Kế hoạch nội dung bằng Excel: lịch đăng bài Facebook, TikTok, Zalo theo trụ cột nội dung và trạng thái
Cách lập kế hoạch nội dung (content plan) bằng Excel cho shop online: bảng lịch đăng bài theo kênh, trụ cột nội dung, trạng thái, cảnh báo trễ hạn, lịch tháng tự động bằng SEQUENCE và ví dụ chiến dịch 11/11, 12/12 trước Tết 2027.
Kế hoạch nội dung bằng Excel là bảng mỗi dòng một nội dung — ngày đăng, kênh (Facebook, TikTok, Zalo OA, website), trụ cột nội dung, định dạng, tiêu đề, người phụ trách và trạng thái — kèm một lịch tháng tự xếp nội dung vào đúng ngày. Với shop online và doanh nghiệp nhỏ, đây là cách đơn giản để không còn “nay đăng gì nhỉ”, biết bài nào đang trễ, và giữ cân bằng giữa bài chia sẻ giá trị với bài bán hàng.
Bài viết thuộc nhóm Kế hoạch & theo dõi marketing. Chi phí chạy quảng cáo cho các nội dung này được quản lý trong kế hoạch ngân sách marketing bằng Excel.
Sheet 1: Bảng kế hoạch nội dung
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| A – Ngày đăng | Ngày dự kiến |
| B – Thứ | =TEXT(A2,"dddd") |
| C – Kênh | Facebook, TikTok, Zalo OA, Website… (danh sách thả xuống) |
| D – Trụ cột | Giá trị, Sản phẩm, Khách hàng (danh sách thả xuống) |
| E – Định dạng | Video ngắn, ảnh, bài viết, livestream, tin nhắn OA |
| F – Chủ đề / tiêu đề | Ý tưởng cụ thể |
| G – Mục tiêu | Tiếp cận, tương tác, tin nhắn, đơn hàng |
| H – Người làm | Ai phụ trách |
| I – Trạng thái | Ý tưởng, Đang làm, Chờ duyệt, Đã lên lịch, Đã đăng |
| J – Cảnh báo | Công thức bên dưới |
| K – Link | Link bài sau khi đăng |
| L – Kết quả | Chỉ số chính (tin nhắn, đơn, lượt xem) |
Tạo danh sách thả xuống bằng Data → Data Validation → List để không có “FB”, “Face” và “Facebook” cùng tồn tại. Với Excel thiết lập vùng Việt Nam, thay dấu phẩy trong công thức bằng dấu chấm phẩy (;).
Cảnh báo trễ hạn
=IF(I2="Đã đăng","",IF(A2<TODAY(),"Trễ",IF(A2-TODAY()<=2,"Sắp đến hạn","")))
Tô đỏ “Trễ”, vàng “Sắp đến hạn” bằng Conditional Formatting: bài nào sắp đăng mà vẫn đang “Ý tưởng” sẽ hiện ra ngay.
Sheet 2: Lịch tháng tự động
Với Excel 365 hoặc Google Sheets, nhập ngày đầu tháng ở B1 và tạo lưới lịch bắt đầu từ thứ Hai:
=SEQUENCE(6,7,B1-WEEKDAY(B1,2)+1)
Định dạng ô là d để chỉ hiện số ngày. Ô bên dưới mỗi ngày liệt kê nội dung của ngày đó:
=TEXTJOIN(CHAR(10),TRUE,FILTER(KeHoach!$C$2:$C$500&": "&KeHoach!$F$2:$F$500,KeHoach!$A$2:$A$500=A3,""))
Bật Wrap Text là mỗi ô hiện “TikTok: Đếm ngược 11/11″… Phiên bản Excel cũ không có SEQUENCE/FILTER thì gõ ngày đầu và dùng =A3+1, phần bảng kế hoạch vẫn dùng bình thường.
Bước 1: Tần suất theo kênh
Chọn nhịp đăng mà đội ngũ duy trì được nhiều tháng, ví dụ trong 4 tuần:
| Kênh | Tần suất | Số nội dung |
|---|---|---|
| 3 bài/tuần | 12 | |
| TikTok | 3 video/tuần | 12 |
| Zalo OA | 1 tin/tuần | 4 |
| Livestream | Ngày sale | 2 |
| Tổng | 30 | |
Bước 2: Cân bằng trụ cột nội dung
Nếu chỉ đăng bài bán hàng, người theo dõi nhanh chán. Một tỷ lệ khởi điểm có thể là 40% giá trị (hướng dẫn, mẹo dùng sản phẩm), 30% sản phẩm/khuyến mãi, 30% khách hàng và hậu trường; điều chỉnh theo kết quả thực tế. Với 30 nội dung là 12 – 9 – 9. Kiểm tra bằng =COUNTIF($D$2:$D$31,"Sản phẩm")/COUNTA($D$2:$D$31).
