Planilha de contas a pagar: como montar no Excel, controlar vencimentos e evitar atrasos
Como montar uma planilha de contas a pagar no Excel ou Google Planilhas: colunas, status automático, alertas de vencimento, total por semana e por categoria, juros e multa, contas recorrentes e conciliação com o extrato.
Resposta rápida: uma planilha de contas a pagar registra cada obrigação da empresa em uma linha, com fornecedor, descrição, categoria, data de vencimento, valor, forma de pagamento e data em que foi paga. Fórmulas calculam o status (a vencer, vence hoje, vencida, paga), os dias até o vencimento e os totais por semana e por categoria. Assim você sabe quanto precisa ter em caixa em cada dia e não paga juros por esquecimento.
O passo a passo abaixo funciona no Excel e no Google Planilhas. Os valores do exemplo são fictícios.
Colunas da planilha
Transforme o intervalo em tabela (Inserir > Tabela) e dê o nome Contas:
| Col. | Campo | Preenchimento |
|---|---|---|
| A | Lançamento | Data em que a conta foi registrada |
| B | Fornecedor | Lista suspensa |
| C | Descrição / nº do documento | Nota fiscal, boleto, contrato |
| D | Categoria | Lista: fornecedores de mercadoria, aluguel, folha, impostos, serviços, marketing, empréstimos… |
| E | Vencimento | Data |
| F | Valor | R$ |
| G | Forma de pagamento | Boleto, Pix, transferência, débito automático, cartão |
| H | Data do pagamento | Preenchida quando pagar |
| I | Valor pago | Inclui juros e multa, se houver |
| J | Dias para vencer | Fórmula |
| K | Status | Fórmula |
| L | Juros/multa pagos | Fórmula |
Fórmulas principais
- Dias para vencer (J):
=SE([@[Data do pagamento]]<>"";"";[@Vencimento]-HOJE())— número negativo indica atraso. - Status (K):
=SE([@[Data do pagamento]]<>"";"Paga";SE([@Vencimento]<HOJE();"Vencida";SE([@Vencimento]=HOJE();"Vence hoje";SE([@Vencimento]-HOJE()<=7;"Vence em 7 dias";"A vencer")))) - Juros/multa pagos (L):
=SE([@[Valor pago]]="";"";[@[Valor pago]]-[@Valor])
Use formatação condicional na coluna Status: vermelho para “Vencida”, laranja para “Vence hoje” e amarelo para “Vence em 7 dias”. Ao abrir a planilha, o que exige atenção aparece primeiro.
Painel de resumo
Em outra aba, monte os indicadores que respondem às perguntas do dia a dia:
| Indicador | Fórmula |
|---|---|
| Total vencido | =SOMASES(Contas[Valor];Contas[Status];"Vencida") |
| A pagar hoje | =SOMASES(Contas[Valor];Contas[Status];"Vence hoje") |
| A pagar nos próximos 7 dias | =SOMASES(Contas[Valor];Contas[Data do pagamento];"";Contas[Vencimento];">"&HOJE();Contas[Vencimento];"<="&HOJE()+7) |
| A pagar no mês | =SOMASES(Contas[Valor];Contas[Data do pagamento];"";Contas[Vencimento];"<="&FIMMÊS(HOJE();0)) |
| Quantidade de contas vencidas | =CONT.SES(Contas[Status];"Vencida") |
| Juros e multas pagos no ano | =SOMA(Contas[Juros/multa pagos]) |
O total de juros e multas costuma surpreender: é dinheiro perdido apenas por atraso, e vale acompanhar mês a mês.
Total por categoria e mês
Com as categorias na coluna A e o primeiro dia de cada mês na linha 4:
=SOMASES(Contas[Valor];Contas[Categoria];$A5;Contas[Vencimento];">="&B$4;Contas[Vencimento];"<="&FIMMÊS(B$4;0))
Essa visão mostra para onde vai o dinheiro e ajuda a comparar com o DRE do mesmo período.
