Mẫu báo giá Excel: cách lập bảng báo giá chuyên nghiệp, tự động tính tiền

Trả lời nhanh: một mẫu báo giá Excel đầy đủ gồm năm phần: thông tin bên bán (tên, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ), thông tin khách hàng, số và ngày báo giá kèm thời hạn hiệu lực, bảng hàng hóa – dịch vụ (tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền) với dòng chiết khấu, thuế GTGT và tổng thanh toán, cuối cùng là điều khoản về giao hàng, thanh toán, bảo hành. Khi đơn giá được lấy tự động từ danh mục sản phẩm, bạn chỉ cần chọn mã hàng và nhập số lượng là có báo giá.

Báo giá là tài liệu đầu tiên khách hàng cầm trên tay để so sánh với đối thủ, nên vừa phải đúng số vừa phải dễ đọc. Bài viết hướng dẫn dựng mẫu từ đầu, kèm công thức, ví dụ tính sẵn và một sheet theo dõi báo giá để biết bao nhiêu báo giá thực sự thành đơn hàng.

Bố cục một mẫu báo giá chuẩn

Các thông tin pháp lý của doanh nghiệp (tên, mã số thuế, địa chỉ) phải ghi đúng như trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, vì khách hàng thường dùng chúng để đối chiếu khi ký hợp đồng.

Bước 1: Tạo sheet danh mục sản phẩm

Trong sheet DanhMuc, mỗi dòng là một sản phẩm hoặc dịch vụ: A Mã hàng, B Tên hàng – quy cách, C Đơn vị tính, D Đơn giá (chưa thuế), E Thuế suất GTGT. Khi giá thay đổi, bạn chỉ sửa ở đây, mọi báo giá mới sẽ dùng giá mới. Nếu chưa có cơ sở tính giá, bài cách tính giá bán sản phẩm hướng dẫn tính từ giá vốn và chi phí.

Bước 2: Bảng hàng hóa tự tính tiền

Trên sheet BaoGia, bảng hàng hóa bắt đầu từ dòng 15 với các cột: A STT, B Mã hàng, C Tên hàng, D ĐVT, E Số lượng, F Đơn giá, G Thành tiền. Công thức cho dòng 15 (kéo xuống cho các dòng còn lại):

• Tên hàng (C15): =IF(B15="","",XLOOKUP(B15,DanhMuc!A:A,DanhMuc!B:B))
• ĐVT (D15): =IF(B15="","",XLOOKUP(B15,DanhMuc!A:A,DanhMuc!C:C))
• Đơn giá (F15): =IF(B15="","",XLOOKUP(B15,DanhMuc!A:A,DanhMuc!D:D))
• Thành tiền (G15): =IF(B15="","",E15*F15)
• STT (A15): =IF(B15="","",COUNTA($B$15:B15))

Cho cột Mã hàng một danh sách thả xuống (Data → Data Validation → List, nguồn là cột A của DanhMuc) để không gõ sai mã. Nếu máy dùng định dạng số Việt Nam, thay dấu phẩy trong công thức bằng dấu chấm phẩy.

Bước 3: Chiết khấu, thuế GTGT và tổng thanh toán

Đặt phần tổng hợp ngay dưới bảng hàng hóa, ví dụ từ dòng 30:

• Cộng tiền hàng (G30): =SUM(G15:G29)
• Chiết khấu (G31): =G30*F31, với tỷ lệ chiết khấu nhập ở F31
• Tiền sau chiết khấu (G32): =G30-G31
• Thuế GTGT (G33): =ROUND(G32*F33,0), với thuế suất nhập ở F33
• Tổng thanh toán (G34): =G32+G33

Thuế suất GTGT phụ thuộc vào loại hàng hóa, dịch vụ và chính sách thuế từng thời kỳ (có giai đoạn áp dụng mức giảm). Hãy kiểm tra mức đang áp dụng cho mặt hàng của bạn trước khi gửi báo giá; nếu bạn thuộc diện không kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi rõ giá đã bao gồm thuế hay chưa. Một báo giá mập mờ về thuế là nguyên nhân phổ biến của tranh chấp về giá.

Excel không có sẵn hàm đọc số thành chữ tiếng Việt. Bạn có thể dùng một add-in đọc số tiền bằng chữ uy tín, hoặc gõ tay dòng “Số tiền bằng chữ” và kiểm tra lại trước khi gửi.

