Plantilla de mantenimiento preventivo en Excel: plan anual por semanas, órdenes de trabajo e indicadores
Cómo crear una plantilla de mantenimiento preventivo en Excel: inventario de equipos con criticidad, tareas por frecuencia, calendario anual de 52 semanas generado con fórmulas, órdenes de trabajo, registro de averías e indicadores de cumplimiento, con un ejemplo de obrador.
Respuesta rápida: una plantilla de mantenimiento preventivo en Excel tiene cuatro piezas: un inventario de equipos (con su criticidad), una lista de tareas con su frecuencia (semanal, mensual, trimestral, anual), un calendario anual de 52 semanas que marca automáticamente cuándo toca cada tarea y un registro de órdenes de trabajo donde se anota lo realizado. Con eso puedes medir el cumplimiento del plan y el peso del mantenimiento correctivo frente al preventivo. La fórmula clave del calendario es:
=SI(RESIDUO(Semana-SemanaInicio;FrecuenciaSemanas)=0;"P";"")
Las frecuencias del ejemplo son orientativas: manda lo que indique el fabricante y la normativa aplicable a cada equipo.
Paso 1: inventario de equipos y criticidad
| Código | Equipo | Ubicación | Fabricante / modelo | Criticidad |
|---|---|---|---|---|
| EQ-01 | Horno de convección | Obrador | — | A |
| EQ-02 | Amasadora | Obrador | — | A |
| EQ-03 | Cámara frigorífica | Almacén | — | A |
| EQ-04 | Campana extractora | Obrador | — | B |
| EQ-05 | Compresor | Cuarto técnico | — | C |
Una forma sencilla de asignar criticidad: A si su parada detiene la producción o afecta a la seguridad alimentaria o de las personas; B si causa molestias o retrasos; C si tiene alternativa o poco impacto. Los equipos A reciben más tareas y prioridad en las órdenes de trabajo.
Paso 2: tareas y frecuencias
Crea una tabla Tareas con: Código tarea, Equipo, Descripción, Frecuencia (texto), Frecuencia en semanas, Semana de inicio, Duración estimada, Responsable (interno o empresa externa).
| Tarea | Equipo | Frecuencia | Semanas | Inicio |
|---|---|---|---|---|
| Limpieza de juntas y comprobación de cierre de puerta | Horno | Semanal | 1 | 1 |
| Revisión de correas y engrase | Amasadora | Mensual | 4 | 2 |
| Limpieza de condensador y control de temperatura | Cámara frigorífica | Mensual | 4 | 3 |
| Limpieza o cambio de filtros | Campana | Trimestral | 13 | 4 |
| Purga y revisión de válvula de seguridad | Compresor | Trimestral | 13 | 5 |
| Revisión anual por servicio técnico | Horno | Anual | 52 | 10 |
Convertir la frecuencia a semanas automáticamente: =BUSCARX([@Frecuencia];{"Semanal";"Quincenal";"Mensual";"Trimestral";"Semestral";"Anual"};{1;2;4;13;26;52}). Escalonar las semanas de inicio evita que todas las tareas caigan la misma semana.
Paso 3: calendario anual de 52 semanas
- En la hoja “Calendario”, copia en filas el código y la descripción de cada tarea.
- En la fila 4, de la columna D a la BC, numera las semanas de 1 a 52 (y si quieres, debajo, la fecha del lunes de cada semana).
- En cada celda de la cuadrícula:
=SI(Y(D$4>=$C6;RESIDUO(D$4-$C6;$B6)=0);"P";""), donde B es la frecuencia en semanas y C la semana de inicio. - Formato condicional: “P” (planificada) en amarillo; cuando la tarea se realiza, el técnico sustituye la P por X (verde); si la semana ya pasó y sigue en P, se marca en rojo con
=Y(D6="P";D$4<NUM.DE.SEMANA(HOY();21)).
NUM.DE.SEMANA(fecha;21) devuelve la semana ISO, la que se usa habitualmente en España. Si prefieres no sobrescribir fórmulas con X, deja el calendario solo con fórmulas y marca lo realizado leyendo el registro de órdenes de trabajo (paso 4) con CONTAR.SI.CONJUNTO.
