Template Notion freelance : clients, missions, temps passé et factures dans un seul espace

Un template Notion freelance rassemble l’activité d’un indépendant dans cinq bases de données reliées : clients, prospects, missions, temps passé et factures. Chaque session de travail est rattachée à une mission, chaque mission à un client, et Notion calcule le temps facturable, le montant à facturer et les factures en retard. Ce guide montre comment construire cet espace vous-même, propriété par propriété, et où s’arrête ce que Notion peut faire pour la facturation.

L’architecture : cinq bases reliées

Créez chaque base en pleine page, puis ajoutez les propriétés Relation en activant l’affichage dans l’autre base pour obtenir des liens dans les deux sens.

Le suivi du temps

Notion n’a pas de chronomètre intégré : on saisit une date de début et une date de fin avec l’heure (ou une seule propriété date avec heure de fin). Une propriété Formule calcule la durée en heures :

dateBetween(prop("Fin"), prop("Début"), "minutes") / 60

Dans Missions, une agrégation (rollup) fait la somme des heures des sessions cochées « facturable ». Pour aller plus vite, un bouton « Nouvelle session » peut créer une entrée de temps pré-remplie avec la mission et l’heure de début. Si vous facturez au temps passé, gardez aussi une feuille de temps exportable : c’est le justificatif que demandent les clients.

Le montant à facturer

Dans Missions, une formule calcule ce qui reste à facturer selon le mode choisi :

if(prop("Mode") == "Temps passé", prop("Heures facturables") * prop("Taux horaire"), prop("Budget")) - prop("Déjà facturé")

Le taux horaire peut être remonté du client par une agrégation, et « Déjà facturé » est la somme des factures liées. Une vue filtrée sur « reste à facturer > 0 » donne la liste des missions à facturer en fin de mois.

Les retards de paiement

Dans Factures, une formule signale les impayés :

if(prop("Statut") != "Payée" and prop("Échéance") < now(), "En retard", "")

Ajoutez le nombre de jours de retard avec dateBetween(now(), prop("Échéance"), "days") et une vue « À relancer » triée par retard. Côté Clients, une agrégation additionne les montants en retard pour repérer les clients qui paient systématiquement tard.

Les vues utiles au quotidien

• Pipeline : vue tableau (Kanban) des prospects par étape, avec la date de prochaine relance.
• Cette semaine : missions en cours et sessions de temps de la semaine.
• Temps par client ce mois : vue liste du temps groupée par client, filtrée sur le mois en cours, avec la somme des heures.
• À facturer et À relancer : les deux vues financières à ouvrir chaque vendredi.
• Tableau de bord : une page d’accueil qui regroupe ces vues liées.

Pour la gestion détaillée des tâches de chaque mission, la structure Projets et Tâches décrite dans le template Notion de gestion de projet s’intègre directement : reliez simplement les Tâches aux Missions.

Les limites pour la facturation

Notion est excellent pour préparer et suivre, moins pour émettre des factures conformes. Une facture doit porter une numérotation chronologique continue, des mentions obligatoires selon votre statut et ne plus être modifiée une fois émise ; la facturation électronique entre entreprises se généralise par ailleurs selon un calendrier fixé par l’administration. Utilisez donc Notion pour le suivi, et un logiciel de facturation ou un modèle de facture freelance adapté pour émettre la facture elle-même. Notez dans Notion le numéro de la facture émise pour garder le lien.

Si vous êtes micro-entrepreneur, chaque encaissement doit aussi figurer dans votre livre des recettes.

Exemple de fin de mois

En dix minutes, la revue du vendredi dit quoi facturer, qui relancer et où trouver la prochaine mission.

Données des clients

Votre espace contient des données personnelles de clients et prospects : n’y conservez que l’utile, limitez le partage et supprimez les prospects inactifs au bout d’un délai que vous vous fixez, conformément au RGPD. Si vous préférez un tableur, le fichier clients sur Excel rappelle les règles de base.

Pour aller plus loin

Retrouvez les autres guides dans Notion pour l’activité et le freelance et dans la rubrique Organisation avec Notion.

Questions fréquentes

Peut-on facturer directement depuis Notion ?

On peut préparer une facture sous forme de page et l’exporter en PDF, mais la numérotation, les mentions obligatoires et la facturation électronique sont mieux gérées par un outil de facturation. Notion sert surtout au suivi.

Comment suivre le temps sans chronomètre ?

Saisissez l’heure de début et de fin de chaque session ; la formule calcule la durée. Certains utilisent un outil de suivi du temps externe et importent les données en CSV.

Faut-il un abonnement payant ?

Les bases, relations, agrégations et formules décrites sont disponibles dans Notion ; certaines fonctions avancées dépendent de l’offre. Vérifiez les conditions actuelles sur le site de Notion.

Combien de temps faut-il pour le construire ?

Une à deux heures pour les cinq bases et les vues principales, puis quelques ajustements après le premier mois.