Rezeptkalkulation mit Excel: Wareneinsatz pro Portion und Verkaufspreis richtig berechnen
Rezeptkalkulation in Excel für Gastronomie: Warenliste, Ausbeute und Bruttobedarf, Wareneinsatz pro Portion, Wareneinsatzquote, Kalkulationsfaktor und Menüpreis mit 7 % USt – mit durchgerechnetem Beispiel.
Bei der Rezeptkalkulation in Excel listen Sie alle Zutaten eines Gerichts mit Rezeptmenge, Ausbeute und Einkaufspreis auf, berechnen daraus den Wareneinsatz pro Portion und leiten über eine Ziel-Wareneinsatzquote den Netto- und Bruttoverkaufspreis ab. Der entscheidende Punkt ist die Ausbeute: Wer mit der geputzten Menge, aber dem Preis der ungeputzten Ware rechnet, unterschätzt den Wareneinsatz und kalkuliert zu billig. Eine gute Excel-Vorlage holt die Preise automatisch aus einer zentralen Warenliste, sodass bei jeder Preiserhöhung des Lieferanten alle Rezepte sofort neu rechnen.
Der Beitrag gehört zur Rubrik Kalkulation in der Gastronomie. Sie finden hier den Aufbau der Datei, die Formeln, ein vollständig gerechnetes Beispiel und die häufigsten Fehler.
Begriffe, die Sie für die Rezeptkalkulation brauchen
| Begriff | Bedeutung | Formel |
|---|---|---|
| Rezeptmenge (netto) | Menge, die tatsächlich ins Gericht geht | laut Rezept |
| Ausbeute | Anteil der verwertbaren Ware nach Putzen, Schälen, Entbeinen | verwertbare Menge / Einkaufsmenge |
| Bruttobedarf | Einzukaufende Menge | Rezeptmenge / Ausbeute |
| Wareneinsatz (WE) | Materialkosten des Gerichts, netto | Bruttobedarf × Einkaufspreis netto |
| Wareneinsatzquote | Anteil des WE am Nettoverkaufspreis | WE / Netto-VK |
| Kalkulationsfaktor | Multiplikator vom WE zum Verkaufspreis | 1 / Ziel-WE-Quote (netto) |
Aufbau der Excel-Datei
- Warenliste: Artikelnummer, Bezeichnung, Lieferant, Einheit (kg, l, Stück), Einkaufspreis netto pro Einheit, Standard-Ausbeute, Datum der letzten Preisänderung.
- Rezeptblätter: ein Blatt pro Gericht (oder ein Blatt mit allen Rezepten untereinander) mit Zutat, Rezeptmenge, Ausbeute, Bruttobedarf, Preis und Kosten.
- Übersicht Speisekarte: je Gericht Wareneinsatz pro Portion, Verkaufspreis, WE-Quote und Rohertrag – ideal zum Vergleich und für Preisanpassungen.
Die Formeln Schritt für Schritt
Preis aus der Warenliste holen
=XVERWEIS(A5;Warenliste!$A:$A;Warenliste!$E:$E;"fehlt") – A5 ist die Artikelnummer der Zutat, Spalte E der Nettopreis pro Einheit. In älteren Versionen: =WENNFEHLER(SVERWEIS(A5;Warenliste!$A:$E;5;FALSCH);"fehlt").
Bruttobedarf aus Rezeptmenge und Ausbeute
=C5/D5, wobei C die Rezeptmenge und D die Ausbeute als Prozentwert ist. Beispiel: 2,0 kg geputzter Rotkohl bei 85 % Ausbeute erfordern 2,0 / 0,85 ≈ 2,353 kg Einkaufsmenge.
