Planilha de pedido de compra: modelo de pedido, mapa de cotação, controle de pedidos e conferência com a nota fiscal
Como montar uma planilha de pedido de compra no Excel: mapa de cotação para comparar fornecedores pelo custo total, modelo de pedido com itens, frete, prazos e condições de pagamento, numeração automática, controle de pedidos com status e conferência entre pedido, nota fiscal e recebimento, com exemplo de uma loja de roupas.
Resposta rápida: uma planilha de pedido de compra organiza três etapas: a cotação (comparar fornecedores pelo custo total, não só pelo preço unitário), o pedido enviado ao fornecedor escolhido (itens, quantidades, preços, frete, prazo de entrega e condição de pagamento) e o controle de pedidos (status, previsão de entrega e conferência com a nota fiscal e o recebimento). A fórmula básica de cada item do pedido é:
=Quantidade*PreçoUnitário*(1-Desconto)
A seguir estão a estrutura, as fórmulas em português e um exemplo de uma loja de roupas. Os valores são fictícios.
Etapa 1: mapa de cotação
Antes de pedir, compare propostas na mesma base. Para cada fornecedor, registre preço unitário, frete (CIF, incluso no preço, ou FOB, por conta do comprador), prazo de entrega e condição de pagamento, e calcule o custo total:
| Fornecedor | Preço un. | Qtd. | Subtotal | Frete | Custo total | Pagamento | Entrega |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A | R$ 18,50 | 200 | R$ 3.700 | FOB R$ 180 | R$ 3.880 | 28 dias | 10 dias |
| B | R$ 19,20 | 200 | R$ 3.840 | CIF (incluso) | R$ 3.840 | 28/56 dias | 7 dias |
| C | R$ 17,90 | 200 | R$ 3.580 | FOB R$ 350 | R$ 3.930 | à vista | 15 dias |
O fornecedor C tem o menor preço unitário, mas o mais alto custo total e pagamento à vista. O B sai mais barato no total e ainda divide em 28/56 dias, o que ajuda o caixa. Fórmulas: custo total =D5+E5; melhor custo =ÍNDICE(Fornecedores;CORRESP(MÍNIMO(CustoTotal);CustoTotal;0)). Confirme sempre se os preços incluem impostos destacados na nota (como IPI) e o frete.
Etapa 2: o modelo de pedido
Cabeçalho: dados da sua empresa (razão social, CNPJ, endereço de entrega), dados do fornecedor, número do pedido, data, prazo de entrega combinado, condição de pagamento, tipo de frete e contato responsável.
Número automático a partir do controle: ="PC-"&ANO(HOJE())&"-"&TEXTO(CONT.SES(Pedidos[Ano];ANO(HOJE()))+1;"000"). Digite a data do pedido (não use HOJE(), que muda ao reabrir o arquivo).
| Coluna | Conteúdo | Fórmula |
|---|---|---|
| Código | Do seu cadastro de produtos | Lista suspensa |
| Descrição | Automática | =PROCX(A14;Produtos[Código];Produtos[Descrição];"") |
| Quantidade, unidade | Ex.: 200 un | |
| Preço unitário | Da cotação aprovada | |
| Desconto % | Se negociado | |
| Total do item | =SE(A14="";"";C14*E14*(1-F14)) |
Exemplo de pedido ao fornecedor B
| Item | Qtd. | Preço un. | Total |
|---|---|---|---|
| Camiseta básica algodão (P/M/G) | 200 | R$ 19,20 | R$ 3.840,00 |
| Regata básica (P/M/G) | 80 | R$ 16,50 | R$ 1.320,00 |
| Total do pedido | R$ 5.160,00 | ||
| Frete | CIF (incluso) | ||
| Pagamento 28/56 dias | 2 × R$ 2.580,00 | ||
No rodapé, inclua as instruções: “Informar o número do pedido na nota fiscal”, “Entrega de segunda a sexta, das 9h às 17h”, “Mercadoria em desacordo com o pedido poderá ser recusada”. Envie o pedido em PDF e peça confirmação por escrito com a data de entrega.
Etapa 3: controle de pedidos
Na tabela Pedidos, uma linha por pedido: Número, Ano, Data, Fornecedor, Valor, Previsão de entrega, Status (enviado, confirmado, entregue parcial, entregue, faturado, pago), Número da NF, Vencimentos.
- Atrasados:
=SE(E(OU([@Status]="enviado";[@Status]="confirmado");HOJE()>[@[Previsão de entrega]]);"ATRASADO";"") - Compras do mês por fornecedor:
=SOMASES(Pedidos[Valor];Pedidos[Fornecedor];A2;Pedidos[Data];">="&InícioMês;Pedidos[Data];"<="&FIMMÊS(InícioMês;0)) - Prazo médio de entrega real por fornecedor, para usar nas próximas cotações.
As parcelas geradas pelos pedidos vão para a planilha de contas a pagar, e o total previsto por mês entra no fluxo de caixa projetado.
Etapa 4: conferência pedido x nota fiscal x recebimento
Ao receber a mercadoria, confira três documentos antes de aprovar o pagamento:
- Pedido: o que foi combinado (itens, quantidades, preços, condições).
- Nota fiscal: o que foi faturado (itens, quantidades, valores, impostos, vencimentos).
- Recebimento: o que chegou de fato (contagem, avarias).
Uma aba de conferência com as três quantidades lado a lado e a diferença =Pedido-Recebido e =Faturado-Recebido mostra na hora faltas ou cobranças a mais. Depois da conferência, dê entrada no estoque pela planilha de controle de estoque.
Erros comuns
- Comparar só o preço unitário, ignorando frete e prazo de pagamento.
- Pedido sem número, que dificulta conferir notas e cobranças.
- Combinar condições só por telefone, sem confirmação escrita.
- Pagar a nota sem conferir o recebimento.
- Não acompanhar prazos, descobrindo o atraso só quando falta mercadoria.
Perguntas frequentes
Pedido de compra e ordem de compra são a mesma coisa?
Na prática, sim: são nomes usados para o documento em que a empresa formaliza ao fornecedor o que quer comprar e em que condições.
Quantas cotações devo fazer?
Para compras recorrentes e relevantes, três propostas é uma referência comum. Para itens pequenos ou fornecedores já homologados, uma checagem periódica de preço pode bastar.
Funciona no Google Planilhas?
Sim. PROCX, SOMASES, CONT.SES, ÍNDICE, CORRESP e FIMMÊS existem em português; exporte o pedido em PDF pelo menu Arquivo.
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