Bước 3: Đưa các mốc mùa mua sắm vào trước
Cuối năm là mùa cao điểm: các ngày đôi 11/11 và 12/12, Black Friday (27/11/2026), Noel, rồi Tết Nguyên đán Đinh Mùi rơi vào thứ Bảy 06/02/2027. Nhập các mốc này trước, sau đó lấp nội dung xung quanh.
Ví dụ: tuần 9/11 – 15/11/2026 của một shop thời trang
| Ngày | Kênh | Trụ cột | Nội dung | Trạng thái (06/11) |
|---|---|---|---|---|
| T2 09/11 | Sản phẩm | Hé lộ ưu đãi 11/11 | Đang làm | |
| T3 10/11 | TikTok | Giá trị | 3 cách phối áo khoác mùa lạnh | Đang làm |
| T3 10/11 | Zalo OA | Sản phẩm | Nhắc khách cũ: mã ưu đãi riêng | Ý tưởng |
| T4 11/11 | Livestream | Sản phẩm | Live sale 11/11 lúc 20h | Ý tưởng |
| T5 12/11 | Khách hàng | Ảnh khách mặc đồ (đã xin phép) | Ý tưởng | |
| T6 13/11 | TikTok | Khách hàng | Hậu trường đóng đơn sau 11/11 | Ý tưởng |
| CN 15/11 | Giá trị | Bảng size và cách đo số đo tại nhà | Ý tưởng |
Đọc kế hoạch: tuần có ngày sale nên phần sản phẩm nhiều hơn bình thường, điều này chấp nhận được nếu các tuần còn lại nghiêng về giá trị và khách hàng. Việc cần làm ngay là chốt kịch bản livestream 11/11 — đây là nội dung quan trọng nhất tuần mà còn ở trạng thái “Ý tưởng”. Bài bảng size dùng lại được nhiều lần và giúp giảm đơn hoàn do sai size (xem file theo dõi đơn hàng).
Bước 4: Đo kết quả và học
Cuối tháng, điền cột Kết quả và so sánh theo kênh, trụ cột bằng =AVERAGEIFS(L:L,C:C,"TikTok",D:D,"Giá trị"). Nếu video hướng dẫn mang về nhiều tin nhắn hỏi mua hơn bài khuyến mãi, tháng sau tăng tỷ lệ nội dung giá trị. Đối chiếu tuần sale với doanh thu trong file quản lý bán hàng.
Thói quen giúp kế hoạch chạy đều
- Kho ý tưởng: một sheet riêng gom ý tưởng ở trạng thái “Ý tưởng” để không bao giờ bắt đầu từ trang trắng.
- Hạn nộp nội bộ: thêm cột “Ngày nộp duyệt” trước ngày đăng 2–3 ngày.
- Họp 15 phút mỗi tuần để cập nhật trạng thái và dời lịch các bài bị cảnh báo.
- Tái sử dụng: một bài hướng dẫn trên website có thể thành một video ngắn, một album ảnh và một tin Zalo OA.
- Xin phép khi dùng hình ảnh khách hàng và ghi chú lại trong cột ghi chú.
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng Excel hay công cụ hẹn giờ đăng bài?
Hai thứ làm việc khác nhau: Excel để lập kế hoạch và phối hợp, công cụ hẹn giờ (hoặc tính năng lên lịch của chính nền tảng) để đăng. Nhiều shop lập kế hoạch trong file rồi lên lịch đăng từ đó.
Nên lên kế hoạch trước bao lâu?
Phổ biến là chi tiết 1 tháng, phác thảo 2 tháng tiếp theo theo các mốc lớn như ra mắt sản phẩm, ngày sale, Tết.
Có dùng được trên Google Sheets không?
Được, và còn tiện để cả nhóm cùng sửa. SEQUENCE, FILTER, TEXTJOIN, COUNTIF đều có sẵn.
Bước tiếp theo: chọn kênh và tần suất, nhập các mốc 11/11, 12/12, Black Friday, Tết vào bảng, rồi điền nội dung cho đến khi mọi ngày trên lịch tháng đều có kế hoạch. Xem thêm tại Bán hàng online & quản lý kho.