Phân tích các bên liên quan của dự án trên Excel: ma trận quyền lực – mức quan tâm và kế hoạch truyền thông
Cách lập sổ đăng ký và phân tích các bên liên quan (stakeholder) của dự án trên Excel: xác định, chấm quyền lực và mức quan tâm, tự xếp vào ô chiến lược, vẽ ma trận và lập kế hoạch truyền thông, với ví dụ chuyển văn phòng.
Phân tích các bên liên quan (stakeholder) là lập danh sách những người, tổ chức có thể ảnh hưởng đến dự án hoặc bị dự án ảnh hưởng, kèm mức quyền lực, mức quan tâm, thái độ và cách làm việc với từng bên. Trên Excel, sổ đăng ký các bên liên quan đi cùng ma trận quyền lực – mức quan tâm, tự gán cho mỗi bên một chiến lược (quản lý chặt, giữ hài lòng, thông tin đầy đủ hoặc theo dõi) và một kế hoạch truyền thông đơn giản. Nhiều dự án nhỏ bị chậm không phải vì kỹ thuật, mà vì quên hỏi ý kiến một người kịp thời.
Bước 1: xác định các bên liên quan
Hãy hỏi: ai quyết định, ai chi tiền, ai sẽ dùng kết quả, ai phải cấp phép hoặc đồng ý, ai trực tiếp làm, và ai có thể bị làm phiền. Danh sách dài lúc đầu tốt hơn một bất ngờ giữa chừng.
Bước 2: các cột của sổ đăng ký
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| Bên liên quan | Cá nhân, nhóm hoặc tổ chức |
| Vai trò | Quan hệ với dự án |
| Quyền lực (1–5) | Khả năng dừng, phê duyệt hoặc thay đổi dự án |
| Mức quan tâm (1–5) | Kết quả dự án ảnh hưởng đến họ nhiều hay ít |
| Thái độ | Ủng hộ, trung lập, phản đối |
| Họ cần gì | Thông tin, cam kết, được tham gia |
| Người phụ trách liên hệ | Ai trong nhóm làm việc với họ |
Bước 3: tự xếp ô chiến lược
Tùy cài đặt vùng, Excel dùng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy. Với ngưỡng 3:
=IF(AND([@QuyenLuc]>=3;[@QuanTam]>=3);"Quản lý chặt";IF([@QuyenLuc]>=3;"Giữ hài lòng";IF([@QuanTam]>=3;"Thông tin đầy đủ";"Theo dõi")))
Để vẽ ma trận, chèn biểu đồ phân tán (Scatter) với mức quan tâm ở trục ngang, quyền lực ở trục dọc, thêm nhãn tên bằng “Value From Cells” và kẻ hai đường tại giá trị 3 để chia bốn ô.
Ví dụ: chuyển văn phòng công ty 30 người
| Bên liên quan | Quyền lực | Quan tâm | Thái độ | Chiến lược |
|---|---|---|---|---|
| Giám đốc (người bảo trợ) | 5 | 5 | Ủng hộ | Quản lý chặt |
| Chủ tòa nhà mới | 4 | 3 | Ủng hộ | Quản lý chặt |
| Đơn vị vận chuyển | 3 | 4 | Ủng hộ | Quản lý chặt |
| Nhà cung cấp internet | 4 | 2 | Trung lập | Giữ hài lòng |
| Ban quản lý tòa nhà cũ | 3 | 2 | Trung lập | Giữ hài lòng |
| Nhân viên | 2 | 5 | Lo ngại đường đi xa hơn | Thông tin đầy đủ |
| Khách hàng hay đến văn phòng | 2 | 3 | Trung lập | Thông tin đầy đủ |
Nhà cung cấp internet không quan tâm đến dự án, nhưng nếu đường truyền ở văn phòng mới chưa lắp xong đúng ngày chuyển, cả công ty phải nghỉ làm: cần đặt lịch sớm và nhắc lại. Ban quản lý tòa nhà cũ có quyền giữ tiền cọc, nên phải bàn giao đúng điều khoản hợp đồng. Nhân viên ít quyền quyết định nhưng chịu ảnh hưởng nhiều nhất; thông báo sớm và lắng nghe lo ngại giúp giữ người.
Bước 4: kế hoạch truyền thông
| Chiến lược | Tần suất | Kênh |
|---|---|---|
| Quản lý chặt | Hằng tuần hoặc ở mỗi mốc | Họp, gọi điện, có biên bản |
| Giữ hài lòng | Ở các thời điểm quan trọng | Văn bản, email |
| Thông tin đầy đủ | Hai tuần một lần hoặc khi có thay đổi | Họp nhanh, tin nhắn nhóm, thông báo |
| Theo dõi | Rà soát hằng tháng | Không cần hành động trừ khi có thay đổi |
Các buổi họp quan trọng ghi lại bằng mẫu biên bản họp. Ai phê duyệt từng hạng mục ghi trong ma trận RACI; rủi ro liên quan đến các bên đưa vào ma trận rủi ro. Phạm vi dự án chia nhỏ bằng mẫu WBS và theo dõi chung trong file quản lý dự án. Xem thêm trong chuyên mục Quản lý dự án & công việc.
Câu hỏi thường gặp
Bên liên quan của dự án là ai?
Bất kỳ ai có thể ảnh hưởng đến dự án hoặc bị dự án ảnh hưởng: khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, cơ quan cấp phép, hàng xóm.
Bao lâu cập nhật sổ một lần?
Khi bắt đầu và ở mỗi mốc lớn; quyền lực và thái độ của các bên thay đổi trong suốt dự án.
Dự án nhỏ có cần không?
Có, dù chỉ mười dòng. Vài phút đủ tránh sai lầm tốn kém nhất: quên người có thể làm dừng dự án.
Dùng Google Sheets được không?
Được. Công thức và biểu đồ phân tán hoạt động như Excel.