Previsión de tesorería en Excel: plantilla de cobros y pagos para pymes y autónomos
Cómo montar una previsión de tesorería en Excel: saldo inicial, cobros según plazos de pago, pagos a proveedores, nóminas y pagas extra, IVA trimestral y retenciones, saldo mínimo de seguridad, alertas y comparación previsto–real, con un ejemplo de tres meses.
Respuesta rápida: una previsión de tesorería en Excel es una tabla que proyecta, mes a mes (o semana a semana), el dinero que entrará y saldrá de la cuenta. Cada periodo tiene: saldo inicial + cobros − pagos = saldo final, que pasa a ser el saldo inicial del periodo siguiente. Lo que la hace útil es registrar los movimientos cuando se cobran o se pagan, no cuando se factura, e incluir los pagos que más sorprenden a una pyme: el IVA trimestral, las retenciones, las pagas extra y las cuotas de préstamos.
Con una alerta de saldo mínimo, la hoja te avisa con semanas de antelación de los meses en los que podrías quedarte corto. Las cifras de los ejemplos son supuestas.
Tesorería no es lo mismo que beneficio
| Concepto | Cuenta de pérdidas y ganancias | Previsión de tesorería |
|---|---|---|
| Venta a 60 días | Ingreso en el mes de la factura | Cobro dos meses después |
| IVA repercutido | No es ingreso | Entra con el cobro y sale al liquidar el trimestre |
| Compra de una furgoneta | Se reparte vía amortización | Sale de golpe (o en cuotas si se financia) |
| Préstamo | Solo los intereses son gasto | Entra el principal; salen capital e intereses |
| Pregunta que responde | ¿Gano dinero? | ¿Podré pagar lo que vence? |
Para analizar el resultado usa la cuenta de pérdidas y ganancias en Excel; la previsión de tesorería es el complemento que mira la caja.
Paso 1: Estructura de la hoja
Los meses van en columnas (C a N) y las partidas en filas:
| Filas | Partida |
|---|---|
| 5 | Saldo inicial |
| 7–10 | Cobros: clientes, otros ingresos, financiación recibida, aportaciones de socios |
| 11 | Total cobros |
| 13–22 | Pagos: proveedores, nóminas netas, Seguridad Social, alquiler, suministros, otros gastos, IVA (modelo 303), retenciones (modelo 111/115), pagos a cuenta de impuestos, cuotas de préstamos |
| 23 | Total pagos |
| 25 | Flujo neto |
| 26 | Saldo final |
| 27 | Alerta |
Fórmulas (Excel en español usa punto y coma como separador):
- Total cobros:
=SUMA(C7:C10) - Total pagos:
=SUMA(C13:C22) - Flujo neto:
=C11-C23 - Saldo final:
=C5+C25 - Saldo inicial del mes siguiente:
=C26(solo el primero se introduce a mano con el saldo real de bancos y caja) - Alerta:
=SI(C26<SaldoMinimo;"REVISAR";"")
Introduce los pagos en positivo; la fórmula del flujo neto ya los resta.
Paso 2: Prever los cobros según los plazos reales
El error más caro es suponer que se cobra el mismo mes que se factura. Debajo de la tabla, anota la facturación prevista por mes (fila 32) y cómo cobras históricamente, por ejemplo: 30 % al contado, 50 % a 30 días y 20 % a 60 días. El cobro de un mes queda:
=E32*$B$34+D32*$B$35+C32*$B$36
Para los primeros meses, toma lo pendiente de cobro de tu registro de clientes o de tu control de ventas en Excel. Recuerda que la normativa de morosidad limita los plazos de pago entre empresas (con carácter general, como máximo 60 días), pero en la práctica muchos clientes pagan tarde: usa tus datos reales, no el plazo de la factura.
Si trabajas con una lista detallada de cobros previstos por fecha, puedes agregarlos por mes con =SUMAR.SI.CONJUNTO(Cobros[Importe];Cobros[Fecha];">="&C$4;Cobros[Fecha];"<="&FIN.MES(C$4;0)), donde C4 contiene el primer día del mes.
Paso 3: Los pagos que más descuadran la tesorería
- IVA trimestral (modelo 303): cobras el IVA de tus clientes durante el trimestre y lo ingresas de una vez en abril, julio, octubre y enero. Si no lo apartas, ese dinero parece tuyo hasta que llega el plazo.
- Retenciones de IRPF de nóminas y profesionales (modelo 111) y de alquileres (modelo 115), habitualmente trimestrales en pymes.
- Pagos a cuenta: pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades (modelo 202) o, en autónomos en estimación directa, el modelo 130, si te corresponden.
- Pagas extra: si los convenios reparten el salario en 14 pagas, junio y diciembre llevan un pago adicional.
- Seguros, licencias y cuotas anuales que se cargan una vez al año.
- Amortización de capital de préstamos y renting, no solo intereses.
