Gestion locative sur Excel : suivi des loyers, révision IRL, régularisation des charges et rentabilité
Organiser sa gestion locative sur Excel quand on est bailleur particulier : fiche des biens et des baux, suivi mensuel des loyers et des impayés, révision annuelle selon l'IRL, régularisation des charges, dépôt de garantie, rentabilité brute et nette, avec des exemples chiffrés.
Réponse rapide : pour gérer ses locations sur Excel, un bailleur particulier a besoin de quatre onglets : Biens et baux (adresse, locataire, loyer hors charges, provisions, date de révision, dépôt de garantie), Encaissements (loyer dû et loyer reçu chaque mois, avec repérage automatique des impayés), Dépenses (taxe foncière, assurance, copropriété, travaux, en distinguant les charges récupérables) et un Tableau de bord (loyers encaissés, impayés, rentabilité). Quelques formules suffisent pour calculer la révision annuelle selon l’IRL, la régularisation des charges et la rentabilité nette de chaque bien.
Ce guide décrit la structure du fichier et les calculs, avec des exemples chiffrés fictifs. Il ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal : les règles locatives évoluent et certaines villes encadrent les loyers.
Onglet 1 : Biens et baux
| Colonne | Exemple | Utilité |
|---|---|---|
| Réf. bien | LYO-T2 | Clé utilisée dans tous les onglets |
| Type de location | Vide / meublée | Règles différentes (durée du bail, dépôt de garantie) |
| Locataire | M. X | |
| Date d’effet du bail | 01/09/2025 | Sert à la révision annuelle |
| Loyer hors charges | 720 € | |
| Provisions sur charges | 60 € | Régularisées chaque année |
| Dépôt de garantie | 720 € | À restituer en fin de bail |
| Trimestre IRL de référence | Celui indiqué dans le bail | Pour la révision |
| Prochaine révision | 01/09/2026 | =MOIS.DECALER(DateEffet;12*(ANNEE(AUJOURDHUI())-ANNEE(DateEffet)+1)), à ajuster si la date est déjà passée dans l’année |
Pour rappel, la loi de 1989 plafonne le dépôt de garantie à un mois de loyer hors charges pour une location vide et à deux mois pour une location meublée à titre de résidence principale. Vérifiez les règles applicables à votre bail.
Onglet 2 : Encaissements et impayés
Une ligne par bien et par mois : Mois, Réf. bien, Loyer dû (loyer + provisions), Montant reçu, Date de réception, Écart, Statut.
- Loyer dû :
=RECHERCHEX([@Réf];Baux[Réf];Baux[Loyer HC])+RECHERCHEX([@Réf];Baux[Réf];Baux[Provisions]) - Écart :
=[@Reçu]-[@Dû] - Statut :
=SI([@Reçu]>=[@Dû];"Payé";SI([@Reçu]>0;"Partiel";"IMPAYÉ")) - Jours de retard :
=SI([@Statut]="Payé";MAX(0;[@[Date réception]]-[@Échéance]);AUJOURDHUI()-[@Échéance])
Mettez la colonne Statut en couleur (vert, orange, rouge) et créez un filtre « IMPAYÉ » : vous voyez immédiatement qui relancer. Un rappel courtois dès les premiers jours de retard règle la plupart des situations ; en cas d’impayé durable, renseignez-vous sur la procédure et sur votre assurance loyers impayés si vous en avez une.
Lorsqu’un locataire le demande, le bailleur doit lui remettre gratuitement une quittance de loyer. Le tableau des encaissements vous donne toutes les informations pour l’établir (période, loyer, charges, date de paiement).
Onglet 3 : Dépenses et charges récupérables
Notez chaque dépense avec : Date, Réf. bien, Catégorie (taxe foncière, assurance propriétaire non occupant, copropriété, entretien, travaux, frais de gestion, intérêts d’emprunt…), Montant et une colonne Récupérable (oui/non). Les charges récupérables (une partie des charges de copropriété, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, certains entretiens) peuvent être refacturées au locataire selon la liste réglementaire ; les autres restent à la charge du propriétaire.
Total des charges récupérables de l’année pour un bien : =SOMME.SI.ENS(Depenses[Montant];Depenses[Réf];"LYO-T2";Depenses[Récupérable];"oui";Depenses[Année];2026). Pour suivre vos dépenses avec plus de détails, inspirez-vous du suivi des dépenses sur Excel.
