Budgetplanung für Unternehmen in Excel: Jahresbudget, Plan-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse
Budgetplanung für kleine Unternehmen in Excel: Jahresbudget aus Umsatzplan und Kostenarten aufbauen, auf Monate verteilen, Plan-Ist-Vergleich mit Abweichungen und Ampel, Unterschied zur Liquiditätsplanung und ein Beispiel aus dem Handwerk.
Die Budgetplanung legt fest, welchen Umsatz Ihr Unternehmen im kommenden Jahr erzielen will, welche Kosten dafür anfallen dürfen und welches Ergebnis am Ende stehen soll, Monat für Monat. In Excel besteht das Budget aus einem Umsatzplan, einer Kostenplanung nach Kostenarten und einem monatlichen Plan-Ist-Vergleich, der Abweichungen früh sichtbar macht. Dieser Leitfaden zeigt den Aufbau, die Formeln und ein Beispiel aus einem Handwerksbetrieb.
Budget, Liquiditätsplan, Businessplan: die Abgrenzung
| Werkzeug | Frage | Grundlage |
|---|---|---|
| Budget | Verdienen wir dieses Jahr genug? | Erträge und Aufwendungen, netto |
| Liquiditätsplanung | Reicht das Geld auf dem Konto jederzeit? | Ein- und Auszahlungen inklusive Umsatzsteuer, Tilgung, Privatentnahmen |
| Businessplan | Trägt das Vorhaben über mehrere Jahre? | Markt, Strategie und Finanzplan |
Abschreibungen stehen im Budget, aber nicht im Liquiditätsplan; die Kredittilgung ist es umgekehrt. Ein Unternehmen braucht für ein vollständiges Bild beide.
Schritt 1: der Umsatzplan
Starten Sie mit dem Umsatz, denn viele Kosten hängen davon ab. Planen Sie nach Leistungsbereichen und berücksichtigen Sie die Saison: Ein Malerbetrieb setzt im Frühjahr und Sommer mehr um als im Winter. Hilfreich sind die Zahlen der letzten zwei Jahre aus der Gewinn- und Verlustrechnung oder der EÜR, ergänzt um Preisanpassungen und neue Leistungen.
Hinterlegen Sie die Annahmen zum Absatz und zum Preis in einer Umsatzprognose. Das Budget kann dann die Erlöse übernehmen, ohne die zugrunde liegenden Annahmen zu verbergen.
Schritt 2: Kosten nach Kostenarten
- Variable Kosten als Prozentsatz vom Umsatz: Material, Fremdleistungen, Provisionen.
- Personalkosten pro Person und Monat, einschließlich Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung, Sonderzahlungen und geplanter Neueinstellungen.
- Fixkosten: Miete, Fahrzeuge, Versicherungen, Software, Beratung.
- Marketing als fester Betrag oder Anteil am Umsatz.
- Abschreibungen und Zinsen aus dem Anlagenverzeichnis und den Kreditverträgen.
Für variable Kosten verknüpfen Sie die Zelle mit dem Umsatz: =Umsatz_Monat*Materialquote. So passt sich das Budget an, wenn Sie den Umsatzplan ändern.
Beispiel: Jahresbudget eines Malerbetriebs
| Position | Budget |
|---|---|
| Umsatz | 620.000 € |
| Material (20 % vom Umsatz) | 124.000 € |
| Personal | 290.000 € |
| Fahrzeuge | 28.000 € |
| Miete Lager und Büro | 18.000 € |
| Versicherungen | 9.000 € |
| Marketing | 8.000 € |
| Sonstige Kosten | 21.000 € |
| Abschreibungen | 15.000 € |
| Zinsen | 4.000 € |
| Geplantes Ergebnis vor Steuern | 103.000 € (16,6 % vom Umsatz) |
Schritt 3: Verteilung auf die Monate
Verteilen Sie den Umsatz mit Saisonfaktoren (die zwölf Faktoren ergeben zusammen 12) und Fixkosten gleichmäßig oder nach Fälligkeit. Monatsumsatz: =Jahresumsatz/12*Saisonfaktor. Ungleichmäßige Kosten wie Versicherungsbeiträge oder Weihnachtsgeld setzen Sie in den Monat, in dem sie anfallen.
Schritt 4: der Plan-Ist-Vergleich
Tragen Sie monatlich die Ist-Zahlen aus der Buchhaltung neben den Plan:
- Abweichung absolut:
=Ist-Plan - Abweichung in Prozent:
=WENNFEHLER(Ist/Plan-1;"") - Ampel für Kosten:
=WENN(Ist/Plan-1>10%;"rot";WENN(Ist/Plan-1>5%;"gelb";"grün")), beim Umsatz umgekehrt. - Kumuliert seit Jahresbeginn:
=SUMME($B5:B5)für Plan und Ist.
Beispiel: erstes Quartal
Geplant waren 130.000 € Umsatz, erreicht wurden 118.000 € (−9,2 %). Das Material lag mit 27.500 € über dem Plan von 26.000 € (+5,8 %). Die Materialquote stieg damit von 20 % auf 23,3 %. Weniger Umsatz bei teurerem Material: Die Angebotskalkulation in der Angebotsvorlage muss an die gestiegenen Einkaufspreise angepasst werden, bevor die Hauptsaison beginnt.
Abweichungen richtig lesen
- Schreiben Sie zu jeder Abweichung über 10 % einen Satz: Ursache und Maßnahme.
- Unterscheiden Sie Zeitverschiebungen (eine Rechnung kommt einen Monat später) von echten Abweichungen.
- Passen Sie das Budget nicht jeden Monat an; erstellen Sie lieber zur Jahresmitte eine Prognose für das Gesamtjahr.
- Prüfen Sie mit der Break-even-Analyse, ab welchem Umsatz die Fixkosten gedeckt sind.
Das Budget ist ein Steuerungsinstrument und ersetzt weder Jahresabschluss noch Steuererklärung; steuerliche Fragen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Weitere Leitfäden finden Sie unter Finanzen für Kleinunternehmen.
Häufige Fragen
Wann sollte die Budgetplanung erstellt werden?
Im vierten Quartal für das Folgejahr, wenn die Zahlen des laufenden Jahres weitgehend bekannt sind.
Wie detailliert muss ein Budget sein?
So detailliert, dass Abweichungen erklärbar sind: für kleine Unternehmen meist zehn bis zwanzig Kostenpositionen.
Was tun bei großen Abweichungen?
Ursache klären, Gegenmaßnahme festlegen und eine Hochrechnung für das Gesamtjahr erstellen, damit die Liquidität rechtzeitig angepasst werden kann.
Funktioniert das in Google Sheets?
Ja. Formeln und bedingte Formatierung funktionieren gleich; die Buchhaltungsdaten importieren Sie als CSV.
