Businessplan Vorlage in Excel: Kapitalbedarf, Rentabilität und Liquidität planen

Eine Businessplan-Vorlage in Excel deckt den Teil ab, den Banken, Förderstellen und Investoren am genauesten prüfen: den Finanzplan. Er besteht aus fünf Bausteinen – Kapitalbedarfsplan, Finanzierungsplan, Umsatz- und Rentabilitätsvorschau, Liquiditätsplan und bei Einzelunternehmern dem Privatbedarf – die in einer Arbeitsmappe miteinander verknüpft sind. Ändern Sie eine Annahme, etwa den Stundensatz oder den Starttermin, rechnen alle Pläne automatisch neu. Diese Anleitung zeigt den Aufbau, die wichtigsten Formeln und ein durchgerechnetes Beispiel.

Die Bausteine des Finanzplans

Grundregel: Zahlen werden nur auf den Blättern „Annahmen“ und „Kapitalbedarf“ eingetippt. Alle anderen Blätter enthalten Formeln, die darauf verweisen.

Schritt 1: Annahmen, die man begründen kann

Schreiben Sie neben jede Annahme ihre Quelle: Angebote von Lieferanten, Mietvertrag, Preise des Wettbewerbs, Branchenkennzahlen, eigene Erfahrung. Trennen Sie Mengen (Kunden, Aufträge, Stunden) von Preisen. Für den Umsatz ist ein Anlauf realistisch, der in den ersten Monaten unter der späteren Kapazität bleibt; hinterlegen Sie dafür einen Faktor je Monat.

Schritt 2: Kapitalbedarfsplan

Listen Sie alles auf, was vor und kurz nach dem Start bezahlt werden muss:

• Investitionen: Einrichtung, Maschinen, Fahrzeug, IT, Software.
• Gründungskosten: Anmeldung, Beratung, Notar, Eintragungen.
• Warenerstausstattung bei Handel oder Produktion.
• Anlaufkosten: die laufenden Kosten der ersten Monate, in denen der Umsatz sie noch nicht deckt; üblich ist eine Planung für drei bis sechs Monate.
• Liquiditätsreserve für Unvorhergesehenes.

Schritt 3: Finanzierungsplan

Dem Kapitalbedarf stehen die Mittel gegenüber: Eigenkapital, Förderkredite (zum Beispiel über die KfW und Ihre Hausbank), Bankdarlehen, Zuschüsse und ein Kontokorrentrahmen für Schwankungen. Eine Kontrollzelle prüft, ob beide Seiten übereinstimmen:

=WENN(ABS(SummeFinanzierung-SummeKapitalbedarf)<1;"Ausgeglichen";"Prüfen")

Die Rate eines Darlehens berechnet =RMZ(Zins/12;Laufzeit*12;-Betrag); die Aufteilung in Zins und Tilgung zeigt der Tilgungsplan in Excel. Berücksichtigen Sie tilgungsfreie Anlaufjahre, wenn der Kredit sie vorsieht.

Schritt 4: Umsatz- und Rentabilitätsvorschau

Die Rentabilitätsvorschau entspricht im Aufbau einer Gewinn- und Verlustrechnung oder, bei Einnahmenüberschussrechnern, der EÜR: Umsatz minus Wareneinsatz ergibt den Rohertrag, davon gehen Personal, Miete, Versicherungen, Marketing, sonstige Kosten, Abschreibungen und Zinsen ab. Planen Sie das erste Jahr monatlich, die Jahre zwei und drei jährlich. Investitionen erscheinen hier nicht als Kosten, sondern verteilt über die Nutzungsdauer als Abschreibung.

Schritt 5: Liquiditätsplan

Der Liquiditätsplan zeigt Monat für Monat, ob das Geld reicht. Er unterscheidet sich von der Rentabilität vor allem durch den Zeitpunkt: Kunden zahlen mit Ziel, Lieferanten wollen Vorkasse, Investitionen und Kredittilgung fließen voll ab, Umsatzsteuer wird später ans Finanzamt abgeführt. Formel für den Endbestand eines Monats:

=Anfangsbestand+SUMME(Einzahlungen)-SUMME(Auszahlungen)

Der Endbestand wird zum Anfangsbestand des Folgemonats. Fällt er in einem Monat unter null, fehlt Finanzierung. Ausführlich erklärt das die Anleitung zur Liquiditätsplanung in Excel.

Schritt 6: Privatbedarf bei Einzelunternehmern

Wer als Einzelunternehmer gründet, lebt vom Gewinn. Deshalb gehören Lebenshaltungskosten, Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge und die voraussichtliche Einkommensteuer in den Plan. Die Rentabilitätsvorschau ist nur tragfähig, wenn der Gewinn diese Privatentnahmen dauerhaft deckt. Viele Gründer unterschätzen genau diesen Punkt.

Rechenbeispiel: Fahrradwerkstatt mit Verkauf

Der Gewinn deckt den Privatbedarf, doch nach Einkommensteuer bleibt nur ein kleiner Puffer. Die Gründerin prüft deshalb in einem pessimistischen Szenario mit 15 % weniger Verkaufsumsatz, ob der Kontokorrentrahmen ausreicht, bevor sie den Kredit beantragt. Wie viel Umsatz die Fixkosten deckt, zeigt die Break-even-Analyse.

Szenarien einbauen

Legen Sie auf dem Annahmen-Blatt eine Auswahlzelle mit 1, 2 oder 3 an (pessimistisch, realistisch, optimistisch) und hinterlegen Sie für die unsichersten Werte drei Varianten. Mit =WAHL(Szenario;Pessimistisch;Realistisch;Optimistisch) rechnet die ganze Mappe mit dem gewählten Fall. Ein pessimistisches Szenario, das das Unternehmen übersteht, überzeugt Kapitalgeber mehr als ein einzelnes optimistisches.

Grenzen

Der Finanzplan ist eine Schätzung und ersetzt weder Buchführung noch Steuer- oder Förderberatung. Steuerliche Fragen wie Umsatzsteuerpflicht, Kleinunternehmerregelung oder Gewerbesteuer sowie die Bedingungen einzelner Förderprogramme klären Sie mit der Steuerberatung, der Kammer oder der Förderbank.

Weitere Anleitungen

Nach dem Start helfen die Bilanz-Vorlage und die Liquiditätsplanung beim Soll-Ist-Vergleich. Alle Finanzthemen finden Sie unter Finanzen für Kleinunternehmen.

Häufige Fragen

Wie viele Jahre muss der Finanzplan umfassen?

Üblich sind drei Jahre: das erste Jahr monatlich, die beiden folgenden jährlich. Für größere Finanzierungen werden manchmal fünf Jahre verlangt.

Was prüft die Bank zuerst?

Ob der Kapitalbedarf vollständig ist, ob der Liquiditätsplan jeden Monat positiv bleibt und ob der Gewinn Kreditrate und Privatentnahmen tragen kann.

Gehört die Umsatzsteuer in den Plan?

In die Rentabilitätsvorschau nicht, dort wird netto geplant. In den Liquiditätsplan schon, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, weil vereinnahmte Umsatzsteuer erst später abgeführt wird und Vorsteuer erst mit der Voranmeldung zurückkommt.

Funktioniert die Vorlage in Google Sheets?

Ja, RMZ, WAHL und WENN gibt es dort ebenfalls; die Mappe lässt sich gut mit Mitgründern oder der Beratung teilen.