Kosten je Zutat und Wareneinsatz pro Portion
- Kosten je Zutat:
=RUNDEN(E5*F5;2)(Bruttobedarf × Preis) - Kleinmaterial und Gewürze pauschal, z. B. 3 % der Zutatenkosten:
=SUMME(G5:G13)*3% - Wareneinsatz gesamt: Summe der Zutaten plus Pauschale
- WE pro Portion: Gesamtwert geteilt durch die Anzahl Portionen
Vom Wareneinsatz zum Kartenpreis
- Netto-VK bei Ziel-WE-Quote in H2:
=G16/H2 - Brutto-VK mit 7 % USt auf Speisen:
=G17*1,07 - Auf einen „runden“ Kartenpreis in 50-Cent-Schritten aufrunden:
=OBERGRENZE(G18;0,5) - Tatsächliche WE-Quote nach Rundung:
=G16/(G19/1,07)
Zur Umsatzsteuer: Für Speisen in der Gastronomie gilt seit dem 1. Januar 2026 dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 %, Getränke bleiben bei 19 %. Kalkulieren Sie Getränke daher in einer eigenen Spalte bzw. mit eigenem Steuersatz und prüfen Sie Sonderfälle mit Ihrer Steuerberatung.
Beispiel: Rinderroulade mit Rotkohl und Klößen (10 Portionen)
| Zutat | Rezeptmenge | Ausbeute | Bruttobedarf | Preis netto | Kosten |
|---|---|---|---|---|---|
| Rinderoberschale (Rouladen geschnitten) | 1,80 kg | 100 % | 1,800 kg | 22,00 €/kg | 39,60 € |
| Speck | 0,25 kg | 100 % | 0,250 kg | 14,00 €/kg | 3,50 € |
| Gewürzgurken | 0,40 kg | 100 % | 0,400 kg | 4,50 €/kg | 1,80 € |
| Zwiebeln | 1,00 kg | 90 % | 1,111 kg | 1,60 €/kg | 1,78 € |
| Senf | 0,10 kg | 100 % | 0,100 kg | 6,00 €/kg | 0,60 € |
| Rotkohl | 2,00 kg | 85 % | 2,353 kg | 1,80 €/kg | 4,24 € |
| Kartoffelkloßteig | 2,00 kg | 100 % | 2,000 kg | 3,20 €/kg | 6,40 € |
| Rotwein (zum Kochen) | 0,50 l | 100 % | 0,500 l | 6,00 €/l | 3,00 € |
| Rinderfond | 1,00 l | 100 % | 1,000 l | 4,80 €/l | 4,80 € |
| Summe Zutaten | 65,72 € | ||||
| Gewürze, Fett, Kleinmaterial (3 %) | 1,97 € | ||||
| Wareneinsatz 10 Portionen | 67,69 € | ||||
| Wareneinsatz pro Portion | 6,77 € | ||||
Die Preise im Beispiel sind Annahmen zur Veranschaulichung; setzen Sie Ihre aktuellen Lieferantenpreise ein.
Preisfindung
- Ziel-Wareneinsatzquote: 30 % → Kalkulationsfaktor netto 1 / 0,30 ≈ 3,33
- Netto-VK: 6,77 € / 0,30 ≈ 22,56 €
- Brutto-VK mit 7 %: 22,56 € × 1,07 ≈ 24,14 € (der Faktor auf den Bruttopreis beträgt damit rund 3,57)
- Kartenpreis aufgerundet auf 50 Cent: 24,50 € → netto 22,90 €, tatsächliche WE-Quote ≈ 29,6 %, Rohertrag pro Portion ≈ 16,13 €
- Zum Vergleich: Bei 23,90 € läge die WE-Quote bei ≈ 30,3 % und der Rohertrag bei ≈ 15,57 €.
Welche Ziel-Quote passt, hängt von Ihrem Konzept, Ihren Personal- und Raumkosten ab. Prüfen Sie mit der Break-even-Analyse, ob der Rohertrag aller Gerichte zusammen Ihre Fixkosten deckt.
