Modelo de orçamento em Excel: como fazer um orçamento profissional, com fórmulas e exemplo

Resposta rápida: um bom modelo de orçamento em Excel traz seus dados (nome ou razão social, CNPJ, contato), número, data e validade do orçamento, dados do cliente, uma tabela de itens (descrição, quantidade, unidade, valor unitário, desconto e subtotal), frete ou deslocamento, o total, as condições de pagamento (Pix, boleto, cartão parcelado), o prazo de entrega ou execução e um campo de aceite. Uma aba de catálogo preenche descrição e preço automaticamente com PROCX, e uma aba de controle mostra quais orçamentos foram aprovados.

O orçamento é uma proposta: não substitui a nota fiscal, que é emitida quando a venda ou o serviço se concretiza. Os valores do exemplo são ilustrativos.

Campos essenciais

Para serviços prestados a consumidores, o art. 40 do Código de Defesa do Consumidor prevê orçamento prévio discriminando o valor da mão de obra, dos materiais e equipamentos, as condições de pagamento e as datas de início e término. Salvo estipulação em contrário, o orçamento vale por 10 dias, e, uma vez aprovado, obriga as partes. Por isso vale deixar a validade e as condições sempre escritas.

Passo 1: aba Catálogo

Crie uma tabela Catalogo com código, descrição, unidade (un, m², h, kg…) e valor unitário. Se você vende serviços, cadastre também a hora de mão de obra e taxas fixas, como visita técnica ou deslocamento. Antes de definir os preços, calcule custos e margem na planilha de precificação: o orçamento só repete o preço, não o cria.

Passo 2: tabela de itens e fórmulas

Na aba Orçamento, os itens começam na linha 16: A código, B descrição, C unidade, D quantidade, E valor unitário, F desconto %, G subtotal.

• Descrição (B16): =SE(A16="";"";PROCX(A16;Catalogo[Código];Catalogo[Descrição];"Código não encontrado"))
• Unidade (C16) e valor unitário (E16): mesma lógica, buscando as colunas Unidade e Valor.
• Subtotal (G16): =SE(A16="";"";ARRED(D16*E16*(1-F16);2))
• Soma dos itens: =SOMA(G16:G35)
• Total: soma dos itens + frete − desconto geral.

Proteja as células com fórmula (Revisão > Proteger Planilha) e deixe destravadas apenas as de digitação: código, quantidade e desconto. Assim ninguém apaga uma fórmula por engano.

Passo 3: condições de pagamento

Mostre ao cliente as opções já calculadas:

• À vista no Pix com desconto: =ARRED(Total*(1-$H$5);2), com o percentual de desconto em H5.
• Parcelado no cartão: valor da parcela =ARRED(Total/H6;2), com o número de parcelas em H6. Por causa do arredondamento, a última parcela pode ter alguns centavos de diferença; ajuste-a com =Total-ARRED(Total/H6;2)*(H6-1).
• Entrada + saldo: entrada =ARRED(Total*H7;2) e saldo =Total-Entrada.

Se você repassa a taxa da maquininha no parcelamento, deixe isso explícito no orçamento para evitar discussão no fechamento.

Exemplo: montagem de móveis e instalação de prateleiras

Conferência: 680 + 390 + 114 + 60 = 1.244,00; 5% de 1.244 = 62,20, logo 1.181,80; 1.244 / 3 = 414,666…, então duas parcelas de 414,67 e a última de 1.244,00 − 829,34 = 414,66.

Observações que fazem diferença nesse tipo de orçamento: o que está incluído (fixação, nivelamento, retirada de embalagens), o que não está (furos em porcelanato, pontos elétricos), o prazo de execução e a garantia do serviço.

Passo 4: numeração e validade

• Número: ="ORC-"&TEXTO(H2;"aamm")&"-"&TEXTO(H3;"000"), com a data em H2 e o sequencial em H3. Exemplo: ORC-2611-012.
• Validade: =H2+H4, com o número de dias em H4 (por exemplo, 10 ou 15).
• Aviso de expirado no controle: =SE(E(Status="Enviado";HOJE()>Validade);"Expirado";Status)

Gere sempre um PDF com o número no nome do arquivo antes de enviar. Se o cliente pedir alteração, crie uma nova versão (ORC-2611-012-R1) em vez de sobrescrever a anterior.

Passo 5: controle de orçamentos

Uma aba Controle com uma linha por orçamento: número, data, cliente, valor, validade, status (Enviado, Em negociação, Aprovado, Recusado, Expirado), motivo da recusa e data do último contato.

• Taxa de aprovação: =SEERRO(CONT.SES(Controle[Status];"Aprovado")/SOMA(CONT.SES(Controle[Status];{"Aprovado";"Recusado";"Expirado"}));"") — considera apenas orçamentos já decididos (aprovados, recusados ou expirados).
• Valor em negociação: =SOMASES(Controle[Valor];Controle[Status];"Em negociação")
• Retornos pendentes: =CONT.SES(Controle[Status];"Enviado";Controle[Último contato];"<"&HOJE()-3) — orçamentos sem contato há mais de três dias.

Anotar o motivo da recusa (preço, prazo, escolheu concorrente, desistiu) mostra se o problema está no preço ou no atendimento. Os orçamentos aprovados viram vendas; registre-os na planilha de controle de vendas para acompanhar faturamento e recebimentos.

Erros comuns

• Descrição genérica (“serviço de pintura”): o cliente não sabe o que está comprando e compara apenas o preço.
• Sem validade: o cliente aprova meses depois, com custos que já mudaram.
• Esquecer custos indiretos: deslocamento, taxa da maquininha, material de consumo.
• Desconto sem limite: defina um desconto máximo que preserve a margem.
• Não fazer follow-up: muitos orçamentos são aprovados após um segundo contato.

Perguntas frequentes

Orçamento e proposta comercial são a mesma coisa?

Na prática, para vendas simples, sim. Uma proposta comercial costuma ser mais completa, com apresentação da empresa, escopo detalhado, cronograma e termos contratuais.

MEI pode usar este modelo?

Sim. Basta informar o CNPJ do MEI no cabeçalho. Quando a venda for concluída, siga as regras de emissão de nota fiscal aplicáveis à sua atividade.

Funciona no Google Planilhas?

Sim. PROCX, ARRED, SE, SOMASES e CONT.SES existem no Google Planilhas. A exportação em PDF fica em Arquivo > Fazer download.

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