File Excel tính giá thành món ăn: định lượng, hao hụt, food cost và giá bán đề xuất

Trả lời nhanh: giá thành một món ăn là tổng chi phí nguyên liệu cho một suất, tính theo định lượng thực tế và giá nguyên liệu sau hao hụt sơ chế. Công thức trong Excel:

• Giá thực của nguyên liệu = Giá mua ÷ Tỷ lệ sử dụng (ví dụ thịt bò mua 280.000đ/kg, dùng được 85% thì giá thực ≈ 329.400đ/kg)
• Chi phí từng nguyên liệu = Định lượng × Giá thực
• Giá vốn món = Tổng chi phí các nguyên liệu trong công thức
• Food cost % = Giá vốn món ÷ Giá bán
• Giá bán đề xuất = Giá vốn ÷ Food cost mục tiêu → =ROUNDUP(GiaVon/FoodCostMucTieu,-3)

Bài viết hướng dẫn dựng file từ bảng giá nguyên liệu đến phân tích cả thực đơn, kèm ví dụ một bát phở bò. Số liệu là giả định để minh họa; hãy thay bằng giá mua và định lượng thực tế của quán.

Cấu trúc file gồm 3 sheet

Ưu điểm của cách tách sheet: khi giá thịt bò tăng, bạn chỉ sửa một ô ở sheet Nguyên liệu, mọi món dùng thịt bò tự cập nhật giá vốn.

Bước 1: Sheet Nguyên liệu và tỷ lệ sử dụng

• Tỷ lệ sử dụng (yield) = Khối lượng dùng được sau sơ chế ÷ Khối lượng mua. Cách đo: cân 1 kg nguyên liệu thô, sơ chế như thường lệ (lọc gân, mỡ, bỏ vỏ, rã đông), cân lại phần dùng được. Đo vài lần và lấy trung bình.
• Giá thực: =D2/E2. Đây là con số dùng để tính giá vốn; nếu bỏ qua hao hụt, giá vốn sẽ bị thấp hơn thực tế.
• Nguyên liệu nấu theo mẻ như nước dùng, nước sốt: tính tổng chi phí cả nồi (xương, gia vị, gas, nguyên liệu phụ) chia cho số lít hoặc số suất thu được. Ví dụ nồi 50 lít hết 900.000đ thì 18.000đ/lít.

Đặt sheet này thành bảng Excel (Ctrl+T) tên NguyenLieu để công thức ở các sheet khác dễ đọc. Có thể lấy giá mua gần nhất từ file Excel quản lý kho nếu quán đã theo dõi nhập xuất.

Bước 2: Sheet Định lượng cho từng món

Mỗi món là một khối gồm các dòng nguyên liệu:

• Tên nguyên liệu: =XLOOKUP(B2,NguyenLieu[Mã],NguyenLieu[Nguyên liệu],"Chưa có")
• Giá thực: =XLOOKUP(B2,NguyenLieu[Mã],NguyenLieu[Giá thực],0) (Excel cũ dùng VLOOKUP)
• Chi phí: =D2*E2
• Giá vốn món: =SUMIFS(F:F,A:A,"Phở bò")

Định lượng phải là con số cân thực tế khi bếp ra món, không phải ước lượng. Một cách kiểm tra nhanh: cân 10 suất ngẫu nhiên trong giờ cao điểm và so với định lượng chuẩn.

Bước 3: Food cost % và giá bán đề xuất

Với giá bán 65.000đ, food cost của bát phở bò là 37.259 ÷ 65.000 = 57,3%, nghĩa là hơn một nửa giá bán đã dành cho nguyên liệu, phần còn lại phải đủ trả mặt bằng, lương, điện nước và có lãi.

Nếu quán đặt food cost mục tiêu cho món này là 45%, giá bán đề xuất là =ROUNDUP(37259/45%,-3) = 83.000đ. Con số này không phải là giá bắt buộc: cần đối chiếu với giá đối thủ trong khu vực và khả năng chi trả của khách. Nếu không thể tăng giá, có thể điều chỉnh định lượng thịt, đổi phần thịt sang loại có giá hợp lý hơn hoặc thương lượng lại giá nhập.

Ngành nhà hàng thường nhắc tới mức food cost khoảng 28–35% cho cả thực đơn, nhưng quán ăn bình dân, món có nguyên liệu đắt (thịt bò, hải sản) thường cao hơn, còn đồ uống thường thấp hơn. Quan trọng là theo dõi xu hướng của chính quán qua từng tháng.

