File Excel quản lý phòng trọ: tính tiền điện nước, theo dõi hợp đồng, tiền cọc và công nợ

Trả lời nhanh: file Excel quản lý phòng trọ gồm các sheet: Phòng (số phòng, giá thuê, trạng thái), Người thuê – Hợp đồng (người đại diện, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tiền cọc), Chỉ số điện nước hằng tháng, Tính tiền (tiền phòng + điện + nước + dịch vụ) và Thu tiền (đã thu, còn nợ). Mỗi tháng chủ trọ chỉ cần nhập chỉ số đồng hồ mới, file tự tính tiền từng phòng, in phiếu báo và cho biết phòng nào chưa đóng, hợp đồng nào sắp hết hạn.

Hướng dẫn phù hợp với nhà trọ, căn hộ dịch vụ, ký túc xá mini từ vài phòng đến vài chục phòng. Đơn giá trong ví dụ chỉ để minh họa.

Cấu trúc file

Thông tin cá nhân của người thuê (số giấy tờ tùy thân, ảnh chụp giấy tờ) là dữ liệu cần bảo vệ: chỉ lưu những gì cần thiết, đặt mật khẩu cho file và không chia sẻ công khai.

Bước 1: Sheet cấu hình đơn giá

Đặt mọi đơn giá ở một chỗ để khi giá thay đổi chỉ sửa một ô: giá điện (đ/kWh), giá nước (đ/m³ hoặc đ/người), wifi, rác, gửi xe, vệ sinh chung. Đặt tên ô (Formulas > Define Name) như GiaDien, GiaNuoc để công thức dễ đọc.

Về giá điện, ngành điện có quy định riêng về áp giá bán lẻ điện sinh hoạt cho người thuê nhà; giá thu của người thuê cần phù hợp quy định hiện hành và thỏa thuận trong hợp đồng. Hãy kiểm tra quy định mới nhất trước khi đặt đơn giá.

Bước 2: Danh sách phòng và hợp đồng

Trong sheet HopDong, ngoài thông tin người thuê, thêm các cột công thức:

• Số ngày còn lại của hợp đồng: =[@[Ngày kết thúc]]-TODAY()
• Cảnh báo: =IF([@[Số ngày còn lại]]<0,"Đã hết hạn",IF([@[Số ngày còn lại]]<=30,"Sắp hết hạn",""))
• Trạng thái phòng trong sheet Phong: =IF(COUNTIFS(HopDong[Mã phòng],[@[Mã phòng]],HopDong[Ngày kết thúc],">="&TODAY(),HopDong[Ngày bắt đầu],"<="&TODAY())>0,"Đang thuê","Trống")

Tổng số phòng trống: =COUNTIF(Phong[Trạng thái],"Trống"); tỷ lệ lấp đầy: =1-Trống/Tổng số phòng. Theo dõi tỷ lệ lấp đầy theo tháng giúp biết khi nào nên điều chỉnh giá hoặc đăng tin tìm người thuê sớm hơn.

Bước 3: Nhập chỉ số điện nước hằng tháng

Sheet ChiSo là bảng có các cột: Tháng (ngày 1 của tháng), Mã phòng, Điện cũ, Điện mới, Nước cũ, Nước mới. Để không phải gõ lại chỉ số cũ, lấy tự động từ chỉ số mới của tháng trước:

=XLOOKUP(1,(ChiSo[Mã phòng]=[@[Mã phòng]])*(ChiSo[Tháng]=EDATE([@Tháng],-1)),ChiSo[Điện mới],"")

Công thức tương tự cho nước. Thêm cột kiểm tra: =IF([@[Điện mới]]<[@[Điện cũ]],"Kiểm tra lại","") để phát hiện nhập nhầm. Nên chụp ảnh đồng hồ khi chốt số và gửi kèm phiếu báo, tránh tranh cãi về sau. Nếu dùng Excel định dạng Việt Nam, đổi dấu phẩy thành dấu chấm phẩy trong công thức.

Bước 4: Tính tiền từng phòng

Ví dụ: phòng 101, tháng 10

Kiểm tra: 142 × 3.500 = 497.000; 3.500.000 + 497.000 + 100.000 + 130.000 = 4.227.000 đ.

