Wartungsplan Excel-Vorlage: Intervalle, Fälligkeiten, Ampel-Status und Wartungsprotokoll

Kurz gesagt: Ein Wartungsplan in Excel listet jede Maschine bzw. Anlage mit ihren Wartungsaufgaben, dem Intervall (in Tagen oder Betriebsstunden), der letzten Durchführung und der daraus berechneten nächsten Fälligkeit: =LetzteWartung+IntervallTage. Eine Ampel-Spalte zeigt automatisch, was überfällig ist, was in den nächsten 14 Tagen ansteht und was in Ordnung ist. Ein separates Wartungsprotokoll dokumentiert, wer wann was gemacht hat, und liefert die Daten für Kennzahlen wie MTBF und MTTR.

Die Vorlage eignet sich für kleine Produktionsbetriebe, Werkstätten, Bäckereien oder Praxen. Die Intervalle im Beispiel sind nur zur Veranschaulichung; maßgeblich sind Herstellerangaben, Gefährdungsbeurteilung und geltende Vorschriften.

Aufbau der Vorlage

Schritt 1: Wartungsaufgaben und Intervalle

Je Anlage gibt es meist mehrere Aufgaben mit unterschiedlichen Intervallen, zum Beispiel tägliche Sichtprüfung, monatliche Reinigung und jährliche Inspektion. Jede Aufgabe bekommt deshalb eine eigene Zeile mit:

• Intervall (z. B. 30) und Einheit (Tage oder Betriebsstunden)
• Letzte Durchführung als Datum bzw. Zählerstand
• Quelle des Intervalls (Betriebsanleitung, Gefährdungsbeurteilung, Prüfvorschrift), damit später nachvollziehbar ist, warum das Intervall so gewählt wurde

Die letzte Durchführung kann automatisch aus dem Protokoll übernommen werden, sodass niemand zwei Listen pflegen muss:

=MAXWENNS(Protokoll[Datum];Protokoll[Aufgaben-ID];[@[Aufgaben-ID]])

Schritt 2: Nächste Fälligkeit und Ampel

• Kalenderbasiert: =[@[Letzte Durchführung]]+[@Intervall]
• Nach Betriebsstunden: fällig bei =[@[Letzter Zählerstand]]+[@Intervall]; Reststunden =[@[Fällig bei]]-XVERWEIS([@Anlage];Anlagen[Nr.];Anlagen[Zähler])
• Tage bis Fälligkeit: =[@[Nächste Fälligkeit]]-HEUTE()
• Status: =WENN([@[Tage bis]]<0;"ÜBERFÄLLIG";WENN([@[Tage bis]]<=14;"BALD FÄLLIG";"OK"))

Mit bedingter Formatierung färben Sie den Status rot, gelb und grün. Wer nur Arbeitstage betrachten will, nutzt =ARBEITSTAG([@[Letzte Durchführung]];[@Intervall];Feiertage) mit einer Feiertagsliste.

Beispiel: Wartungsplan einer kleinen Werkstatt (Stichtag 06.11.2026)

Die überfällige Prüfung an der Formatkreissäge hat Vorrang: Sicherheitsrelevante Prüfungen sollten nicht aufgeschoben werden. Eine Filterung nach Status „ÜBERFÄLLIG“ und „BALD FÄLLIG“ ergibt die Arbeitsliste der Woche, die Sie ausdrucken oder ins Team-Postfach schicken können. Für Betriebsstunden-Aufgaben legen Sie eine eigene Schwelle fest, etwa „bald fällig“ unter 50 Reststunden.

Schritt 3: Wartungsprotokoll

Jede Maßnahme wird im Protokoll erfasst:

Das Protokoll ist zugleich ein Nachweis, dass Wartungen und Prüfungen stattgefunden haben. Für gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen gelten eigene Dokumentationsanforderungen; bewahren Sie Prüfberichte externer Prüfer zusätzlich auf.

Schritt 4: Kennzahlen

• Planerfüllung: erledigte fällige Aufgaben ÷ alle fälligen Aufgaben im Zeitraum.
• MTBF (mittlere Betriebszeit zwischen Ausfällen) = Betriebszeit ÷ Anzahl Ausfälle.
• MTTR (mittlere Reparaturdauer) = Summe Reparaturzeit ÷ Anzahl Ausfälle.
• Verfügbarkeit = MTBF ÷ (MTBF + MTTR).

Beispiel CNC-Fräse im Quartal: 480 Betriebsstunden, 3 Störungen mit zusammen 9 Stunden Reparatur → MTBF = 160 Std., MTTR = 3 Std., Verfügbarkeit = 160 ÷ 163 ≈ 98,2 %. Steigende Störungen oder Reparaturkosten bei einer Anlage sind ein Hinweis, Intervalle zu verkürzen oder über Ersatz nachzudenken. Anzahl der Störungen je Anlage: =ZÄHLENWENNS(Protokoll[Anlage];A2;Protokoll[Art];"Störung/Reparatur").

Prüfpflichten: Wartungsplan ist nicht gleich Prüfplan

Neben der Wartung zur Werterhaltung gibt es Prüfungen zur Sicherheit, etwa nach der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) für Arbeitsmittel oder nach DGUV Vorschrift 3 für elektrische Anlagen und Betriebsmittel. Art, Umfang und Fristen ergeben sich aus der Gefährdungsbeurteilung, den Herstellerangaben und den einschlägigen Regeln; manche Prüfungen dürfen nur befähigte Personen oder Elektrofachkräfte durchführen. Die Excel-Vorlage hilft beim Organisieren und Erinnern, ersetzt aber weder die Gefährdungsbeurteilung noch die fachliche Beratung durch Fachkraft für Arbeitssicherheit, Berufsgenossenschaft oder Hersteller.

Tipps für den Alltag

• Jede Aufgabe einer verantwortlichen Person zuordnen.
• Für tägliche Kurzprüfungen eine ausgedruckte Checkliste an der Maschine nutzen und wöchentlich ins Protokoll übertragen.
• Ersatzteile mit langer Lieferzeit (Filter, Riemen) als Artikel in der Lagerverwaltung mit Meldebestand führen.
• Größere Instandsetzungen als Projekt mit Terminen planen, zum Beispiel mit einem Gantt-Diagramm in Excel.
• Wiederkehrende Aufgaben aller Mitarbeitenden ergänzend in einer To-do-Liste bündeln.

Häufige Fragen

Wie lege ich Intervalle fest, wenn der Hersteller keine angibt?

Orientieren Sie sich an der Gefährdungsbeurteilung, an Erfahrungswerten aus dem Protokoll und an Empfehlungen von Fachleuten. Beginnen Sie eher mit kürzeren Intervallen und verlängern Sie sie, wenn die Befunde unauffällig sind.

Kann ich Aufgaben mit Tages- und Stundenintervall kombinieren?

Ja, mit „was zuerst eintritt“: Berechnen Sie beide Fälligkeiten und nehmen Sie den kritischeren Status, z. B. =WENN(ODER(StatusTage="ÜBERFÄLLIG";StatusStunden="ÜBERFÄLLIG");"ÜBERFÄLLIG";...).

Funktioniert das in Google Tabellen?

Ja, MAXWENNS, XVERWEIS, ZÄHLENWENNS und ARBEITSTAG sind verfügbar; teilen Sie die Datei, damit mehrere Personen das Protokoll führen können.

Weitere Vorlagen für kleine Betriebe finden Sie unter Kleine Produktion.