Plan de maintenance préventive sur Excel : méthode, modèle et indicateurs
Construire un plan de maintenance préventive sur Excel pour un atelier : inventaire des équipements, gammes d'entretien, planning annuel par semaine, alertes d'échéance, historique et indicateurs.
Un plan de maintenance préventive sur Excel recense chaque équipement de l’atelier, les opérations d’entretien à réaliser (graissage, nettoyage, contrôle, remplacement de pièces), leur fréquence et la prochaine échéance, puis affiche un planning annuel semaine par semaine et une alerte dès qu’une intervention est en retard. Pour une petite production de quelques machines à quelques dizaines, ce fichier suffit à passer d’une maintenance « quand ça casse » à une maintenance organisée, sans logiciel de GMAO. Il repose sur trois onglets : inventaire, gammes et historique, reliés par des formules.
Ce guide fait partie de la rubrique Petite production. Vous y trouverez la structure du fichier, les formules en version française d’Excel, un exemple d’atelier et les indicateurs à suivre.
Maintenance préventive, corrective et réglementaire
| Type | Déclenchement | Exemple | Place dans le fichier |
|---|---|---|---|
| Préventive systématique | Calendrier ou compteur d’heures | Graissage hebdomadaire, vidange tous les 500 h | Onglet Gammes + planning |
| Préventive conditionnelle | Constat lors d’un contrôle | Courroie usée détectée à l’inspection | Historique (action déclenchée) |
| Corrective | Panne | Moteur d’aspiration hors service | Historique (type « corrective ») |
| Vérifications réglementaires | Échéance fixée par la réglementation | Équipements de levage, appareils sous pression, installations électriques | Colonne dédiée dans l’inventaire |
Les vérifications périodiques imposées par la réglementation sont réalisées par une personne ou un organisme compétent, selon les règles applicables à chaque équipement. Le plan de maintenance préventive ne les remplace pas, mais il doit en afficher les dates pour ne pas les laisser passer. En cas de doute sur un équipement, renseignez-vous auprès du fabricant, de votre assureur ou d’un organisme de contrôle.
Les onglets du fichier
- Inventaire : code équipement (EQ-01…), désignation, marque et modèle, numéro de série, emplacement, date de mise en service, criticité (A = arrêt de la production, B = impact partiel, C = faible impact), date de la prochaine vérification réglementaire le cas échéant.
- Gammes : une ligne par opération — code équipement, opération, fréquence (en semaines ou en heures), durée estimée, intervenant, dernière réalisation, prochaine échéance, statut.
- Planning annuel : les opérations en lignes, les 52 semaines en colonnes, une croix pour chaque intervention prévue.
- Historique : date, équipement, type (préventive/corrective), description, durée d’arrêt, pièces, coût, intervenant.
- Indicateurs : taux de réalisation, part du préventif, disponibilité, coûts par machine.
Formules utiles (Excel en français)
Prochaine échéance
Avec la dernière réalisation en F2 et la fréquence en semaines en C2 : =F2+C2*7. Dès que l’intervenant saisit la nouvelle date de réalisation, l’échéance suivante se recalcule.
Statut et alerte
=SI(G2<AUJOURDHUI();"En retard";SI(G2-AUJOURDHUI()<=7;"Cette semaine";"Planifiée")). Ajoutez une mise en forme conditionnelle rouge pour « En retard » et orange pour « Cette semaine ».
Planning annuel par semaine
Dans l’onglet Planning, la ligne 3 contient les numéros de semaine 1 à 52 (colonnes E à BD). Pour une opération dont la fréquence est en C5 et la semaine de départ en D5, la cellule E5 contient : =SI(ET(E$3>=$D5;MOD(E$3-$D5;$C5)=0);"X";""). Recopiez vers la droite et vers le bas : une opération toutes les 4 semaines démarrant en semaine 2 apparaît en semaines 2, 6, 10, 14, etc. Pour connaître la semaine d’une date : =NO.SEMAINE.ISO(F2).
Charge de travail par semaine
En bas du planning : =SOMME.SI.ENS($B5:$B40;E5:E40;"X"), où la colonne B contient la durée de chaque opération. Vous voyez immédiatement les semaines surchargées et pouvez décaler une opération non critique.
Rechercher la désignation d’un équipement
=RECHERCHEX(A2;Inventaire!A:A;Inventaire!B:B;"Code inconnu"), ou avec une version plus ancienne d’Excel : =SIERREUR(RECHERCHEV(A2;Inventaire!A:B;2;FAUX);"Code inconnu").