Speisekarte als Ganzes auswerten
Im Blatt Übersicht steht jedes Gericht mit Wareneinsatz pro Portion, Kartenpreis, WE-Quote und Rohertrag. Ergänzen Sie die verkauften Portionen pro Monat aus Ihrer Kasse bzw. aus der Umsatzübersicht, dann sehen Sie, welche Gerichte viel Rohertrag bringen und welche nur Umsatz:
| Kategorie | Beliebtheit | Rohertrag pro Portion | Maßnahme |
|---|---|---|---|
| Stars | hoch | hoch | Prominent platzieren, Qualität halten |
| Zugpferde | hoch | niedrig | Portion oder Beilagen prüfen, Preis vorsichtig anpassen |
| Rätsel | niedrig | hoch | Besser beschreiben, empfehlen lassen |
| Ladenhüter | niedrig | niedrig | Überarbeiten oder streichen |
Ausbeute richtig ermitteln
Die Ausbeute sollten Sie in der eigenen Küche messen, statt Tabellenwerte zu übernehmen: Ware vor dem Putzen wiegen, nach dem Putzen wiegen, Quote notieren und bei drei bis fünf Lieferungen mitteln. Bei Fleisch mit Knochen, Fisch im Ganzen oder Gemüse mit viel Abschnitt sind die Unterschiede zwischen Lieferanten und Jahreszeiten groß. Garverlust (z. B. beim Braten) spielt für die Kosten keine Rolle, solange die Rezeptmenge auf die Rohware bezogen ist – wichtig ist nur, dass Rezept und Portionsgröße zueinander passen.
Typische Fehler in der Rezeptkalkulation
- Ausbeute vergessen: Der häufigste Grund für zu niedrige Preise.
- Veraltete Einkaufspreise: Pflegen Sie die Warenliste bei jeder Lieferantenrechnung; das Datum der letzten Änderung zeigt, welche Preise überholt sind.
- Kleinmaterial und Beilagen nicht erfasst: Brot, Butter, Garnitur und Saucen gehören in den Wareneinsatz.
- Brutto- und Nettopreise gemischt: Wareneinsatz immer netto (ohne Vorsteuer) rechnen, Kartenpreis brutto.
- Nur einmal kalkuliert: Rechnen Sie mindestens quartalsweise oder nach größeren Preisänderungen neu.
Die Warenliste lässt sich mit Ihrer Lagerverwaltung verbinden, und Bestellungen beim Lieferanten erstellen Sie mit dem Bestellformular. Personalkosten planen Sie separat im Dienstplan.
FAQ
Welche Wareneinsatzquote ist in der Gastronomie üblich?
Das hängt stark vom Betriebstyp ab. Viele Betriebe arbeiten bei Speisen mit Zielwerten grob im Bereich von 25 bis 35 %. Entscheidend ist, dass der Rohertrag insgesamt Personal-, Raum- und sonstige Kosten deckt und einen Gewinn lässt – prüfen Sie das mit Ihrer eigenen Gewinn- und Verlustrechnung.
Rechne ich mit dem Faktor auf netto oder brutto?
Beides ist möglich, Sie dürfen es nur nicht vermischen. Sauberer ist die Netto-Rechnung mit anschließendem Aufschlag der Umsatzsteuer, weil Speisen (7 %) und Getränke (19 %) unterschiedlich besteuert werden.
Wie kalkuliere ich Menüs oder Tagesgerichte?
Kalkulieren Sie jede Komponente als eigenes Rezept (z. B. Sauce, Beilage) und verknüpfen Sie diese im Menü. So ändert sich bei einer Preiserhöhung einer Zutat jedes Gericht, das die Komponente enthält.
Funktioniert die Vorlage auch in Google Tabellen?
Ja, XVERWEIS, RUNDEN und OBERGRENZE stehen dort ebenfalls zur Verfügung; die Funktionsnamen werden je nach Spracheinstellung angezeigt.
Nächster Schritt: Legen Sie zuerst die Warenliste mit aktuellen Preisen an und kalkulieren Sie Ihre fünf meistverkauften Gerichte. Weitere Vorlagen in der Rubrik Kalkulation in der Gastronomie.