Offene-Posten-Liste in Excel: Forderungen überwachen, Fälligkeiten und Altersstruktur
Offene-Posten-Liste (OP-Liste) in Excel für Kundenforderungen: Spalten, Fälligkeit, Tage überfällig, Altersstruktur mit SUMMEWENNS, Mahnstufen und ein Rechenbeispiel mit acht Rechnungen zum Stichtag 06.11.2026.
Eine Offene-Posten-Liste (OP-Liste) in Excel führt alle Ausgangsrechnungen auf, die noch nicht vollständig bezahlt sind: Rechnungsnummer, Kunde, Rechnungsdatum, Zahlungsziel, Fälligkeit, Betrag, Zahlungseingang und offener Rest. Formeln berechnen, wie viele Tage ein Posten überfällig ist, ordnen ihn einer Altersklasse zu (nicht fällig, 1–30, 31–60, 61–90, über 90 Tage) und zeigen, wen Sie zuerst anrufen oder mahnen sollten. Für kleine Unternehmen ohne eigenes Debitorenmanagement ist sie das einfachste Werkzeug, um Liquidität nicht bei Kunden liegen zu lassen.
Der Beitrag gehört zur Rubrik Buchhaltung, Einnahmen & Ausgaben. Die Rechnungen selbst erstellen Sie mit der Rechnungsvorlage in Excel; die erwarteten Zahlungseingänge fließen in die Liquiditätsplanung.
Aufbau der OP-Liste
| Spalte | Inhalt | Formel |
|---|---|---|
| A – Rechnungsnr. | Eindeutige Nummer | — |
| B – Kunde | Name oder Kundennummer | — |
| C – Rechnungsdatum | Ausstellungsdatum | — |
| D – Zahlungsziel | Tage, z. B. 14 oder 30 | — |
| E – Fälligkeit | Datum | =C2+D2 |
| F – Betrag brutto | Rechnungsbetrag | — |
| G – Bezahlt | Summe der Zahlungseingänge | =SUMMEWENNS(Zahlungen!C:C;Zahlungen!B:B;A2) |
| H – Offen | Restbetrag | =F2-G2 |
| I – Tage überfällig | Zum Stichtag in $M$1 | =WENN(H2<=0;"";$M$1-E2) |
| J – Altersklasse | Gruppe | siehe unten |
| K – Mahnstufe | Nächster Schritt | siehe unten |
In M1 steht der Stichtag, entweder fest (für Monatsabschlüsse) oder =HEUTE(). Das Blatt Zahlungen erfasst jeden Zahlungseingang mit Datum, Rechnungsnummer und Betrag – so bleiben Teilzahlungen nachvollziehbar.
Altersklasse
=WENN(H2<=0;"bezahlt";WENN(I2<=0;"nicht fällig";WENN(I2<=30;"1–30";WENN(I2<=60;"31–60";WENN(I2<=90;"61–90";"über 90")))))
In Excel 2019/365 lässt sich das mit WENNS übersichtlicher schreiben. Wichtig ist, dass die Texte exakt mit den Bezeichnungen in der Auswertung übereinstimmen.
Mahnstufe als interne Regel
=WENN(ODER(H2<=0;I2<=0);"";WENN(I2>30;"2. Mahnung";WENN(I2>14;"1. Mahnung";"Zahlungserinnerung")))
Die Schwellen (14 und 30 Tage) sind ein Beispiel für eine interne Vorgehensweise und keine gesetzliche Vorgabe; passen Sie sie an Ihre Kundenbeziehungen an.
Rechenbeispiel: Stichtag 06.11.2026
| Rechnung | Kunde | Datum | Ziel | Fällig | Betrag | Bezahlt | Offen | Tage überf. | Klasse |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| RE-2026-094 | Schulz e.K. | 10.07.2026 | 14 | 24.07.2026 | 476,00 € | 0,00 € | 476,00 € | 105 | über 90 |
| RE-2026-101 | Müller GmbH | 01.08.2026 | 30 | 31.08.2026 | 2.380,00 € | 0,00 € | 2.380,00 € | 67 | 61–90 |
| RE-2026-108 | Schneider KG | 15.08.2026 | 14 | 29.08.2026 | 1.190,00 € | 500,00 € | 690,00 € | 69 | 61–90 |
| RE-2026-115 | Becker & Co. | 05.09.2026 | 30 | 05.10.2026 | 3.570,00 € | 0,00 € | 3.570,00 € | 32 | 31–60 |
| RE-2026-122 | Wagner OHG | 20.09.2026 | 30 | 20.10.2026 | 952,00 € | 952,00 € | 0,00 € | — | bezahlt |
| RE-2026-127 | Hoffmann AG | 10.10.2026 | 14 | 24.10.2026 | 1.785,00 € | 0,00 € | 1.785,00 € | 13 | 1–30 |
| RE-2026-133 | Koch GmbH | 20.10.2026 | 30 | 19.11.2026 | 4.165,00 € | 0,00 € | 4.165,00 € | −13 | nicht fällig |
| RE-2026-138 | Müller GmbH | 02.11.2026 | 30 | 02.12.2026 | 595,00 € | 0,00 € | 595,00 € | −26 | nicht fällig |
Die Kundennamen sind frei erfunden.
