Hochzeitsbudget in Excel planen: Kostenposten, Kosten pro Gast, Anzahlungen und Soll-Ist-Vergleich
Hochzeitsbudget mit Excel planen: Gesamtbudget festlegen, Kostenposten von Standesamt bis Fotograf, fixe und gästeabhängige Kosten trennen, Kosten pro Gast berechnen, Anzahlungen und Restzahlungen terminieren und Soll und Ist vergleichen, mit Beispiel für 70 Gäste.
Kurz gesagt: Für ein Hochzeitsbudget in Excel legen Sie zuerst die Obergrenze fest, verteilen sie auf Kostenposten (Location, Catering, Getränke, Fotograf, Musik, Outfits, Ringe, Deko …) und führen je Posten Plan, Ist, bereits bezahlt und offen. Zwei Kennzahlen helfen bei fast jeder Entscheidung: die Kosten pro Gast (=GesamtIst/Gäste) und die Mehrkosten je zusätzlichem Gast (Menü + Getränkepauschale + weitere Kosten pro Person). Ein Zahlungsplan zeigt außerdem, wann welche Anzahlung fällig wird.
Die Beträge im Beispiel sind frei gewählt und dienen nur der Veranschaulichung; Preise unterscheiden sich stark nach Region, Saison und Stil der Feier.
Schritt 1: Rahmen festlegen
- Gesamtbudget: Erspartes plus das, was bis zur Hochzeit realistisch dazukommt. Zusagen von Familie für Zuschüsse erst eintragen, wenn sie feststehen.
- Gästeliste: Anzahl der Erwachsenen und Kinder, ggf. A- und B-Liste.
- Datum und Wochentag: Freitage oder die Nebensaison können bei Location und Dienstleistern günstiger sein.
Geldgeschenke der Gäste sind üblich, aber unsicher in der Höhe und kommen erst nach der Feier. Planen Sie die Anzahlungen besser ohne sie.
Schritt 2: Tabelle der Kostenposten
| Spalte | Inhalt | Formel |
|---|---|---|
| Kategorie / Posten | z. B. Catering | |
| Art | fix oder pro Gast | Auswahlliste |
| Menge | Anzahl Gäste oder 1 | =WENN([@Art]="pro Gast";Gäste;1) |
| Preis je Einheit | laut Angebot | |
| Plan | Budgetansatz | =[@Menge]*[@[Preis je Einheit]] |
| Ist | laut Vertrag / Rechnung | |
| Abweichung | Ist − Plan | =[@Ist]-[@Plan] |
| Bezahlt | Summe der Zahlungen | =SUMMEWENNS(Zahlungen[Betrag];Zahlungen[Posten];[@Posten]) |
| Offen | Rest | =MAX([@Ist];[@Plan])-[@Bezahlt] |
Durch die Spalte Art rechnet Excel alle gästeabhängigen Posten automatisch neu, sobald Sie die Gästezahl ändern.
Beispiel: Hochzeit mit 70 Gästen, Budget 25.000 €
| Posten | Berechnung | Plan |
|---|---|---|
| Standesamt, Urkunden | fix (Gebühren je nach Gemeinde) | 150 € |
| Location-Miete | fix | 3.000 € |
| Catering | 70 × 85 € | 5.950 € |
| Getränkepauschale | 70 × 35 € | 2.450 € |
| Hochzeitstorte | fix | 450 € |
| Fotograf/in | fix | 2.400 € |
| DJ | fix | 1.200 € |
| Brautkleid und Accessoires | fix | 1.800 € |
| Anzug und Accessoires | fix | 700 € |
| Eheringe | fix | 1.400 € |
| Blumen und Deko | fix | 1.300 € |
| Papeterie (Einladungen, Menükarten) | fix | 350 € |
| Freie Trauung / Trauredner/in | fix | 900 € |
| Styling (Haare, Make-up) | fix | 350 € |
| Puffer für Unvorhergesehenes | ≈ 5 % | 1.250 € |
| Summe | 23.650 € |
Damit bleiben 1.350 € Luft zum Gesamtbudget. Die Kosten pro Gast liegen bei 23.650 ÷ 70 ≈ 338 €. Catering und Getränke machen zusammen rund 36 % aus.
Schritt 3: Was kostet jeder weitere Gast?