Revisa el histórico de tu control de gastos en Excel para no olvidar ningún gasto recurrente. Los calendarios fiscales concretos dependen de tu situación; confírmalos con tu asesoría.
Ejemplo: segundo trimestre de una pequeña distribuidora (euros)
| Partida | Abril | Mayo | Junio |
|---|---|---|---|
| Saldo inicial | 18.000 | 12.735 | 16.590 |
| Cobros de clientes (IVA incluido) | 30.250 | 33.880 | 36.300 |
| Pagos a proveedores (IVA incluido) | 12.100 | 13.310 | 14.520 |
| Nóminas netas | 9.000 | 9.000 | 9.000 |
| Paga extra | — | — | 7.500 |
| Seguridad Social | 3.200 | 3.200 | 3.200 |
| Alquiler (IVA incluido) | 1.815 | 1.815 | 1.815 |
| Otros gastos | 1.500 | 1.500 | 1.500 |
| IVA 1T (modelo 303) | 4.600 | — | — |
| Retenciones 1T (modelo 111) | 2.100 | — | — |
| Cuota del préstamo | 1.200 | 1.200 | 1.200 |
| Total pagos | 35.515 | 30.025 | 38.735 |
| Flujo neto | −5.265 | +3.855 | −2.435 |
| Saldo final | 12.735 | 16.590 | 14.155 |
Comprobación: 18.000 + 30.250 − 35.515 = 12.735; 12.735 + 33.880 − 30.025 = 16.590; 16.590 + 36.300 − 38.735 = 14.155.
La empresa tiene un mes de mayo positivo, pero abril (IVA y retenciones del primer trimestre) y junio (paga extra) consumen caja. Con un saldo mínimo de seguridad de 15.000 €, la alerta salta en ambos meses. Y julio traerá otra vez IVA y retenciones del segundo trimestre. Sabiéndolo en marzo, la empresa puede adelantar cobros, negociar el calendario con algún proveedor, aplazar una compra no urgente o tener disponible una póliza de crédito antes de necesitarla.
Paso 4: Versión semanal a 13 semanas
Cuando la caja va justa, cambia a una previsión semanal de 13 semanas. La estructura es la misma, con semanas en lugar de meses y cada cobro o pago grande en su fecha prevista. Es la herramienta habitual para negociar con el banco o decidir qué pagos priorizar.
Paso 5: Previsto frente a real
- Al cerrar cada mes, sustituye la previsión por los importes reales del extracto bancario y del libro de caja.
- Comprueba que el saldo final de la hoja coincide con la suma de saldos reales; si no, falta algún movimiento.
- Anota las desviaciones relevantes (cliente que paga tarde, gasto imprevisto) y ajusta los porcentajes de cobro.
- Añade un mes nuevo al final para mirar siempre 12 meses hacia delante.
Herramientas de financiación a corto plazo que conviene conocer
| Herramienta | Para qué sirve | A tener en cuenta |
|---|---|---|
| Póliza de crédito | Cubrir desfases puntuales | Comisiones de apertura y disponibilidad, intereses sobre lo dispuesto |
| Factoring | Adelantar el cobro de facturas | Coste financiero; puede ser con o sin recurso |
| Confirming | Ordenar los pagos a proveedores | Útil para el pagador; el proveedor decide si anticipa |
| Aplazamiento con Hacienda | Dividir una deuda tributaria | Requisitos, intereses y plazos según la normativa vigente |
Ninguna sustituye a una buena previsión: cuanto antes detectas el hueco, más opciones y mejores condiciones tienes.
Errores frecuentes
- Usar la facturación en lugar de los cobros.
- Olvidar que el IVA cobrado no es tuyo y que sale cada trimestre.
- No incluir el capital de los préstamos, solo los intereses.
- Prever solo el mes siguiente: los problemas se ven con varios meses de antelación.
- No actualizarla: una previsión de enero sin revisar no sirve en mayo.
Preguntas frecuentes
¿Cuál debería ser mi saldo mínimo de seguridad?
Una referencia habitual es cubrir al menos un mes de pagos fijos (nóminas, Seguridad Social, alquiler, cuotas). Si tus ventas son estacionales o tus clientes pagan a plazos largos, conviene un colchón mayor.
¿Un autónomo necesita una previsión de tesorería?
Sí, sobre todo para apartar el IVA y los pagos fraccionados del IRPF. Una versión simple con cobros, gastos, cuota de autónomos e impuestos trimestrales evita muchos sustos.
¿Puedo usarla en Google Sheets?
Sí. SUMA, SI, SUMAR.SI.CONJUNTO y FIN.MES funcionan igual (con los nombres en español si la hoja está configurada en ese idioma), y es fácil compartirla con tu asesoría.
¿Cada cuánto debo revisarla?
Una vez al mes como mínimo, y semanalmente si la caja está ajustada o si estás a punto de hacer una inversión importante.
Si quieres saber cuánto necesitas vender para cubrir costes, consulta cómo calcular el punto de equilibrio en Excel. Más guías en Finanzas para pymes.