Registro de jornada en Excel: plantilla de horas trabajadas, fórmulas y qué exige la ley
Cómo montar un registro de jornada en Excel: datos que debe incluir según el Estatuto de los Trabajadores, fórmulas para horas trabajadas, pausas, descanso entre jornadas, horas extraordinarias y resumen mensual, con un ejemplo semanal y los límites de una hoja de cálculo.
Respuesta rápida: un registro de jornada en Excel debe recoger, para cada persona trabajadora y cada día, el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada, como exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Con las horas de entrada, salida y pausas, unas fórmulas sencillas calculan las horas trabajadas por día, semana y mes, comprueban el descanso mínimo entre jornadas y separan las horas extraordinarias. Los registros deben conservarse cuatro años y estar a disposición de la plantilla, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo.
Ojo: el Ministerio de Trabajo ha impulsado en 2025 y 2026 un real decreto para que el registro sea digital, fiable y no manipulable. Comprueba si ya está en vigor y qué requisitos concretos impone antes de usar una hoja de cálculo como sistema oficial; un archivo de Excel que cualquiera puede editar sin dejar rastro podría no cumplirlos. Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento laboral.
Qué debe incluir el registro
| Dato | Por qué |
|---|---|
| Nombre y DNI/NIE o código de la persona trabajadora | Identificar a quién corresponde cada registro |
| Fecha | El registro es diario |
| Hora de inicio y hora de finalización | Exigido por el art. 34.9 ET |
| Pausas e interrupciones | Recomendable para calcular el tiempo de trabajo efectivo, según lo que establezca el convenio |
| Horas extraordinarias | Deben registrarse día a día y totalizarse en el periodo de pago (art. 35.5 ET) |
| Firma o validación | Que la persona trabajadora confirme sus horas |
La forma de organizar el registro se establece por negociación colectiva o acuerdo de empresa, o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con la representación legal de los trabajadores. Revisa también tu convenio colectivo: suele concretar pausas, distribución irregular de la jornada y compensación de horas.
Límites de jornada que conviene vigilar
- Jornada máxima: 40 horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual (art. 34.1 ET), salvo que el convenio o el contrato fijen menos.
- Jornada diaria ordinaria: no más de 9 horas de trabajo efectivo, salvo que el convenio o un acuerdo establezcan otra distribución (art. 34.3 ET).
- Descanso entre jornadas: al menos 12 horas (art. 34.3 ET).
- Pausa en jornada continuada: al menos 15 minutos si la jornada diaria continuada supera las 6 horas (art. 34.4 ET).
- Descanso semanal: día y medio ininterrumpido, por regla general (art. 37.1 ET).
- Horas extraordinarias: máximo 80 al año, con las excepciones legales (art. 35.2 ET).
Paso 1: La tabla de registro
Crea una tabla (Ctrl+T) llamada Jornada, con una fila por persona y día:
| Col. | Campo | Fórmula o entrada |
|---|---|---|
| A | Trabajador | Lista desplegable |
| B | Fecha | Fecha |
| C | Entrada | Hora (hh:mm) |
| D | Inicio pausa | Hora |
| E | Fin pausa | Hora |
| F | Salida | Hora |
| G | Horas trabajadas | =SI(O([@Entrada]="";[@Salida]="");"";REDONDEAR((([@Salida]-[@Entrada])-([@[Fin pausa]]-[@[Inicio pausa]]))*24;2)) |
| H | Semana | =ISO.NUM.DE.SEMANA([@Fecha]) |
| I | Mes | =FIN.MES([@Fecha];-1)+1 |
| J | Descanso desde la jornada anterior (h) | Fórmula (paso 3) |
| K | Observaciones | Vacaciones, baja, permiso, teletrabajo |
Multiplicar por 24 convierte la fracción de día que usa Excel en horas decimales: 8 h 30 min se muestran como 8,5. Si un turno termina después de medianoche, usa =MOD([@Salida]-[@Entrada];1) para la diferencia de horas.
