Control de cobros a clientes en Excel: vencimientos, antigüedad de saldos y reclamaciones
Plantilla de control de cobros a clientes en Excel: registro de facturas, vencimientos, cobros parciales, días de retraso, antigüedad de saldos por tramos, periodo medio de cobro y un procedimiento de reclamación, con ejemplo.
Un control de cobros a clientes en Excel es un registro de todas las facturas emitidas pendientes de cobro con su fecha, vencimiento, importe, cobros recibidos y saldo; las fórmulas calculan los días de retraso, clasifican cada saldo por antigüedad (no vencido, 1–30, 31–60, 61–90 y más de 90 días) y resumen la deuda por cliente. Así sabes cada semana a quién reclamar, cuánto dinero está en riesgo y si tus clientes pagan cada vez más tarde. Para una pyme que vende a crédito, es una de las hojas que más impacto tiene en la tesorería.
Este artículo pertenece a la sección Contabilidad de ingresos y gastos. El saldo total de clientes debería coincidir con lo que muestra tu contabilidad; puedes comprobarlo con el libro mayor en Excel.
Estructura de la plantilla
| Pestaña | Una fila por… | Columnas clave |
|---|---|---|
| Clientes | Cliente | Código, nombre, contacto, plazo de pago pactado, límite de riesgo |
| Facturas | Factura | Número, fecha, cliente, importe total, vencimiento, cobrado, pendiente, días de retraso, tramo, estado |
| Cobros | Cobro recibido | Fecha, número de factura, importe, medio (transferencia, recibo, tarjeta) |
| Resumen | Cliente | Pendiente total, vencido por tramos, comparación con el límite |
Fórmulas (Excel en español)
Vencimiento y cobrado
- Vencimiento:
=B5+BUSCARX(C5;Clientes!A:A;Clientes!D:D;30)(fecha de factura + plazo del cliente). - Cobrado:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Cobros!C:C;Cobros!B:B;A5), que suma todos los cobros parciales de esa factura. - Pendiente:
=D5-F5.
Días de retraso y tramo de antigüedad
- Días de retraso:
=SI(G5<=0;0;MAX(0;HOY()-E5)) - Tramo:
=SI(G5<=0;"Cobrada";SI(H5=0;"No vencida";SI(H5<=30;"1-30";SI(H5<=60;"31-60";SI(H5<=90;"61-90";"Más de 90")))))
Resumen por cliente
- Pendiente:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Facturas!G:G;Facturas!C:C;A5) - Vencido de 31 a 60 días:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Facturas!G:G;Facturas!C:C;A5;Facturas!I:I;"31-60") - Aviso de límite:
=SI(B5>BUSCARX(A5;Clientes!A:A;Clientes!E:E);"Supera el límite";"")
Ejemplo: situación a 6 de noviembre de 2026
| Factura | Cliente | Fecha | Vence | Importe | Cobrado | Pendiente | Retraso | Tramo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| F-101 | Cliente A | 01/09 | 01/10 | 6.200 € | 0 | 6.200 € | 36 días | 31-60 |
| F-108 | Cliente B | 15/09 | 14/11 | 9.800 € | 0 | 9.800 € | — | No vencida |
| F-112 | Cliente C | 20/09 | 20/10 | 4.500 € | 2.000 € | 2.500 € | 17 días | 1-30 |
| F-115 | Cliente A | 05/10 | 04/11 | 7.300 € | 0 | 7.300 € | 2 días | 1-30 |
| F-119 | Cliente D | 10/07 | 09/08 | 3.100 € | 0 | 3.100 € | 89 días | 61-90 |
| F-123 | Cliente B | 20/10 | 19/12 | 12.400 € | 0 | 12.400 € | — | No vencida |
| F-125 | Cliente E | 25/10 | 24/11 | 5.200 € | 5.200 € | 0 | — | Cobrada |
Antigüedad de saldos
| Tramo | Importe | Peso |
|---|---|---|
| No vencido | 22.200 € | 53,8 % |
| 1–30 días | 9.800 € | 23,7 % |
| 31–60 días | 6.200 € | 15,0 % |
| 61–90 días | 3.100 € | 7,5 % |
| Más de 90 días | 0 € | 0 % |
| Total pendiente | 41.300 € | 100 % |
Lectura: el 46,2 % del saldo (19.100 €) ya está vencido. El Cliente A acumula 13.500 € pendientes, de los cuales 6.200 € superan el mes de retraso; conviene hablar con él antes de servir nuevos pedidos. La factura del Cliente D está a punto de pasar a más de 90 días: es prioritaria. Las cifras son ilustrativas.