Ví dụ báo giá tính sẵn

Một báo giá nội thất văn phòng — số liệu chỉ để minh họa:

Bước 4: Điều khoản báo giá nên có

• Hiệu lực báo giá: ví dụ 15 hoặc 30 ngày kể từ ngày lập. Giá nguyên liệu, tỷ giá thay đổi; không ghi hiệu lực là tự cam kết giữ giá vô thời hạn.
• Giao hàng: thời gian, địa điểm, chi phí vận chuyển và lắp đặt đã gồm trong giá hay chưa.
• Thanh toán: tạm ứng bao nhiêu phần trăm, thanh toán phần còn lại khi nào, chuyển khoản vào tài khoản nào.
• Bảo hành và đổi trả: thời gian và điều kiện.
• Ghi chú: giá đã gồm hoặc chưa gồm thuế GTGT; báo giá không thay thế hợp đồng.

Bước 5: Đánh số và lưu báo giá

Đặt số báo giá theo quy tắc cố định, ví dụ BG-261105-01 (năm–tháng–ngày–thứ tự trong ngày). Có thể tạo tự động: ="BG-"&TEXT(TODAY(),"yymmdd")&"-"&TEXT(H2,"00"), với H2 là số thứ tự. Mỗi báo giá gửi đi nên lưu thành file PDF riêng (File → Save As → PDF) với tên gồm số báo giá và tên khách, để không ai sửa được bản đã gửi.

Theo dõi báo giá và tỷ lệ chốt

Một sheet TheoDoi với các cột: số báo giá, ngày, khách hàng, giá trị, người phụ trách, trạng thái (Đã gửi / Đang thương lượng / Chốt / Trượt), lý do trượt. Hai chỉ số đáng xem mỗi tháng:

• Tỷ lệ chốt: =COUNTIF(F:F,"Chốt")/COUNTA(A2:A1000)
• Giá trị đang chờ: =SUMIFS(D:D,F:F,"Đã gửi")+SUMIFS(D:D,F:F,"Đang thương lượng")

Cột lý do trượt (giá cao, thời gian giao hàng, chọn đối thủ…) là dữ liệu quý để điều chỉnh giá và chính sách bán hàng. Khi báo giá thành đơn, chuyển dữ liệu sang file Excel quản lý bán hàng để theo dõi doanh thu và lãi gộp.

Lỗi thường gặp

• Không ghi hiệu lực báo giá hoặc không nói rõ giá đã gồm thuế chưa.
• Gõ tay đơn giá thay vì lấy từ danh mục, dẫn đến báo giá cũ – mới lệch nhau.
• Gửi file Excel cho khách thay vì PDF: dễ bị sửa và lộ công thức, giá vốn nếu có cột ẩn.
• Thiếu quy cách (kích thước, chất liệu, mã model) khiến khách khó so sánh và dễ phát sinh tranh cãi khi giao hàng.
• Không theo dõi báo giá đã gửi, bỏ lỡ cơ hội nhắc khách đúng lúc.

Câu hỏi thường gặp

Báo giá có phải là hóa đơn không?

Không. Báo giá là đề nghị giá trước khi mua bán; hóa đơn được lập khi bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định về hóa đơn, chứng từ. Báo giá không thay thế hợp đồng hay hóa đơn.

Có nên dùng Google Sheets để làm báo giá?

Có thể. Google Sheets có XLOOKUP và cho phép nhiều nhân viên kinh doanh dùng chung danh mục giá. Khi gửi khách, vẫn nên xuất PDF.

Báo giá dịch vụ khác báo giá hàng hóa thế nào?

Với dịch vụ, thay số lượng bằng khối lượng công việc (giờ, buổi, hạng mục) và mô tả rõ phạm vi: những gì bao gồm và không bao gồm. Phần phạm vi càng rõ, càng ít phát sinh về sau.

Làm sao giữ bí mật giá vốn trong file báo giá?

Đừng đặt cột giá vốn hay lợi nhuận trong sheet báo giá. Để chúng ở sheet nội bộ và chỉ gửi khách bản PDF.

Xem thêm các hướng dẫn trong nhóm Tài chính doanh nghiệp nhỏ.