Planilha 5W2H: como montar um plano de ação com responsáveis, prazos e custos
Planilha 5W2H para plano de ação: as sete perguntas, como escrever ações concretas, fórmulas de andamento e atraso, e o exemplo de um pet shop que reduz as faltas nos agendamentos de banho e tosa.
A planilha 5W2H transforma uma meta ou um problema em um plano de ação concreto, respondendo a sete perguntas para cada ação: o quê (what), por quê (why), quem (who), quando (when), onde (where), como (how) e quanto custa (how much). No Excel ou no Google Sheets, ela também calcula o andamento do plano e destaca as ações atrasadas. Este guia mostra as colunas, como escrever boas ações e um exemplo completo.
As colunas da 5W2H
| Coluna | Pergunta | Exemplo |
|---|---|---|
| O quê | Qual é a ação concreta? | Enviar lembrete pelo WhatsApp um dia antes do horário |
| Por quê | Que problema ela resolve? | Reduzir as faltas sem aviso |
| Quem | Um responsável | Atendente |
| Quando | Prazo | 10 de novembro |
| Onde | Setor, unidade, canal | Agenda do banho e tosa |
| Como | Passos principais | Criar mensagem padrão, enviar às 17 h, registrar confirmações |
| Quanto | Custo previsto | R$ 0 |
| Status | A fazer, fazendo, feito | Fazendo |
Como escrever ações que saem do papel
- Comece com um verbo e seja específico: “Cobrar sinal via Pix nos agendamentos de sábado” em vez de “Melhorar a agenda”.
- Um único responsável, mesmo que outras pessoas ajudem; os papéis detalhados podem ir para a matriz RACI.
- Uma data exata, nunca “em breve”.
- Um jeito de medir: concluir a ação não basta, é preciso ver o problema diminuir.
Fórmulas de acompanhamento
- Atrasada:
=SE(E([@Status]<>"Feito";[@Quando]<HOJE());"Atrasada";""), em vermelho. - Percentual concluído:
=CONT.SE(Plano[Status];"Feito")/CONT.VALORES(Plano[OQue]) - Custo total:
=SOMA(Plano[Quanto]); por responsável:=SOMASES(Plano[Quanto];Plano[Quem];A2) - Ações abertas por pessoa:
=CONT.SES(Plano[Quem];A2;Plano[Status];"<>Feito")
Exemplo: pet shop reduz as faltas no banho e tosa
15 % dos horários agendados ficam vagos porque o cliente não aparece nem avisa. Meta: menos de 7 % em dois meses.
| O quê | Quem | Quando | Quanto |
|---|---|---|---|
| Lembrete pelo WhatsApp um dia antes | Atendente | 10/11 | R$ 0 |
| Sinal via Pix nos agendamentos de sábado | Gerente | 15/11 | R$ 0 |
| Lista de espera para encaixar horários vagos | Atendente | 20/11 | R$ 0 |
| Pacote mensal com desconto para clientes fixos | Dono | 30/11 | Desconto de 10 % |
| Medir a taxa de faltas toda semana | Atendente | Desde 10/11 | R$ 0 |
Quase todas as ações custam pouco ou nada; o desconto do pacote é compensado pela agenda garantida. A última ação não melhora nada sozinha, mas é ela que mostra se o plano funciona: se após seis semanas as faltas continuarem acima de 10 %, a equipe revisa as causas antes de criar novas medidas.
Leve o plano para a rotina
- Revise na reunião semanal e registre as decisões no modelo de ata de reunião.
- As tarefas do dia vão para a planilha de controle de tarefas ou para o quadro Kanban.
- Se as ações se acumularem, priorize com a matriz de Eisenhower.
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Perguntas frequentes
Qual a diferença entre 5W1H e 5W2H?
O 5W1H tem seis perguntas; o 5W2H acrescenta “quanto custa”, útil quando o plano precisa de orçamento.
5W2H serve para projetos grandes?
Serve melhor para planos de ação objetivos. Projetos grandes pedem também escopo, cronograma e orçamento detalhados, com ferramentas como a EAP e o Gantt.
Com que frequência atualizar a planilha?
Toda semana, em uma reunião curta, até a meta ser atingida.
Funciona no Google Sheets?
Sim. COUNTIF, COUNTIFS, SUMIFS e formatação condicional funcionam da mesma forma.