para el préstamo, calcula la cuota con =PAGO(TipoAnual/12;Plazo*12;-Importe) y el desglose de intereses y capital como en el cuadro de amortización en Excel.

Paso 3: previsión de ventas

Construye las ventas a partir de impulsores, no de una cifra redonda: clientes × compra media, sesiones × precio, mesas × rotación × ticket medio. Para el primer año, trabaja mes a mes con una curva de arranque realista (los primeros meses rara vez se llega a la capacidad plena) y, si el negocio es estacional, un coeficiente por mes. Los años dos y tres pueden ir en columnas anuales con un porcentaje de crecimiento.

Paso 4: gastos y amortizaciones

Agrupa los gastos en partidas que vayas a poder controlar después: personal (incluidas las cotizaciones a cargo de la empresa o la cuota de autónomo), alquiler, suministros, marketing, seguros, asesoría, comisiones bancarias y otros. Las inversiones no son gasto del año en que se compran: se amortizan a lo largo de su vida útil, por ejemplo cinco años para equipos. En la hoja de gastos, amortización anual = coste ÷ años de vida útil.

Paso 5: cuenta de resultados y tesorería

La cuenta de resultados previsional resta de las ventas los gastos, las amortizaciones y los intereses del préstamo, y estima el impuesto sobre el beneficio. Sigue la misma estructura que tu cuenta de pérdidas y ganancias para que luego puedas comparar plan y realidad.

La tesorería es la hoja que más preocupa a un banco. Parte del saldo inicial, suma los cobros (teniendo en cuenta cuándo pagan los clientes) y resta los pagos, incluidas las cuotas del préstamo y los impuestos en el mes en que se pagan de verdad. Si algún mes el saldo final es negativo, el plan necesita más financiación o un ritmo de gasto distinto. La previsión de tesorería en Excel detalla cómo montarla.

Paso 6: indicadores

• Punto de equilibrio: ventas necesarias para cubrir todos los costes fijos. Fórmula y ejemplos en la guía del punto de equilibrio en Excel.
• Margen sobre ventas: resultado ÷ ventas, año a año.
• Plazo de recuperación: años hasta que los flujos de caja acumulados igualan la inversión.
• VAN y TIR (opcional): =VNA(Tasa;Flujos)-Inversion y =TIR(FlujosConInversion), útiles para comparar el proyecto con otras alternativas.

Ejemplo resumido: centro de fisioterapia

El resultado anual es positivo, pero la hoja de tesorería mostraría que los tres primeros meses, con menos sesiones, consumen el colchón de 2.000 € y algo más: es la señal para ampliar ese colchón antes de pedir el préstamo, no después.

Escenarios: pesimista, base y optimista

Añade en la hoja de hipótesis un selector de escenario (1, 2 o 3) y guarda tres valores para las hipótesis más inciertas, normalmente el volumen de ventas y el ritmo de arranque. Con =ELEGIR(Escenario;Pesimista;Base;Optimista) el libro entero se recalcula. Presentar el escenario pesimista, y demostrar que el negocio lo resiste, da más credibilidad que un único escenario brillante.

Límites

El plan financiero es una estimación. No sustituye a la contabilidad ni al asesoramiento fiscal y laboral: tipos de cotización, impuestos y requisitos de cada ayuda cambian y dependen de tu forma jurídica, así que confírmalos con tu gestoría antes de presentarlo.

Más guías financieras

Cuando el negocio arranque, el balance de situación y el estado de flujos de efectivo te ayudarán a comparar el plan con la realidad. Todas las guías están en Finanzas para pymes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos años debe cubrir un plan de negocios?

Lo habitual es tres años: el primero mes a mes y los dos siguientes por años. Algunos financiadores piden cinco años para inversiones grandes.

¿Qué es lo primero que mira un banco?

La tesorería mensual, la capacidad de pagar las cuotas del préstamo y cuánto aportan los socios. También que las hipótesis de ventas estén justificadas.

¿Debo incluir el IVA en el plan?

En la cuenta de resultados, las cifras van sin IVA. En la tesorería sí conviene reflejarlo si cobras y pagas IVA, porque afecta a la liquidez entre las liquidaciones trimestrales.

¿Sirve Google Sheets?

Sí. PAGO, VNA, TIR y ELEGIR funcionan igual, y compartirlo con un socio o asesor es más sencillo.