Im Beispiel kostet jeder Gast direkt 85 € Menü + 35 € Getränke = 120 €. Zehn Gäste mehr bedeuten also rund 1.200 € Mehrkosten, ohne dass sich an Fotograf, Kleid oder DJ etwas ändert. Kommen weitere Posten pro Person hinzu (Gastgeschenke, Mitternachtssnack, Shuttle), steigt der Betrag entsprechend. In Excel:
=SUMMEWENNS(Posten[Preis je Einheit];Posten[Art];"pro Gast")
Ändern Sie die Zelle Gäste und Sie sehen sofort, wie sich Gesamtkosten und Puffer verändern. Achten Sie dabei auf Mindestpersonenzahlen oder Mindestumsätze in Location-Verträgen.
Schritt 4: Zahlungsplan für Anzahlungen
Viele Dienstleister verlangen bei Buchung eine Anzahlung und den Rest kurz vor oder nach der Hochzeit. Eine Tabelle Zahlungen mit Datum, Posten, Art (Anzahlung, Rate, Restzahlung), Betrag und „bezahlt ja/nein“ zeigt, wann wie viel Geld bereitstehen muss:
| Zeitpunkt | Posten | Art | Betrag (Beispiel) |
|---|---|---|---|
| 12 Monate vorher | Location | Anzahlung | 1.000 € |
| 10 Monate vorher | Fotograf/in | Anzahlung | 600 € |
| 6 Monate vorher | Brautkleid | Anzahlung bei Bestellung | 900 € |
| 2 Wochen vorher | Catering | nach finaler Gästezahl | laut Vertrag |
Fälligkeiten pro Monat: =SUMMEWENNS(Zahlungen[Betrag];Zahlungen[Datum];">="&Monatsanfang;Zahlungen[Datum];"<="&MONATSENDE(Monatsanfang;0)). Die Beträge können Sie als eigenen Posten in Ihr Haushaltsbuch übernehmen, damit das Sparziel jeden Monat sichtbar bleibt.
Schritt 5: Angebote vergleichen
Für große Posten lohnt eine kleine Vergleichstabelle: Anbieter, Preis, enthaltene Leistungen, Stunden, Zuschläge, Storno- und Verschiebungsregeln, Anzahlung, persönlicher Eindruck. Prüfen Sie besonders:
- ob Preise inklusive Mehrwertsteuer angegeben sind,
- was eine Verlängerung nach Mitternacht kostet (Personal, Location, DJ),
- ob Korkgeld oder Servicepauschalen anfallen,
- bis wann die Gästezahl angepasst werden kann.
Schritt 6: Soll-Ist-Vergleich bis zum großen Tag
Kleine Ausgaben wie Probefrisur, Deko-Material oder Fahrtkosten summieren sich. Erfassen Sie sie fortlaufend in einer Ausgabenliste mit Posten-Zuordnung, etwa mit der Ausgaben-Vorlage in Excel, und lassen Sie die Summen per SUMMEWENNS in die Budgettabelle fließen. Eine bedingte Formatierung färbt Posten rot, sobald das Ist den Plan übersteigt. Ist der Puffer aufgebraucht, muss an anderer Stelle gekürzt werden.
Für die vielen Aufgaben rund um die Planung (Termine, Anproben, Rückmeldungen) hilft eine To-do-Liste in Excel mit Fälligkeiten.
Häufige Fehler
- Ohne Obergrenze buchen und erst später rechnen.
- Getränke unterschätzen: Pauschale, Sektempfang und Mitternachtsbar prüfen.
- Keinen Puffer einplanen.
- Anzahlungen nicht notieren und den Überblick über Restzahlungen verlieren.
- Geldgeschenke fest einrechnen, obwohl Zahlungen vorher fällig sind.
Häufige Fragen
Welcher Posten ist meist der größte?
Oft sind es Catering und Getränke zusammen, weil sie mit jedem Gast wachsen. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Angeboten statt mit Durchschnittswerten.
Wie verteile ich das Budget, wenn noch keine Angebote vorliegen?
Setzen Sie vorläufige Prozentsätze je Posten an und ersetzen Sie sie Schritt für Schritt durch echte Angebotspreise.
Funktioniert die Vorlage in Google Tabellen?
Ja, und sie lässt sich bequem zu zweit vom Smartphone aus pflegen. SUMMEWENNS, WENN, MAX und MONATSENDE funktionieren dort genauso.
Weitere Planungshilfen finden Sie unter Hochzeit & Eventplanung.