Ma trận Eisenhower trên Excel: sắp xếp việc theo mức khẩn cấp và quan trọng
Ma trận Eisenhower là gì và cách dùng trên Excel: định nghĩa khẩn cấp và quan trọng, bảng công việc tự xếp vào bốn ô, hiển thị bốn ô bằng FILTER, đo thời gian dành cho việc quan trọng và ví dụ của chủ shop online.
Ma trận Eisenhower chia công việc vào bốn ô dựa trên hai câu hỏi: việc này có khẩn cấp không, và có quan trọng không; từ đó quyết định làm ngay, lên lịch, giao cho người khác hay bỏ. Khi đưa lên Excel, bạn chỉ cần liệt kê việc và trả lời hai câu hỏi; công thức sẽ tự xếp việc vào ô tương ứng và cho thấy mỗi tuần bạn dành bao nhiêu thời gian cho những việc thật sự tạo ra kết quả. Bài này trình bày định nghĩa, cách dựng file và một ví dụ cụ thể.
Bốn ô của ma trận
| Ô | Khẩn cấp? | Quan trọng? | Hành động | Ví dụ |
|---|---|---|---|---|
| 1. Làm ngay | Có | Có | Tự xử lý ngay | Khách khiếu nại đơn lỗi, tờ khai đến hạn ngày mai |
| 2. Lên lịch | Không | Có | Đặt ngày giờ cụ thể | Tính lại giá vốn, đào tạo nhân viên, kế hoạch mùa cao điểm |
| 3. Giao việc | Có | Không | Giao người khác hoặc gom lại làm một lần | Trả lời tin nhắn hỏi giá thông thường, đóng gói đơn |
| 4. Bỏ | Không | Không | Loại bỏ hoặc gác lại | Báo cáo không ai đọc, họp không có nội dung |
Thế nào là khẩn cấp, thế nào là quan trọng
- Khẩn cấp: có hạn chót gần hoặc hậu quả thật nếu để chậm, ví dụ trong vòng 48 giờ. Một thông báo điện thoại không phải là khẩn cấp.
- Quan trọng: đóng góp vào mục tiêu, khách hàng, tiền bạc hoặc nghĩa vụ pháp lý. Hãy tự hỏi: sáu tháng nữa, việc này có còn ý nghĩa không?
Ghi định nghĩa này ngay trong file. Ma trận chỉ có ích khi bạn trả lời nhất quán.
Dựng ma trận trên Excel
Tạo Bảng tên CongViec với các cột: Việc, Khẩn cấp (Có/Không), Quan trọng (Có/Không), Người làm, Hạn, Số phút dự kiến, Trạng thái. Ô của mỗi việc được tính bằng công thức (tùy cài đặt vùng, Excel dùng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy):
=IF([@QuanTrong]="Có";IF([@KhanCap]="Có";"1 Làm ngay";"2 Lên lịch");IF([@KhanCap]="Có";"3 Giao việc";"4 Bỏ"))
Ở sheet thứ hai, vẽ lưới 2 × 2 và dùng FILTER (Excel 365 hoặc Google Sheets) cho mỗi ô:
=FILTER(CongViec[Viec];(CongViec[O]="2 Lên lịch")*(CongViec[TrangThai]<>"Xong");"Trống")
Có thể cho mức khẩn cấp tự đổi theo hạn: =IF([@Han]-TODAY()<=2;"Có";"Không"), để việc tự chuyển sang hàng khẩn cấp khi hạn đến gần.
Đo thời gian dành cho từng ô
Khi có số phút dự kiến, tỷ lệ thời gian của ô 2 là:
=SUMIFS(CongViec[SoPhut];CongViec[O];"2 Lên lịch")/SUM(CongViec[SoPhut])
Nếu tuần nào ô 2 cũng gần bằng không, công việc đang bị điều khiển bởi các tình huống gấp. Tăng tỷ lệ này mới là mục đích chính của ma trận.
Ví dụ: một tuần của chủ shop online
| Ô | Việc | Thời gian dự kiến |
|---|---|---|
| 1 Làm ngay | Xử lý đơn lỗi bị khiếu nại, nộp tờ khai đến hạn, nhập gấp mã hàng bán chạy sắp hết | 5 giờ |
| 2 Lên lịch | Tính lại giá vốn sau khi nhà cung cấp tăng giá, đào tạo nhân viên mới, lên kế hoạch hàng Tết, cập nhật dòng tiền | 8 giờ |
| 3 Giao việc | Trả lời tin nhắn hỏi giá thông thường, đóng gói đơn, đăng bài theo lịch | 6 giờ |
| 4 Bỏ | Chỉnh lại logo lần thứ ba, lướt nhóm mạng xã hội không mục đích | 3 giờ |
Trên 22 giờ dự kiến, ô 2 chiếm 8 giờ (khoảng 36%). Việc tính lại giá vốn đáng ưu tiên nhất: giá nhập đã tăng, mỗi tuần chậm trễ là mất lợi nhuận. Chủ shop dành sáng thứ Ba cho việc này, giao ô 3 cho nhân viên và bỏ ô 4, giải phóng 9 giờ trong tuần.
Rà soát mỗi tuần
- Ghi hết mọi việc đang tồn vào bảng.
- Trả lời khẩn cấp và quan trọng cho từng việc mới.
- Đưa việc ô 2 vào lịch với giờ cụ thể.
- Giao việc ô 3 cho người phù hợp, kèm hạn.
- Xóa việc ô 4, không áy náy.
Việc hằng ngày sau đó chuyển sang file quản lý công việc; cả nhóm có thể theo dõi trên bảng Kanban. Ô 2 là nơi các mục tiêu dài hạn được thực hiện, nên hãy nối với mẫu kế hoạch mục tiêu cá nhân. Xem thêm trong chuyên mục Quản lý dự án & công việc.
Câu hỏi thường gặp
Ô nào quan trọng nhất?
Ô 2: quan trọng nhưng chưa khẩn cấp. Làm tốt ô này giúp tránh được nhiều tình huống gấp ở ô 1.
Không có ai để giao việc thì sao?
Gom việc ô 3 vào một khung giờ cố định, tự động hóa bằng mẫu soạn sẵn hoặc công cụ, hoặc xem lại việc đó có cần làm không.
Bao lâu dùng ma trận một lần?
Rà soát đầy đủ mỗi tuần và xem nhanh mỗi sáng để chọn việc ưu tiên trong ngày.
Dùng Google Sheets được không?
Được. FILTER, SUMIFS và danh sách thả xuống hoạt động như Excel.