Exemple : atelier de menuiserie de quatre machines
| Équipement | Opération | Fréquence | Durée | Criticité |
|---|---|---|---|---|
| Scie à format | Nettoyage, contrôle lame et guide | 1 semaine | 0,5 h | A |
| Scie à format | Contrôle courroies, graissage | 4 semaines | 1 h | A |
| Raboteuse | Contrôle et affûtage des fers | 4 semaines | 1,5 h | A |
| Aspiration centralisée | Vidage, contrôle des manches filtrantes | 2 semaines | 0,5 h | B |
| Compresseur | Purge de la cuve, contrôle des fuites | 1 semaine | 0,25 h | B |
| Compresseur | Remplacement filtre à air, contrôle niveau d’huile | 13 semaines | 1 h | B |
Les fréquences ci-dessus servent d’illustration : dans votre fichier, partez des préconisations de la notice de chaque fabricant, puis ajustez selon l’intensité d’utilisation et l’historique des pannes.
Au bout d’un mois, l’onglet Indicateurs donne par exemple :
- Taux de réalisation du plan : 21 interventions réalisées sur 24 prévues = 87,5 %.
- Part du préventif : 30 h de préventif sur 40 h de maintenance au total = 75 %.
- Disponibilité de la scie à format : 160 h d’ouverture, 6 h d’arrêt pour panne → (160 − 6) / 160 = 96,25 %.
Les trois interventions non réalisées doivent être replanifiées en priorité, surtout si elles concernent un équipement de criticité A.
Les indicateurs à suivre
| Indicateur | Calcul | Formule Excel indicative |
|---|---|---|
| Taux de réalisation | Interventions réalisées / prévues | =NB.SI.ENS(Hist!C:C;"Préventive";Hist!A:A;">="&D1)/D2 |
| Part du préventif | Heures préventives / heures totales | =SOMME.SI.ENS(Hist!E:E;Hist!C:C;"Préventive")/SOMME(Hist!E:E) |
| MTBF | (Temps d’ouverture − arrêts) / nombre de pannes | À calculer par machine de criticité A |
| MTTR | Durée totale des pannes / nombre de pannes | À calculer par machine de criticité A |
| Coût de maintenance | Pièces + main-d’œuvre + prestataires | =SOMME.SI.ENS(Hist!G:G;Hist!B:B;"EQ-01") |
Ces chiffres peuvent alimenter un tableau de bord KPI sur Excel mis à jour chaque mois.
Mettre en place le plan en six étapes
- Inventorier toutes les machines et leur criticité.
- Rassembler les notices et noter les opérations préconisées et leurs fréquences.
- Construire les gammes : une opération = une ligne, avec durée et intervenant.
- Lisser la charge dans le planning annuel pour éviter les semaines surchargées, en tenant compte du planning du personnel.
- Prévoir les pièces : filtres, courroies, lubrifiants avec stock minimum dans votre fichier de gestion de stock, et commandes via un bon de commande.
- Revoir chaque mois : interventions en retard, pannes, coûts, puis ajuster les fréquences.
Erreurs fréquentes
- Un plan trop ambitieux que personne ne peut tenir : mieux vaut 15 opérations réalisées que 60 ignorées.
- Pas d’historique des pannes : impossible de savoir si le préventif est efficace.
- Dates non mises à jour : l’échéance reste figée et l’alerte perd son sens. Désignez un responsable de la saisie.
- Formules écrasées par une saisie : verrouillez les colonnes calculées en suivant le guide pour protéger les formules Excel.
- Oublier les risques : les machines dangereuses ou critiques méritent une ligne dans votre matrice des risques.
Excel ou logiciel de GMAO ?
Excel convient tant que l’équipe de maintenance est réduite, que le nombre d’équipements reste maîtrisable et que les demandes d’intervention passent par une ou deux personnes. Une GMAO devient intéressante quand plusieurs techniciens travaillent en parallèle, qu’il faut gérer des demandes d’intervention à grande échelle, des stocks de pièces importants ou une traçabilité détaillée. La structure de votre fichier (codes équipements, gammes, historique) facilitera alors l’import.
FAQ
Faut-il planifier par dates ou par heures de fonctionnement ?
Les machines utilisées régulièrement peuvent être suivies au calendrier. Pour celles dont l’utilisation varie beaucoup (compresseur, groupe électrogène, machine à commande numérique), un suivi au compteur d’heures est plus juste : ajoutez les colonnes « compteur à la dernière intervention », « fréquence en heures » et « compteur actuel ».
Combien de temps faut-il pour créer le plan ?
Pour un atelier de quelques machines, comptez une à deux journées pour l’inventaire et les gammes, puis quelques minutes par semaine pour la mise à jour.
Le fichier fonctionne-t-il sur Google Sheets ?
Oui. Les fonctions SI, ET, MOD, AUJOURDHUI, NB.SI.ENS et SOMME.SI.ENS existent dans Google Sheets ; selon la langue du compte, elles peuvent s’afficher en anglais.
Comment suivre le budget de maintenance ?
Saisissez le coût de chaque intervention dans l’historique et faites la synthèse par mois et par machine. Comparez ensuite avec vos autres dépenses dans votre suivi des dépenses.
Prochaine étape : commencez par l’inventaire et les gammes des machines de criticité A, saisissez la date réelle de la dernière intervention et laissez les formules calculer les échéances. Retrouvez d’autres outils dans la rubrique Outils par métier.