Exemplo: semana de uma loja
| Fornecedor | Categoria | Vencimento | Valor (R$) | Forma | Status* |
|---|---|---|---|---|---|
| Distribuidora Alfa | Mercadoria | 03/11 | 4.850,00 | Boleto | Vencida |
| Imobiliária | Aluguel | 05/11 | 3.200,00 | Boleto | Vence hoje |
| Provedor de internet | Serviços | 08/11 | 149,90 | Débito automático | Vence em 7 dias |
| Agência de marketing | Marketing | 10/11 | 1.500,00 | Pix | Vence em 7 dias |
| Contador | Serviços | 20/11 | 890,00 | Pix | A vencer |
*Considerando hoje = 05/11. Resumo: vencido R$ 4.850,00; hoje R$ 3.200,00; próximos 7 dias R$ 1.649,90; no mês, em aberto, R$ 10.589,90. Se o saldo em conta for R$ 7.000,00, a planilha mostra que não dá para pagar tudo até o dia 10 sem novas entradas — a decisão (negociar o vencimento da distribuidora, antecipar recebíveis) pode ser tomada hoje, não no dia do aperto.
Contas recorrentes
Aluguel, internet, contador, sistemas e parcelas de empréstimos se repetem todo mês. Para não esquecer:
- Crie uma aba Recorrentes com fornecedor, categoria, dia do vencimento e valor.
- No início de cada mês, copie essas linhas para a tabela Contas e ajuste a data com
=DATA(ANO(HOJE());MÊS(HOJE());Dia). - Se o dia cair em fim de semana, confira se o boleto pode ser pago no dia útil seguinte ou se precisa ser pago antes.
Juros e multa por atraso
Os encargos por atraso dependem do que está no boleto ou no contrato. Para estimar quanto uma conta vencida já custa, se o boleto prevê multa de 2% e juros de 1% ao mês (pró-rata por dia):
=ARRED([@Valor]*(2%+1%/30*MÁXIMO(0;HOJE()-[@Vencimento]));2)
No exemplo, os R$ 4.850,00 da distribuidora com 2 dias de atraso custam 4.850 × (2% + 1%/30 × 2) = 97,00 + 3,23 = R$ 100,23 a mais. Ajuste os percentuais conforme cada documento.
Conciliação com o extrato
Uma vez por semana, compare as contas marcadas como pagas com o extrato bancário:
- Todo pagamento do extrato deve ter uma linha na planilha com data e valor iguais.
- Toda conta marcada como paga deve aparecer no extrato.
- Diferenças de centavos geralmente são juros ou descontos; registre o valor efetivamente pago na coluna I.
Os pagamentos também entram no livro caixa, que mostra o saldo do período. A planilha de contas a pagar olha para frente (o que ainda vai sair); o livro caixa registra o que já saiu e entrou.
Contas a pagar e fluxo de caixa
Para planejar o caixa, cruze os vencimentos com o que você tem a receber das vendas. Se você acompanha as vendas a prazo na planilha de controle de vendas, some por semana o que entra e o que sai: semanas com saída maior que entrada pedem atenção antecipada.
Erros comuns
- Registrar a conta só quando paga: a planilha deixa de prever o futuro.
- Misturar contas pessoais e da empresa.
- Não guardar o comprovante: anote na coluna C o número do documento e arquive o comprovante com o mesmo nome.
- Digitar o fornecedor de formas diferentes: use lista suspensa para os totais por fornecedor saírem certos.
- Apagar as contas pagas: mantenha o histórico; filtre pelo status em vez de excluir.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre contas a pagar e fluxo de caixa?
Contas a pagar lista as obrigações e seus vencimentos. O fluxo de caixa junta essas saídas com as entradas previstas e o saldo, mostrando se haverá dinheiro suficiente em cada período.
Serve para MEI?
Sim. Mesmo com poucas contas, a planilha evita atrasos e ajuda a separar as despesas do negócio das pessoais. Para despesas domésticas, existe a planilha de gastos mensais.
Funciona no Google Planilhas?
Sim. SOMASES, CONT.SES, FIMMÊS e SE funcionam igual. Substitua as referências de tabela, como Contas[Valor], por intervalos nomeados ou colunas inteiras.
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