Planilha de lista de convidados do casamento: confirmações, buffet, mesas e agradecimentos

A lista de convidados do casamento funciona melhor numa planilha com uma linha por pessoa (e não por família), mais as colunas de código do convite, lado (noiva, noivo, ambos), grupo, confirmação de presença, faixa de idade, mesa e, depois da festa, presente e agradecimento. Com essa estrutura, algumas fórmulas mostram o número de pessoas para o buffet, quantas crianças pagam meia, os lugares livres em cada mesa e os agradecimentos que ainda faltam. Veja como montar no Excel ou no Google Planilhas.

Uma linha por pessoa, um código por convite

Escrever “Família Souza (4)” numa linha ajuda no envelope, mas não serve para contar pessoas, crianças e lugares. Cada convidado ganha sua linha, e todos do mesmo convite compartilham um código. Para entregar convites, filtre pelo código; para falar com o buffet, conte linhas.

Colunas recomendadas

Formate como Tabela e use listas suspensas para Lado, Grupo, Confirmação e Faixa de idade, assim as contagens não quebram por erro de digitação.

As contagens que importam

Excel em português usa ponto e vírgula:

• Total de convidados: =LINS(Convidados[Nome])
• Adultos confirmados: =CONT.SES(Convidados[Confirmacao];"Sim";Convidados[Faixa];"Adulto")
• Crianças pagantes confirmadas: =CONT.SES(Convidados[Confirmacao];"Sim";Convidados[Faixa];"Criança pagante")
• Pendentes: =CONT.SE(Convidados[Confirmacao];"Pendente")
• Agradecimentos a enviar: =CONT.SES(Convidados[Presente];"<>";Convidados[Agradecimento];"")

As faixas de idade que pagam inteira, meia ou nada variam de buffet para buffet: siga o que está no seu contrato.

Prazos de convite e confirmação

• O save the date costuma ir alguns meses antes, mais cedo em casamentos com viagem ou em feriados.
• O convite oficial costuma seguir com algumas semanas de antecedência.
• Defina o prazo de confirmação antes da data em que o buffet pede o número final, para ter tempo de ligar para quem não respondeu.
• Se a confirmação for por site ou formulário, exporte as respostas e traga para a planilha com PROCX pelo nome ou código do convite.

Mapa de mesas

Em outra aba, liste as mesas e a capacidade. Ocupados: =CONT.SES(Convidados[Mesa];A2;Convidados[Confirmacao];"Sim"); livres: =B2-C2, em vermelho quando negativo. Mantenha cada convite na mesma mesa, agrupe por círculo de amizade, coloque os avós e familiares próximos perto dos noivos e longe das caixas de som. Uma lista por mesa vai para o cerimonial.

Exemplo a cinco semanas do casamento

Trinta e oito pendentes são a tarefa da semana: uma mensagem ou ligação para cada família. O buffet recebe as contagens direto do resumo.

Ligação com o orçamento

O buffet, as bebidas e a locação de mesas dependem do número de convidados. Na planilha de orçamento de casamento, multiplique adultos e crianças pagantes confirmados pelo valor por pessoa, assim cada confirmação atualiza o orçamento. Veja outros modelos em Casamentos e eventos.

Privacidade

Telefones, endereços e informações sobre alergias são dados pessoais, e alergia é informação de saúde. Compartilhe a planilha só com quem organiza, passe ao buffet apenas o necessário e apague as colunas sensíveis depois da festa.

Perguntas frequentes

Como lidar com acompanhantes sem nome?

Crie uma linha “Acompanhante de [nome]” com o mesmo código do convite e troque pelo nome quando souber.

Crianças entram na contagem do buffet?

Depende do contrato: muitos buffets cobram faixas de idade de forma diferente. Por isso a coluna de faixa de idade é essencial.

Excel ou Google Planilhas?

O Google Planilhas é mais prático quando os noivos e as famílias atualizam juntos ou quando as confirmações chegam por formulário.

Como imprimir cartões de mesa?

Ordene por mesa e nome e use a mala direta do Word com a planilha como fonte de dados.