Paso 2: Ejemplo de una semana
| Día | Entrada | Pausa | Salida | Horas |
|---|---|---|---|---|
| Lunes | 08:30 | 14:00–15:00 | 18:00 | 8,50 |
| Martes | 08:30 | 14:00–15:00 | 18:00 | 8,50 |
| Miércoles | 08:30 | 14:00–15:00 | 19:00 | 9,50 |
| Jueves | 08:30 | 14:00–15:00 | 17:30 | 8,00 |
| Viernes | 08:00 | 11:00–11:15 | 15:15 | 7,00 |
| Total semana | 41,50 | |||
Comprobación: lunes 9,5 − 1 = 8,5; miércoles 10,5 − 1 = 9,5; viernes 7,25 − 0,25 = 7,0; total 41,5 horas. El miércoles supera las 9 horas diarias ordinarias y la semana supera en 1,5 horas una jornada pactada de 40. Si eso es exceso de jornada que se compensa con descanso en otra semana (distribución irregular) o si son horas extraordinarias depende del convenio, del contrato y del calendario anual; la hoja solo lo hace visible.
En el ejemplo se descuenta la pausa del viernes. Si tu convenio considera la pausa de 15 minutos como tiempo de trabajo efectivo, no la restes.
Paso 3: Descanso entre jornadas
Con la tabla ordenada por trabajador y fecha, la columna J calcula las horas entre la salida del día anterior y la entrada del día actual:
=SI(A3<>A2;"";((B3+C3)-(B2+F2))*24)
Añade un formato condicional que marque en rojo los valores menores que 12. Por ejemplo, salir el lunes a las 18:00 y entrar el martes a las 08:30 deja 14,5 horas de descanso, correcto; salir a las 23:00 y entrar a las 08:00 dejaría 9.
Paso 4: Resumen mensual por persona
En una hoja Resumen, con las personas en la columna A y el mes en B1:
- Horas del mes:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Jornada[Horas trabajadas];Jornada[Trabajador];A3;Jornada[Mes];$B$1) - Días trabajados:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Jornada[Trabajador];A3;Jornada[Mes];$B$1;Jornada[Horas trabajadas];">0") - Horas previstas: días laborables del mes × horas diarias pactadas, con
=DIAS.LAB(B1;FIN.MES(B1;0);Festivos)*8para una jornada de 8 horas (con la lista de festivos de tu comunidad y localidad). - Diferencia:
=Horas del mes-Horas previstas - Horas extraordinarias acumuladas en el año: registra en una columna aparte las horas que se califiquen como extraordinarias y súmalas por año, para vigilar el límite de 80.
Si además necesitas planificar turnos antes de que se trabajen, combina este registro con un cuadrante de turnos; el registro recoge lo que realmente ocurrió, el cuadrante lo previsto.
Paso 5: Hacerlo fiable
- Registro diario, no rellenado a final de mes.
- Bloquea las fórmulas y protege la hoja; la guía para proteger fórmulas en Excel explica cómo dejar libres solo las celdas de horas.
- Cierre mensual: exporta el registro de cada persona a PDF, que lo valide y archívalo con la fecha. Así queda constancia aunque el archivo se modifique después.
- Acceso: cada persona debe poder consultar sus registros; los datos personales solo deben ser accesibles para quien los necesite.
- Conservación: guarda los registros durante cuatro años.
Aun con estas medidas, una hoja de cálculo es fácil de modificar. Si la normativa sobre registro digital ya te resulta aplicable, o si tienes muchas personas en plantilla o turnos complejos, una aplicación de control horario que guarde un historial de cambios es la opción más segura.
Errores frecuentes
- Anotar solo el total de horas sin hora de inicio y fin.
- Rellenar la semana de golpe con el horario teórico en lugar del real.
- Restar dos veces la pausa o restarla cuando el convenio la considera tiempo de trabajo.
- No registrar el teletrabajo: el registro también se aplica a quien trabaja a distancia.
- Borrar meses antiguos antes de los cuatro años.
Preguntas frecuentes
¿Vale un registro en papel o en Excel?
La norma vigente desde 2019 no imponía un formato concreto, siempre que el registro fuera diario, fiable y conservado. La reforma para exigir un registro digital cambia este punto; consulta su estado y sus requisitos antes de decidir.
¿Hay que registrar la jornada de los trabajadores a tiempo parcial?
Sí. Para los contratos a tiempo parcial, además, deben registrarse día a día y totalizarse mensualmente las horas realizadas.
¿Existe el mismo registro en otros países?
Muchos países tienen normas parecidas con requisitos distintos. Esta guía se centra en España; si tu empresa opera en otros mercados, revisa la normativa de cada uno.
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