Planilha de manutenção preventiva: plano, ordens de serviço e indicadores MTBF, MTTR e disponibilidade
Como montar uma planilha de manutenção preventiva no Excel: cadastro de equipamentos, plano com periodicidade por dias ou horas, cálculo da próxima data, alertas de atraso, ordens de serviço, custos e indicadores MTBF, MTTR e disponibilidade.
Resposta rápida: uma planilha de manutenção preventiva tem quatro partes: o cadastro de equipamentos (código, descrição, local, criticidade), o plano de manutenção (cada atividade com sua periodicidade em dias ou horas de uso), o registro de ordens de serviço (o que foi feito, quando, por quem, quanto custou) e os indicadores (preventivas em dia, MTBF, MTTR, disponibilidade). A fórmula central é simples: próxima manutenção = última execução + periodicidade; o resto da planilha avisa o que está vencido e mostra se a manutenção está funcionando.
O modelo serve para pequenas fábricas, oficinas, cozinhas industriais, academias e qualquer negócio que dependa de máquinas. Os números do exemplo são ilustrativos.
Estrutura da planilha
| Aba | Conteúdo |
|---|---|
| Equipamentos | Código, descrição, fabricante, modelo, nº de série, local, criticidade (A/B/C), data de instalação |
| Plano | Atividades preventivas por equipamento, periodicidade, última execução, próxima data, responsável |
| OS | Ordens de serviço preventivas e corretivas executadas |
| Indicadores | Cumprimento do plano, MTBF, MTTR, disponibilidade, custos |
Passo 1: Cadastro de equipamentos
Cada equipamento ganha um código único (por exemplo, CMP-01 para o compressor 1) e uma criticidade:
- A: se parar, a produção para ou há risco à segurança.
- B: a parada atrapalha, mas há alternativa.
- C: impacto pequeno.
A criticidade orienta a prioridade quando duas manutenções disputam a mesma equipe ou a mesma janela de parada.
Passo 2: O plano de manutenção
Formate como tabela (Inserir > Tabela) com o nome Plano:
| Coluna | Conteúdo | Fórmula |
|---|---|---|
| Equipamento | Código | Lista suspensa |
| Atividade | “Trocar filtro de ar”, “Lubrificar mancais” | — |
| Periodicidade (dias) | 30, 90, 180… | — |
| Última execução | Data | =MÁXIMOSES(OS[Data];OS[Equipamento];[@Equipamento];OS[Atividade];[@Atividade]) |
| Próxima | Data | =SE([@[Última execução]]=0;"";[@[Última execução]]+[@[Periodicidade (dias)]]) |
| Dias para vencer | Número | =SE([@Próxima]="";"";[@Próxima]-HOJE()) |
| Status | Texto | =SE([@Próxima]="";"Sem registro";SE([@[Dias para vencer]]<0;"Atrasada";SE([@[Dias para vencer]]<=7;"Vence em 7 dias";"Em dia"))) |
A última execução vem automaticamente das ordens de serviço: basta registrar a OS, e a próxima data se recalcula. Formate a coluna Status com vermelho para “Atrasada” e amarelo para “Vence em 7 dias”.
Periodicidade por horas de uso
Para máquinas cuja manutenção depende do uso (compressores, geradores, empilhadeiras), registre o horímetro. Adicione as colunas Periodicidade (h), Horímetro na última e Horímetro atual, e calcule =[@[Horímetro na última]]+[@[Periodicidade (h)]]-[@[Horímetro atual]] como horas restantes. Quando a atividade tem os dois critérios (“a cada 500 h ou 6 meses”), vale o que vencer primeiro.
Passo 3: Ordens de serviço
A aba OS registra cada intervenção: nº da OS, data, equipamento, atividade, tipo (Preventiva / Corretiva), descrição do problema e do serviço, responsável, horas de parada, horas de reparo, custo de peças, custo de mão de obra e mês (=FIMMÊS([@Data];-1)+1). Uma linha por OS, sem apagar o histórico.
Peças de reposição usadas nas OS podem ser baixadas da planilha de controle de estoque, e serviços de terceiros entram na planilha de contas a pagar.