Révision annuelle du loyer selon l’IRL
Si le bail contient une clause de révision, le loyer peut être révisé une fois par an selon l’indice de référence des loyers (IRL) publié chaque trimestre par l’Insee :
Nouveau loyer = Loyer actuel × IRL du trimestre de référence le plus récent ÷ IRL du même trimestre de l’année précédente
Dans Excel : =ARRONDI(LoyerHC*IRL_nouveau/IRL_ancien;2).
Exemple avec des valeurs d’indice fictives : loyer de 720 €, IRL de référence passé de 140,00 à 143,50 → 720 × 143,50 ÷ 140,00 = 738,00 € hors charges. Prenez toujours les valeurs officielles publiées par l’Insee pour le trimestre prévu au bail. Selon le logement (classe énergétique, zone d’encadrement), des restrictions à la hausse peuvent s’appliquer : vérifiez-les avant d’appliquer la révision.
Régularisation annuelle des charges
Chaque année, comparez les provisions versées par le locataire avec les charges récupérables réellement payées :
- Provisions versées : 60 € × 12 = 720 €
- Charges récupérables réelles : 690 €
- Solde : 720 − 690 = 30 € à rembourser au locataire (ou à lui demander si le solde est négatif)
Formule : =SOMME.SI.ENS(Encaissements[Provisions];Encaissements[Réf];A2;Encaissements[Année];2026)-ChargesRecup. Conservez les justificatifs : le locataire peut demander à les consulter. Si l’écart est important, ajustez le montant mensuel des provisions pour l’année suivante.
Onglet 4 : Tableau de bord et rentabilité
| Indicateur | Calcul | Exemple (T2 à Lyon) |
|---|---|---|
| Loyers annuels hors charges | Loyer HC × 12 | 720 × 12 = 8 640 € |
| Charges non récupérables | Taxe foncière + assurance PNO + copropriété non récupérable + entretien | 950 + 180 + 420 + 600 = 2 150 € |
| Rentabilité brute | Loyers annuels ÷ prix d’achat | 8 640 ÷ 160 000 = 5,40 % |
| Rentabilité nette de charges | (Loyers − charges non récupérables) ÷ (prix + frais d’acquisition) | 6 490 ÷ 172 000 = 3,77 % |
| Taux d’impayés | Montants impayés ÷ loyers dus | À suivre chaque mois |
| Vacance locative | Mois sans locataire ÷ 12 | À suivre chaque année |
La rentabilité nette ci-dessus est calculée avant impôt et avant intérêts d’emprunt. Pour une vision de trésorerie mois par mois (mensualités de crédit, taxe foncière en automne, travaux), complétez avec un plan de trésorerie sur Excel.
Préparer la déclaration des revenus fonciers
Le fichier facilite la déclaration annuelle : total des loyers encaissés par bien, total des charges déductibles par catégorie. Pour une location vide, le régime micro-foncier, avec un abattement forfaitaire de 30 %, s’applique sous un plafond de revenus fonciers bruts (15 000 € par an selon les règles connues à ce jour) ; au-delà, ou sur option, c’est le régime réel. La location meublée relève d’autres règles (BIC). Faites valider vos choix par un professionnel ou vérifiez sur impots.gouv.fr, car les règles changent régulièrement.
Erreurs fréquentes
- Mélanger loyer et provisions : la régularisation devient impossible.
- Oublier la date de révision : un loyer non révisé pendant plusieurs années ne peut pas toujours être rattrapé rétroactivement.
- Ne pas distinguer charges récupérables et non récupérables.
- Un fichier par année sans historique : gardez une seule table d’encaissements avec une colonne Année.
- Données des locataires mal protégées : protégez le fichier par mot de passe et ne conservez que les informations nécessaires.
Questions fréquentes
Excel suffit-il pour plusieurs logements ?
Pour quelques biens, oui. Au-delà d’une dizaine de lots ou avec plusieurs intervenants, un logiciel de gestion locative ou une agence apporte des automatismes (quittances, relances, comptabilité).
Comment générer une quittance depuis Excel ?
Créez un onglet « Quittance » avec la mise en page souhaitée et récupérez les informations du mois avec RECHERCHEX à partir de la référence du bien et du mois ; imprimez ou enregistrez en PDF.
Puis-je utiliser Google Sheets ?
Oui. RECHERCHEX, SOMME.SI.ENS, MOIS.DECALER et ARRONDI existent en français dans Google Sheets, ce qui permet de partager le fichier avec un co-indivisaire ou un comptable.
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