Modelo de Notion para freelancers: clientes, projetos, horas e cobranças em um só lugar

Um modelo de Notion para freelancers organiza o trabalho em cinco bancos de dados relacionados: clientes, leads, projetos, horas trabalhadas e cobranças. Cada sessão de trabalho fica ligada a um projeto, cada projeto a um cliente, e o Notion calcula as horas faturáveis, o que ainda falta cobrar e quais pagamentos estão atrasados. Este guia mostra como montar o modelo propriedade por propriedade e onde o Notion não substitui o sistema de emissão de notas.

A estrutura: cinco bancos de dados

Crie cada banco como página inteira e adicione as propriedades de relação marcando a opção de exibir também no banco relacionado, para que o vínculo funcione nos dois sentidos.

Registro de horas

O Notion não tem cronômetro nativo; registra-se o início e o fim de cada sessão. Uma fórmula calcula as horas:

dateBetween(prop("Fim"), prop("Início"), "minutes") / 60

Em Projetos, um rollup soma as horas marcadas como faturáveis. Um botão “Nova sessão” cria o registro já com o projeto e a hora de início. Se o cliente pedir o relatório de horas, exporte a visualização do mês em CSV.

Quanto falta cobrar

Em Projetos, uma fórmula calcula o valor pendente conforme o modelo:

if(prop("Modelo") == "Por hora", prop("Horas faturáveis") * prop("Valor da hora"), prop("Orçamento")) - prop("Já cobrado")

O valor da hora vem do cliente por rollup, e “Já cobrado” é a soma das cobranças vinculadas. Uma visualização filtrada por “falta cobrar > 0” vira a lista do fechamento do mês. Para definir o preço da hora, use a planilha de precificação de serviços.

Pagamentos em atraso

Em Cobranças, uma fórmula marca os atrasos:

if(prop("Status") != "Paga" and prop("Vencimento") < now(), "Atrasada", "")

Inclua os dias de atraso com dateBetween(now(), prop("Vencimento"), "days") e uma visualização “Cobrar” ordenada pelo atraso. Em Clientes, um rollup soma o valor vencido para mostrar quem costuma pagar tarde.

Visualizações para usar toda semana

• Funil: quadro de leads por etapa com o próximo contato.
• Esta semana: projetos em andamento e sessões da semana.
• Horas por cliente no mês: lista agrupada por cliente, filtrada pelo mês atual, com soma de horas.
• A cobrar e Cobrar atrasados: as duas visões de dinheiro para abrir toda sexta-feira.
• Painel: uma página inicial reunindo essas visualizações.

Exemplo de fechamento do mês

Dez minutos na sexta mostram o que cobrar, de quem cobrar e de onde vem o próximo projeto.

O limite: nota fiscal e documentos fiscais

O Notion é ótimo para acompanhar, mas não emite documento fiscal. A nota fiscal de serviço é emitida no sistema oficial aplicável ao seu caso, e as regras variam conforme o enquadramento (MEI, Simples Nacional ou outro) e o município. Emita a nota no sistema correto, registre o número dela na cobrança do Notion e tire dúvidas tributárias com um contador.

Dados de clientes e LGPD

O espaço guarda dados pessoais de clientes e contatos: mantenha só o necessário, limite o compartilhamento e apague leads inativos depois de um prazo razoável, em linha com a LGPD. Veja outros guias em Notion para negócios e freelancers e Sistemas no Notion.

Perguntas frequentes

Dá para emitir nota fiscal pelo Notion?

Não. O Notion serve para organizar e acompanhar; a nota fiscal é emitida no sistema oficial correspondente, e o número dela pode ser anotado no Notion.

Como registrar horas sem cronômetro?

Anote início e fim e deixe a fórmula calcular, ou use um aplicativo de controle de tempo e importe o CSV.

Preciso de um plano pago do Notion?

Bancos de dados, relações, rollups e fórmulas descritos aqui estão disponíveis no Notion; alguns recursos avançados dependem do plano. Confira a página de preços atual do Notion.

Quanto tempo leva para montar?

Uma a duas horas para os cinco bancos e as visualizações principais, com ajustes no primeiro mês.