Bước 5: Phiếu báo tiền phòng

Tạo sheet PhieuBao có bố cục như một tờ thông báo: tên nhà trọ, tháng, mã phòng, tên người đại diện, bảng chi tiết các khoản như ví dụ trên, tổng tiền, hạn đóng, thông tin chuyển khoản. Chỉ cần chọn tháng và mã phòng ở hai ô đầu trang, các ô còn lại dùng XLOOKUP lấy từ sheet TinhTien. Xuất PDF hoặc chụp màn hình gửi qua Zalo cho từng phòng.

Ghi nội dung chuyển khoản gợi ý theo mã phòng và tháng (ví dụ “P101 T10”) để đối chiếu nhanh khi tiền về tài khoản.

Bước 6: Thu tiền và công nợ

• Đã thu trong tháng của một phòng: =SUMIFS(ThuTien[Số tiền],ThuTien[Mã phòng],A2,ThuTien[Tháng],$B$1)
• Còn nợ: =Tổng phải thu-Đã thu
• Trạng thái: =IF(Còn_nợ<=0,"Đã đóng",IF(TODAY()>Hạn_đóng,"Quá hạn","Chưa đóng"))
• Tổng công nợ toàn nhà: =SUMIFS(TinhTien[Còn nợ],TinhTien[Còn nợ],">0")

Các khoản thu bằng tiền mặt nên ghi thêm vào sổ quỹ tiền mặt để số dư quỹ luôn khớp.

Bước 7: Tiền cọc và trả phòng

Khi người thuê trả phòng, lập bảng quyết toán: tiền cọc − tiền điện nước tháng cuối − chi phí sửa chữa hư hỏng (nếu có, theo hợp đồng) − tiền phòng còn nợ = số tiền hoàn lại. Ghi rõ từng khoản và chụp ảnh tình trạng phòng khi nhận và khi trả để có căn cứ. Tổng tiền cọc đang giữ: =SUMIFS(HopDong[Tiền cọc],HopDong[Ngày kết thúc],">="&TODAY()) — đây là tiền của người thuê, nên tách riêng, không tính vào doanh thu.

Báo cáo doanh thu và chi phí

Một bảng tổng hợp theo tháng gồm: tổng tiền phòng, tiền điện nước thu được, chi phí điện nước phải trả cho nhà cung cấp, chi phí sửa chữa, dọn dẹp, internet. Chênh lệch giữa tiền điện thu của người thuê và hóa đơn điện thực tế cũng nên theo dõi để phát hiện rò rỉ hoặc sai sót. Nếu muốn trình bày trực quan, có thể dựng một trang tổng quan theo hướng dẫn mẫu dashboard Excel.

Về thuế và thủ tục: hoạt động cho thuê nhà có nghĩa vụ thuế theo doanh thu và các thủ tục liên quan đến cư trú của người thuê. Quy định có thể thay đổi, hãy tham khảo cơ quan thuế và công an địa phương để thực hiện đúng.

Lỗi thường gặp

• Gõ lại chỉ số cũ bằng tay: dễ sai và lệch giữa các tháng.
• Đơn giá nằm rải rác trong công thức: khi giá đổi phải sửa hàng chục chỗ.
• Tính tiền cọc vào doanh thu.
• Không lưu lịch sử: xóa tháng cũ làm mất căn cứ khi có khiếu nại.
• Không có ảnh đồng hồ và biên bản bàn giao phòng.

Câu hỏi thường gặp

Có nên dùng Google Sheets để quản lý phòng trọ?

Có, nhất là khi có người quản lý hộ hoặc nhiều chủ cùng theo dõi. Các hàm XLOOKUP, SUMIFS, COUNTIFS, EDATE đều có trên Google Sheets và có thể nhập chỉ số ngay trên điện thoại.

Bao nhiêu phòng thì nên chuyển sang phần mềm?

Khi có nhiều cơ sở, cần gửi hóa đơn tự động hoặc cho người thuê tự xem công nợ, phần mềm quản lý nhà trọ sẽ tiện hơn. Với vài chục phòng, Excel vẫn đủ dùng nếu được cập nhật đều.

Có tách riêng chi tiêu cá nhân không?

Nên tách. Thu chi của nhà trọ để trong file này; chi tiêu gia đình theo dõi riêng bằng file Excel quản lý chi tiêu cá nhân.

Xem thêm trong nhóm Quản lý nhà cho thuê.