Modèle de facture freelance : mentions obligatoires, TJM, acomptes et relances

Un modèle de facture freelance reprend les mentions obligatoires de toute facture, auxquelles s’ajoutent celles qui dépendent de votre statut (micro-entrepreneur, entreprise individuelle, société) et des lignes adaptées au travail indépendant : jours ou heures facturés au TJM, forfaits, acomptes déjà versés et frais refacturés. Une facture complète vous protège en cas de retard de paiement et évite qu’un client professionnel vous la renvoie pour correction. Ce guide détaille ce qu’il faut y faire figurer et comment l’automatiser sur Excel ou Google Sheets.

Les mentions obligatoires

Selon votre activité, d’autres mentions peuvent s’ajouter, par exemple l’assurance professionnelle obligatoire dans certains métiers du bâtiment. Vérifiez la liste à jour sur le site de l’administration (entreprendre.service-public.fr) pour votre cas.

Ce qui change selon votre statut

• Micro-entrepreneur en franchise de TVA : facturez sans TVA et indiquez « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Si votre chiffre d’affaires dépasse les seuils de la franchise, vous devez facturer la TVA ; surveillez-le dans votre livre des recettes.
• Entreprise individuelle au régime réel ou société (EURL, SASU) : TVA au taux applicable à la prestation, numéro de TVA intracommunautaire, forme juridique et capital social pour une société.
• Client dans un autre pays de l’Union européenne : pour une prestation de services entre professionnels, la TVA est en principe due par le client ; la facture porte alors la mention « Autoliquidation » et les numéros de TVA des deux parties.

Les lignes propres au travail freelance

Au TJM ou à l’heure

Indiquez le nombre de jours ou d’heures et la période, par exemple « Développement front-end – 12 jours du 3 au 21 mars × 550 € HT ». Joignez ou gardez la feuille de temps qui justifie le nombre de jours : c’est la première chose que demande un client qui conteste.

Au forfait

Décrivez le livrable tel qu’il figure dans le devis (« Refonte du site vitrine, 6 pages, version validée le 18 mars ») et rappelez la référence du devis accepté.

Acomptes

Un acompte encaissé donne lieu à sa propre facture d’acompte. La facture finale reprend le total de la mission, puis déduit les acomptes déjà facturés avec leur numéro, pour n’afficher que le solde à payer.

Frais refacturés

Les frais engagés pour le compte du client (déplacements, licences, impressions) se facturent sur une ligne à part. Leur traitement en TVA dépend de leur nature ; demandez à votre comptable si vous les refacturez souvent.

Délais de paiement et pénalités

Entre professionnels, sans mention contraire, le délai est de 30 jours après l’exécution de la prestation. Un délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois. Le taux des pénalités de retard ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal ; s’il n’est pas précisé, c’est le taux de la Banque centrale européenne majoré de 10 points qui s’applique. Indiquez clairement votre taux et l’indemnité de 40 € sur chaque facture : ce sont vos meilleurs arguments lors d’une relance.

Automatiser la facture sur Excel

Organisez le classeur en trois onglets : Paramètres (vos coordonnées, TJM, mentions selon le statut), Clients (une ligne par client, comme dans votre fichier clients) et Facture. Les formules utiles, avec le point-virgule comme séparateur :

• Coordonnées du client à partir de son code : =RECHERCHEX(B5;Clients[Code];Clients[Adresse])
• Montant d’une ligne : =Quantite*PrixUnitaire, total HT : =SOMMEPROD(Quantites;PrixUnitaires)
• TVA : =SI(Franchise="Oui";0;ARRONDI(TotalHT*TauxTVA;2))
• Mention de TVA : =SI(Franchise="Oui";"TVA non applicable, art. 293 B du CGI";"")
• Échéance : =DateFacture+DelaiJours ou =FIN.MOIS(DateFacture;0)+45 pour 45 jours fin de mois selon votre convention
• Numéro : =ANNEE(DateFacture)&"-"&TEXTE(NumeroSuivant;"000")

Après chaque facture, enregistrez-la en PDF, ne modifiez jamais une facture émise (on corrige par un avoir) et notez-la dans un onglet Registre : numéro, date, client, HT, TVA, TTC, échéance, date de paiement. Le suivi des créances clients montre comment en tirer une balance âgée et un planning de relances.

Si vous facturez aussi des clients particuliers ou vendez des produits, le modèle de facture Excel général détaille les calculs HT/TTC et les remises.

Facturation électronique : ce qui arrive

La réforme de la facturation électronique entre entreprises se déploie par étapes : toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026, et l’obligation d’en émettre s’étend aux TPE, PME et micro-entrepreneurs à partir du 1er septembre 2027, selon le calendrier publié à ce jour. Une facture Excel convertie en PDF ne sera plus suffisante pour vos clients professionnels à ce moment-là. Vérifiez le calendrier et les plateformes agréées sur impots.gouv.fr et préparez la transition avec votre comptable.

Exemple de facture

Dans cet exemple, l’acompte de 1 500 € HT a été facturé séparément avec sa propre TVA ; la facture finale ne reprend donc que le solde.

Plus de guides pour indépendants

Retrouvez les outils de suivi des clients et du temps passé dans Suivi clients et temps passé.

Questions fréquentes

Un micro-entrepreneur doit-il faire des factures ?

Oui, pour toute vente ou prestation à un professionnel, et pour un particulier dans certains cas ou s’il le demande. Dans tous les cas, chaque encaissement doit figurer dans le livre des recettes.

Puis-je modifier une facture déjà envoyée ?

Non. On émet un avoir qui annule tout ou partie de la facture, puis une nouvelle facture si nécessaire, chacun avec son propre numéro.

La numérotation peut-elle recommencer chaque année ?

Oui, si elle reste chronologique et continue, par exemple 2026-001, 2026-002, sans trou ni doublon.

Le modèle fonctionne-t-il sur Google Sheets ?

Oui, avec RECHERCHEX remplacé par XLOOKUP ou RECHERCHEV. Exportez chaque facture en PDF avant de l’envoyer.