Plantilla EDT en Excel: estructura de desglose del trabajo con códigos y costes acumulados
Cómo hacer la EDT (estructura de desglose del trabajo, WBS) de un proyecto en Excel: regla del 100 %, codificación 1, 1.1, 1.1.1, paquetes de trabajo, fórmulas de nivel y coste acumulado, diccionario de la EDT y ejemplo de un congreso.
La EDT (estructura de desglose del trabajo, en inglés WBS) divide todo el alcance de un proyecto en partes cada vez más pequeñas, por niveles, hasta que cada parte se puede asignar a una persona, estimar en tiempo y coste y comprobar cuando está terminada. En Excel, la EDT es una tabla con códigos jerárquicos (1, 1.1, 1.1.1) a partir de la cual se calcula el nivel, se suman los costes de cada rama y se alimenta el diagrama de Gantt. Esta guía explica las reglas, la plantilla y un ejemplo.
Tres reglas de una buena EDT
- Regla del 100 %: las partes hijas suman exactamente la parte madre, ni más ni menos. Lo que no está en la EDT no forma parte del proyecto.
- Entregables, no actividades: “Sala contratada” mejor que “buscar sala”. Cada rama es algo que se puede entregar.
- Parar en el paquete de trabajo: el nivel más bajo debe tener un responsable, una estimación y un criterio de terminado. Una regla práctica habitual sitúa un paquete entre 8 y 80 horas de trabajo.
Columnas de la plantilla
| Columna | Ejemplo | Nota |
|---|---|---|
| Código EDT | 4.1 | Introdúcelo como texto para que Excel no lo convierta en número |
| Elemento | Web e inscripciones | Sustantivo, describe el resultado |
| Nivel | 2 | Calculado con fórmula |
| Paquete de trabajo | Sí / No | “Sí” si es el nivel más bajo |
| Responsable | Marta | Solo en los paquetes |
| Horas, coste | 2.000 € | Solo en los paquetes |
| Criterio de terminado | Formulario probado y publicado | Qué significa “hecho” |
Fórmulas
Excel en español separa los argumentos con punto y coma:
- Nivel (número de puntos más uno):
=LARGO([@Código])-LARGO(SUSTITUIR([@Código];".";""))+1 - Sangría según el nivel:
=REPETIR(" ";[@Nivel]-1)&[@Elemento] - Coste acumulado de una rama, sumando solo paquetes para no contar dos veces:
=SI([@Paquete]="Sí";[@Coste];SUMAR.SI.CONJUNTO([Coste];[Código];[@Código]&".*";[Paquete];"Sí")) - Control de la regla del 100 %: la suma de los paquetes debe coincidir con el presupuesto del proyecto.
Ejemplo: un congreso de 200 asistentes
| Código | Elemento | Coste |
|---|---|---|
| 1 | Sede | 10.500 € |
| 1.1 | Sala contratada | 6.000 € |
| 1.2 | Audiovisuales | 4.500 € |
| 2 | Programa | 9.500 € |
| 2.1 | Ponentes confirmados (honorarios y viajes) | 8.000 € |
| 2.2 | Materiales para asistentes | 1.500 € |
| 3 | Catering | 9.000 € |
| 4 | Comunicación e inscripciones | 5.000 € |
| 4.1 | Web e inscripciones | 2.000 € |
| 4.2 | Publicidad | 3.000 € |
| 5 | Logística: acreditaciones y señalética | 2.500 € |
| Total del proyecto | 36.500 € |
La EDT muestra que sede y programa suman más de la mitad del presupuesto (20.000 de 36.500 €), por lo que son las ramas en las que conviene pedir al menos dos presupuestos. El catering, de momento una sola línea, se desglosará cuando se cierre el número de asistentes.
El diccionario de la EDT
En proyectos algo mayores, añade una hoja “Diccionario”: para cada paquete, descripción, entregable, responsable, supuestos y criterio de aceptación. Evita malentendidos del tipo “creía que los audiovisuales iban incluidos con la sala”.
La EDT y el resto de herramientas
- Los paquetes de trabajo se convierten en las filas del diagrama de Gantt, donde se añaden fechas y dependencias.
- Quién hace y quién aprueba cada paquete va en la matriz RACI.
- Los riesgos de cada rama pasan a la matriz de riesgos.
- Los hitos se presentan con la línea de tiempo del proyecto y el seguimiento general en la plantilla de gestión de proyectos.
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Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia la EDT de una lista de tareas?
La lista recoge tareas sueltas; la EDT organiza todo el alcance por niveles y cumple la regla del 100 %, por lo que sirve para estimar y controlar el presupuesto.
¿Cuántos niveles debe tener?
Para proyectos pequeños bastan dos o tres. Se desglosa más cuando un elemento es demasiado grande para asignarlo o estimarlo.
¿EDT y WBS son lo mismo?
Sí: EDT es el término en español de la Work Breakdown Structure.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. LEN, SUBSTITUTE, REPT y SUMIFS se comportan igual que en Excel.