Altersstruktur der offenen Posten
| Klasse | Formel | Offen | Anteil |
|---|---|---|---|
| nicht fällig | =SUMMEWENNS($H:$H;$J:$J;"nicht fällig") |
4.760,00 € | 34,8 % |
| 1–30 Tage | =SUMMEWENNS($H:$H;$J:$J;"1–30") |
1.785,00 € | 13,1 % |
| 31–60 Tage | =SUMMEWENNS($H:$H;$J:$J;"31–60") |
3.570,00 € | 26,1 % |
| 61–90 Tage | =SUMMEWENNS($H:$H;$J:$J;"61–90") |
3.070,00 € | 22,5 % |
| über 90 Tage | =SUMMEWENNS($H:$H;$J:$J;"über 90") |
476,00 € | 3,5 % |
| Summe | =SUMME(H:H) |
13.661,00 € | 100 % |
Auswertung: Von 13.661 € offenen Forderungen sind 8.901 € (65,2 %) bereits überfällig. Die größten Hebel sind Becker & Co. (3.570 €, 32 Tage) und Müller GmbH: Dort ist nicht nur RE-2026-101 seit 67 Tagen offen, sondern mit RE-2026-138 kommen weitere 595 € hinzu – insgesamt 2.975 €. Bevor dieser Kunde neue Ware erhält, lohnt ein Gespräch. Pro Kunde summieren Sie mit =SUMMEWENNS($H:$H;$B:$B;"Müller GmbH") oder einer Pivot-Tabelle mit Kunde in den Zeilen und Altersklasse in den Spalten.
Rechtlicher Rahmen kurz erklärt
Nach § 286 BGB gerät ein Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug; gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist. Eine Mahnung nach Fälligkeit kann den Verzug auch früher auslösen. Für Verzugszinsen sieht § 288 BGB 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz vor, bei Geschäften ohne Verbraucherbeteiligung 9 Prozentpunkte, dazu im B2B-Bereich eine Pauschale von 40 €. Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung; im Einzelfall entscheiden Vertrag und konkrete Umstände.
Wer Zinsen in der Liste schätzen will, ergänzt eine Spalte mit =WENN(I2>0;H2*($N$1+9%)*I2/365;0), wobei N1 den aktuellen Basiszinssatz enthält und der Zinsbeginn je nach Fall vom Verzugseintritt abhängt, nicht automatisch von der Fälligkeit.
Routine, die Zahlungseingänge beschleunigt
- Wöchentlich abgleichen: Kontoauszug gegen die OP-Liste buchen, Teilzahlungen sofort erfassen.
- Vor Fälligkeit erinnern bei großen Beträgen – ein freundlicher Hinweis wirkt oft besser als eine spätere Mahnung.
- Zahlungsziele bewusst wählen: Neukunden eher 14 Tage, Stammkunden nach Erfahrung.
- Kreditlimit pro Kunde in einer Zusatzspalte und bedingte Formatierung, wenn die Summe offen das Limit übersteigt.
- Kontaktdaten griffbereit: Ansprechpartner Buchhaltung in der CRM-Vorlage hinterlegen.
- Formeln schützen: Berechnungsspalten sperren, wie in Excel-Formeln schützen beschrieben.
OP-Liste für Kreditoren
Dasselbe Prinzip funktioniert für Eingangsrechnungen: Lieferant statt Kunde, Fälligkeit und gegebenenfalls Skontofrist. Eine Spalte „Skonto bis” (=C2+Skontotage) zeigt, welche Rechnungen Sie früh bezahlen sollten, um Skonto zu nutzen.
Häufige Fragen
Warum Tage überfällig ab Fälligkeit und nicht ab Rechnungsdatum?
Das Rechnungsdatum sagt nichts über Zahlungsverzug aus. Eine Rechnung mit 30 Tagen Ziel ist am 20. Tag völlig in Ordnung, eine mit 14 Tagen Ziel nicht mehr.
Wie gehe ich mit Gutschriften um?
Erfassen Sie die Gutschrift als negative Zeile mit Bezug auf die Ursprungsrechnung oder als Zahlung im Blatt Zahlungen. So stimmt der offene Betrag.
Ersetzt die Excel-Liste die Buchhaltung?
Nein. Sie ist ein Steuerungswerkzeug. Maßgeblich für Abschluss und Steuer sind die Buchhaltung bzw. die EÜR und die Vorgaben Ihres Steuerberaters.
Funktioniert das in Google Sheets?
Ja. SUMMEWENNS, WENN, HEUTE und Pivot-Tabellen gibt es dort mit denselben deutschen Funktionsnamen.
Nächster Schritt: Exportieren Sie alle unbezahlten Rechnungen aus Ihrem Rechnungsprogramm, fügen Sie sie in die Tabelle ein, setzen Sie den Stichtag und rufen Sie heute die zwei größten Posten über 30 Tage an.