Así quedaría el inicio del año para tres tareas:
| Tarea | S1 | S2 | S3 | S4 | S5 | S6 | S7 | S8 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Horno, juntas (semanal) | X | X | X | X | X | X | P | P |
| Amasadora, correas (mensual, inicio S2) | X | X | ||||||
| Campana, filtros (trimestral, inicio S4) | X |
Paso 4: órdenes de trabajo (OT)
Cada intervención, preventiva o correctiva, se registra en la tabla OT:
| Campo | Uso |
|---|---|
| Nº OT, fecha | Identificación |
| Equipo, tarea | Relación con el inventario y el plan |
| Tipo | Preventivo / Correctivo |
| Descripción y hallazgos | Qué se encontró y qué se hizo |
| Horas de trabajo y horas de parada | Para indicadores |
| Repuestos y coste | Coste de mantenimiento por equipo |
| Realizado por / firma | Trazabilidad |
Coste anual por equipo: =SUMAR.SI.CONJUNTO(OT[Coste];OT[Equipo];A2;OT[Fecha];">="&FECHA(2026;1;1)). Este historial es también tu evidencia de que el mantenimiento se hace, algo útil ante inspecciones, auditorías de calidad o aseguradoras.
Paso 5: indicadores del plan
- Cumplimiento del plan = tareas realizadas ÷ tareas planificadas hasta la fecha. Ejemplo: 41 de 46 en el trimestre = 89,1 %.
- Peso del correctivo = horas correctivas ÷ horas totales de mantenimiento. Ejemplo: 18 h de correctivo y 42 h de preventivo = 30 %. Si este porcentaje sube, el plan preventivo no está evitando averías.
- Averías por equipo:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(OT[Equipo];A2;OT[Tipo];"Correctivo"). Los equipos con más averías necesitan revisar tareas o frecuencias. - Tiempo medio de reparación = horas de parada correctiva ÷ número de averías.
Para mostrarlos de un vistazo, monta un panel con gráficos como en el dashboard de KPI en Excel.
Normativa: el plan no sustituye las revisiones obligatorias
El empresario debe mantener los equipos de trabajo en condiciones seguras (en España, entre otras normas, el Real Decreto 1215/1997 sobre equipos de trabajo), y algunas instalaciones, como las térmicas, eléctricas, de protección contra incendios o de gas, tienen reglamentos propios con revisiones e inspecciones que deben realizar empresas habilitadas u organismos de control. Incluye esas revisiones en el calendario como tareas anuales o plurianuales asignadas a la empresa externa, pero comprueba los requisitos concretos con tu servicio de prevención o con los instaladores.
Consejos prácticos
- Imprime cada lunes la lista de tareas de la semana:
=FILTRAR(Calendario[[Tarea]:[Equipo]];Calendario[SemanaActual]="P")en Excel 365. - Pega una etiqueta con el código del equipo en cada máquina para que las OT se registren sin errores.
- Guarda en el inventario el enlace al manual y al contacto del servicio técnico.
- Controla los repuestos críticos con stock mínimo en tu inventario en Excel.
- Protege fórmulas y estructura para que el equipo solo edite las celdas necesarias: cómo proteger fórmulas en Excel.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo revisar las frecuencias?
Una vez al año, a la vista de las averías y los hallazgos. Si una tarea nunca encuentra problemas, quizá se pueda espaciar; si un equipo falla entre revisiones, conviene acortar la frecuencia o añadir tareas.
¿Sirve para mantenimiento por horas de uso?
Sí: añade una columna con las horas actuales del contador y otra con las horas de la última intervención; la tarea vence cuando la diferencia supera el intervalo.
¿Puedo usarla en Google Sheets?
Sí. SI, Y, RESIDUO, NUM.DE.SEMANA, CONTAR.SI.CONJUNTO y FILTRAR existen en español en Google Sheets, y es fácil compartirla con el técnico.
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