Passo 4: Indicadores
| Indicador | Cálculo | O que mostra |
|---|---|---|
| Cumprimento do plano | Preventivas executadas no prazo / preventivas previstas | Se o plano está sendo seguido |
| % de corretivas | OS corretivas / total de OS | Quanto da manutenção é “apagar incêndio” |
| MTBF | Tempo de operação / nº de falhas | Tempo médio entre falhas |
| MTTR | Tempo total de reparo / nº de falhas | Tempo médio para consertar |
| Disponibilidade | MTBF / (MTBF + MTTR) | Percentual do tempo em que o equipamento pode operar |
| Custo de manutenção | Peças + mão de obra, por equipamento e mês | Onde o dinheiro está indo |
Fórmulas para um equipamento em A2 e o mês em B1:
- Nº de falhas:
=CONT.SES(OS[Equipamento];A2;OS[Tipo];"Corretiva";OS[Mês];$B$1) - Horas de reparo:
=SOMASES(OS[Horas de reparo];OS[Equipamento];A2;OS[Tipo];"Corretiva";OS[Mês];$B$1) - MTBF:
=SEERRO(Horas_operação/Falhas;"Sem falhas") - MTTR:
=SEERRO(Horas_reparo/Falhas;"")
Exemplo: compressor CMP-01 em um trimestre
| Dado | Valor |
|---|---|
| Horas de operação | 600 h |
| Falhas (OS corretivas) | 3 |
| Horas totais de reparo | 9 h |
| MTBF | 600 / 3 = 200 h |
| MTTR | 9 / 3 = 3 h |
| Disponibilidade | 200 / (200 + 3) = 98,5% |
Se, depois de reforçar a preventiva (troca de filtros e verificação de correias), o próximo trimestre tiver 1 falha em 600 horas, o MTBF passa a 600 h. Comparar o custo das preventivas com o custo das paradas evitadas é o melhor argumento para manter o plano.
Passo 5: Calendário do mês
Para a equipe, uma aba com as manutenções do mês corrente ajuda a organizar a agenda. No Excel 365:
=CLASSIFICAR(FILTRO(Plano[[Equipamento]:[Próxima]];(Plano[Próxima]>=DATA(ANO(HOJE());MÊS(HOJE());1))*(Plano[Próxima]<=FIMMÊS(HOJE();0));"Nada previsto");5;1)
Aqui a coluna 5 do resultado é a data da próxima manutenção; ajuste conforme a ordem das suas colunas. Um resumo dos indicadores pode ganhar visual de painel seguindo os modelos de dashboard no Excel.
Segurança e normas
Normas regulamentadoras, como a NR-12 para máquinas e equipamentos, trazem exigências sobre manutenção, procedimentos e registro das intervenções, e alguns equipamentos (vasos de pressão, caldeiras, elevadores) têm regras próprias de inspeção. Verifique quais se aplicam ao seu caso e mantenha os registros da planilha organizados e guardados. A planilha ajuda a cumprir prazos, mas não substitui os procedimentos e responsáveis técnicos exigidos.
Erros comuns
- Plano copiado do manual sem ajuste: ambiente com poeira, calor ou uso intenso pede periodicidade menor.
- Datas digitadas à mão na coluna “Próxima”: basta esquecer uma atualização para o alerta falhar.
- Não registrar as corretivas: sem elas, MTBF e MTTR não existem.
- Atividades vagas (“revisão geral”): descreva o que fazer e o critério de aceitação.
- Apagar OS antigas: o histórico é o que mostra se o plano funciona.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre manutenção preventiva, corretiva e preditiva?
A preventiva é feita em intervalos programados; a corretiva, depois da falha; a preditiva, com base em medições do estado do equipamento (vibração, temperatura, análise de óleo). A planilha registra as três, separadas pelo tipo da OS.
Funciona no Google Planilhas?
Sim. MÁXIMOSES, CONT.SES, SOMASES, FILTRO e CLASSIFICAR existem no Google Planilhas, e a equipe pode registrar OS pelo celular.
Quando usar um software de manutenção?
Quando há muitos equipamentos, várias equipes ou necessidade de abrir OS por aplicativo com fotos e assinaturas. A estrutura desta planilha facilita a migração.
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