Bước 4: Phân tích thực đơn theo lãi gộp và số lượng bán

Món có food cost thấp chưa chắc mang lại nhiều tiền nhất. Hãy xem đồng thời lãi gộp mỗi suất (giá bán − giá vốn) và số lượng bán:

Cách phân nhóm theo phương pháp “menu engineering” phổ biến:

• Ngưỡng bán chạy = 70% × số lượng bán trung bình mỗi món = 70% × 612,5 ≈ 429 suất.
• Ngưỡng lãi gộp = lãi gộp bình quân gia quyền = tổng lãi gộp ÷ tổng số suất ≈ 29.966đ. Công thức: =SUMPRODUCT(E2:E5,F2:F5)/SUM(F2:F5).
• Món trên cả hai ngưỡng là ngôi sao (giữ chất lượng, đặt ở vị trí nổi bật); bán chạy nhưng lãi thấp thì xem lại định lượng hoặc giá; lãi cao nhưng ít người gọi thì cần giới thiệu, đổi tên, chụp ảnh đẹp hơn; dưới cả hai ngưỡng thì cân nhắc bỏ khỏi thực đơn.

Phân loại tự động trong Excel: =IF(AND(F2>=NguongBan,E2>=NguongLai),"Ngôi sao",IF(F2>=NguongBan,"Bán chạy, lãi thấp",IF(E2>=NguongLai,"Lãi cao, ít gọi","Xem xét bỏ"))).

Số lượng bán lấy từ phần mềm bán hàng hoặc file Excel quản lý bán hàng.

Bước 5: Đối chiếu food cost lý thuyết với thực tế

Food cost lý thuyết (từ định lượng) thường thấp hơn thực tế vì hao hụt, đổ bỏ, phục vụ nhân viên, món làm lại hoặc định lượng không chuẩn. Mỗi tháng, tính food cost thực tế:

Food cost thực tế = (Tồn kho đầu kỳ + Nhập trong kỳ − Tồn kho cuối kỳ) ÷ Doanh thu món ăn

Nếu chênh lệch giữa thực tế và lý thuyết lớn hơn vài điểm phần trăm, hãy kiểm tra: cân định lượng, sổ ghi đồ hỏng, cách bảo quản và quy trình nhận hàng. Chi phí nguyên liệu tổng hợp theo tháng có thể đưa vào file Excel quản lý chi phí để xem cùng các khoản khác.

Lỗi thường gặp khi tính giá thành món ăn

• Dùng giá mua thay vì giá sau hao hụt cho thịt, cá, rau củ.
• Quên chi phí nhỏ: gia vị, dầu ăn, bao bì mang về, đá, khăn giấy.
• Bỏ qua phí nền tảng giao đồ ăn khi bán online: phí này tính theo phần trăm đơn, làm giảm lãi gộp đáng kể; nên có cột giá bán và lãi gộp riêng cho kênh giao hàng.
• Không cập nhật giá khi nguyên liệu tăng giá theo mùa hoặc dịp Tết.
• Định lượng ước chừng, không cân thực tế.

Câu hỏi thường gặp

Giá thành món ăn có gồm tiền lương, tiền thuê không?

Theo cách tính food cost thông thường thì không: giá thành món chỉ gồm nguyên liệu trực tiếp. Lương, thuê mặt bằng, điện nước là chi phí cố định, được bù đắp từ lãi gộp. Để biết cần bán bao nhiêu suất mới bù đủ các chi phí này, hãy dùng file Excel tính điểm hòa vốn.

Bao lâu nên tính lại giá thành?

Mỗi khi giá nguyên liệu chính thay đổi đáng kể, và rà soát toàn bộ thực đơn ít nhất mỗi quý.

Có dùng được cho quán cà phê, trà sữa không?

Được. Cách làm giống hệt: định lượng theo gram hoặc ml cho từng ly, thêm ly, nắp, ống hút, túi vào phần chi phí bao bì.

Làm trên Google Sheets được không?

Được. XLOOKUP, SUMIFS, SUMPRODUCT và ROUNDUP đều có trên Google Sheets.

Để định giá các sản phẩm khác ngoài đồ ăn, xem thêm cách tính giá bán sản phẩm và nhóm Chi phí và lợi nhuận quán ăn.