Livro caixa em Excel: como fazer, fórmulas de saldo e conferência do caixa
Como montar um livro caixa em Excel: colunas, saldo acumulado por conta (caixa e banco), alertas, resumo mensal por categoria, conferência do caixa por cédulas e moedas e quem precisa manter o livro caixa.
Resposta rápida: o livro caixa registra, em ordem cronológica, todas as entradas e saídas de dinheiro do negócio, com data, histórico, documento, valor e saldo após cada lançamento. No Excel, basta uma tabela com colunas de entrada, saída e conta (caixa ou banco), uma fórmula de saldo acumulado por conta com SOMASES, um resumo mensal por categoria e uma planilha de conferência para contar cédulas e moedas no fim do dia.
Para pequenas empresas do Simples Nacional, profissionais autônomos e pequenos comércios, o livro caixa é a base do controle financeiro e de várias obrigações. Os números dos exemplos são ilustrativos; confirme com seu contador o formato exigido no seu caso.
Quem precisa manter livro caixa
| Situação | O que se aplica |
|---|---|
| ME e EPP no Simples Nacional | A lei do Simples exige manter livro caixa com a movimentação financeira e bancária, além de outras obrigações acessórias. |
| Profissional autônomo pessoa física | Pode escriturar o livro caixa para deduzir despesas da atividade no carnê-leão, conforme as regras da Receita Federal. |
| MEI | Tem obrigação simplificada (relatório mensal de receitas brutas); o livro caixa não é exigido, mas ajuda muito no controle. |
| Empresas com contabilidade completa | A escrituração contábil cobre o caixa; uma planilha de livro caixa pode servir como controle gerencial. |
Colunas do livro caixa
| Coluna | Conteúdo |
|---|---|
| A Data | Dia do lançamento |
| B Histórico | Descrição: venda, compra, pagamento de fornecedor, depósito… |
| C Documento | Número da nota fiscal, recibo ou comprovante |
| D Categoria | Vendas, compras, despesas fixas, impostos, retiradas, transferências |
| E Entrada | Valor que entrou |
| F Saída | Valor que saiu |
| G Saldo da conta | Saldo acumulado da conta do lançamento |
| H Conta | Caixa (dinheiro físico) ou Banco |
Todo lançamento deve ter comprovante. Pagamentos em Pix, boleto e cartão também entram, na conta Banco; vendas em dinheiro, na conta Caixa.
Fórmulas do livro caixa
Com os saldos iniciais lançados como entradas na primeira data, use (Excel em português, separador ponto e vírgula):
- Saldo acumulado da conta (G5, copiar para baixo):
=SOMASES($E$5:E5;$H$5:H5;H5)-SOMASES($F$5:F5;$H$5:H5;H5)— soma tudo o que entrou e saiu daquela conta até a linha atual. - Alerta de caixa negativo (I5):
=SE(E(H5="Caixa";G5<0);"Caixa negativo: conferir";"") - Alerta de lançamento duplo (J5):
=SE(E(E5<>"";F5<>"");"Use só Entrada ou Saída";"")
O caixa físico nunca pode ficar negativo: se a planilha mostrar isso, falta registrar uma entrada ou um pagamento foi lançado antes do recebimento que o permitiu.
Exemplo de lançamentos
| Data | Histórico | Conta | Entrada | Saída | Saldo da conta |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/03 | Saldo inicial | Caixa | 500,00 | 500,00 | |
| 01/03 | Saldo inicial | Banco | 6.000,00 | 6.000,00 | |
| 02/03 | Venda NF 1021 (dinheiro) | Caixa | 350,00 | 850,00 | |
| 02/03 | Venda NF 1022 (Pix) | Banco | 1.280,00 | 7.280,00 | |
| 03/03 | Compra de material (boleto) | Banco | 940,00 | 6.340,00 | |
| 03/03 | Depósito do caixa no banco | Caixa | 600,00 | 250,00 | |
| 03/03 | Depósito do caixa no banco | Banco | 600,00 | 6.940,00 |
O depósito do caixa no banco aparece duas vezes — saída do Caixa e entrada no Banco — com a categoria “Transferência”, para não ser contado como receita nem como despesa. No fim do dia 3, o dinheiro físico deve somar R$ 250,00.
Conferência do caixa
Uma aba de conferência com cédulas e moedas agiliza a contagem:
| Valor | Quantidade | Total |
|---|---|---|
| R$ 100 | 1 | 100,00 |
| R$ 50 | 2 | 100,00 |
| R$ 20 | 2 | 40,00 |
| R$ 10 | 1 | 10,00 |
| Total contado | 250,00 |
Inclua todas as cédulas e moedas em circulação (R$ 200, 100, 50, 20, 10, 5, 2, R$ 1, 0,50, 0,25, 0,10, 0,05). O total de cada linha é =Valor*Quantidade. Ao lado, coloque o saldo do Caixa segundo o livro e a diferença; diferenças devem ser explicadas e, se persistirem, lançadas com comprovante interno, nunca corrigidas apagando lançamentos antigos.
Resumo mensal por categoria
Em outra aba, com o dia 1 do mês em B1 e as categorias na coluna A:
- Entradas do mês:
=SOMASES(Livro!$E:$E;Livro!$D:$D;$A4;Livro!$A:$A;">="&$B$1;Livro!$A:$A;"<"&DATAM($B$1;1)) - Saídas do mês: mesma fórmula na coluna F.
- Resultado de caixa do mês: entradas − saídas, desconsiderando a categoria Transferência.
O livro caixa mostra o dinheiro que entrou e saiu (regime de caixa). Para saber se o negócio deu lucro no mês, use também a DRE gerencial em Excel, que segue o regime de competência; para acompanhar o faturamento por vendedor e canal, veja a planilha de controle de vendas.
Boas práticas
- Lançar todo dia, com o comprovante na mão.
- Separar contas pessoais e da empresa; retiradas do dono entram como “Retirada / pró-labore”.
- Conferir o banco com o extrato pelo menos uma vez por semana.
- Fechar o mês: salvar uma cópia em PDF do livro do mês, assinada, e começar o mês seguinte com os saldos finais.
- Guardar os comprovantes pelo prazo indicado pelo seu contador.
Perguntas frequentes
Livro caixa e fluxo de caixa são a mesma coisa?
O livro caixa registra o que já aconteceu. O fluxo de caixa projetado olha para frente, estimando entradas e saídas dos próximos meses. Um alimenta o outro.
Posso fazer o livro caixa no Google Sheets?
Sim. O histórico de versões mostra quem alterou cada célula, útil quando mais de uma pessoa lança. Os nomes das funções seguem o idioma da planilha.
Preciso registrar vendas no cartão no livro caixa?
Sim, na conta Banco, na data em que o dinheiro cai na conta e pelo valor líquido recebido; a taxa da maquininha pode ser lançada como despesa para manter o histórico completo.
O que fazer com uma diferença no caixa?
Revise os comprovantes do dia e os depósitos. Se a diferença persistir, registre-a com um comprovante interno e acompanhe se ela se repete.
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