Plazos de pago y reclamación
En España, la normativa de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales fija un plazo legal de pago entre empresas que, por defecto, es de 30 días y que las partes solo pueden ampliar por pacto dentro de un máximo de 60 días; además, prevé intereses de demora y una indemnización por costes de cobro en caso de retraso. Comprueba los detalles vigentes y tus condiciones contractuales antes de reclamarlos. Un procedimiento escalonado ayuda a cobrar sin deteriorar la relación:
| Momento | Acción |
|---|---|
| 3–5 días antes del vencimiento | Recordatorio amable con número de factura, importe y datos bancarios |
| 1–7 días de retraso | Llamada para confirmar que la factura se recibió y no hay incidencias |
| 8–30 días | Reclamación por escrito con propuesta de fecha de pago |
| Más de 30 días | Suspender ventas a crédito hasta regularizar; intervención de la dirección |
| Impago prolongado | Reunir documentación (pedido, albarán, factura, comunicaciones) y valorar asesoramiento jurídico |
Indicadores de cobro
- Porcentaje vencido: saldo vencido ÷ saldo total. En el ejemplo, 19.100 ÷ 41.300 ≈ 46,2 %.
- Periodo medio de cobro (PMC): saldo de clientes ÷ ventas a crédito del periodo × días del periodo. Por ejemplo, con 48.500 € de saldo al cierre del trimestre y 120.000 € de ventas a crédito en 90 días: 48.500 ÷ 120.000 × 90 ≈ 36,4 días.
- Concentración: qué parte del saldo depende de los dos o tres mayores clientes.
Los cobros esperados deben trasladarse a la previsión de tesorería en la semana en que realmente esperas cobrarlos, no en la fecha de vencimiento teórica. Los datos de contacto pueden venir de tu CRM en Excel.
Errores frecuentes
- Sobrescribir el importe cobrado en lugar de registrar cada cobro: se pierde el historial.
- Un único plazo para todos los clientes: los avisos salen mal.
- Agrupar varias facturas en una línea: imposible calcular la antigüedad.
- No conciliar con la contabilidad: el total de la hoja y el saldo de clientes divergen sin que nadie lo note.
- Fórmulas modificadas por error: protégelas siguiendo la guía para proteger fórmulas en Excel.
Preguntas frecuentes
¿Cómo registro un cobro que paga varias facturas?
Divide el importe en varias filas de la pestaña Cobros, una por factura, aplicándolo primero a la más antigua salvo que el cliente indique otra cosa.
¿Sirve la misma estructura para pagos a proveedores?
Sí: cambia clientes por proveedores y “cobrado” por “pagado” para planificar tus pagos y no saltarte vencimientos.
¿Debo provisionar los saldos muy antiguos?
El tratamiento contable y fiscal de los créditos de dudoso cobro tiene requisitos propios; coméntalo con tu asesor antes del cierre.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. BUSCARX, SUMAR.SI.CONJUNTO, SI y HOY están disponibles y el formato condicional funciona igual.
Siguiente paso: introduce las facturas pendientes de cobro, registra los cobros parciales y revisa la tabla de antigüedad para decidir a qué tres clientes llamar esta semana. Más plantillas en Finanzas para pymes.