Planilha de controle de aluguéis: recebimentos, inadimplência, despesas e rentabilidade
Como montar uma planilha de controle de aluguéis no Excel: cadastro de imóveis e contratos, recebimentos mensais, inadimplência, despesas por imóvel, alertas de reajuste e vencimento e rentabilidade, com exemplo.
Uma planilha de controle de aluguéis organiza em abas ligadas o cadastro dos imóveis, os contratos e inquilinos, os recebimentos de cada mês e as despesas de cada imóvel — e, a partir disso, mostra quem está em dia, quem está atrasado, quanto cada imóvel rendeu de verdade e quais contratos precisam de reajuste ou renovação. Para quem administra os próprios imóveis, sem imobiliária ou junto com ela, é a forma mais simples de ter tudo em um só arquivo, no Excel ou no Google Planilhas.
Este conteúdo faz parte da seção Gestão de imóveis para alugar. A planilha é uma ferramenta de controle: ela não substitui o contrato, a Lei do Inquilinato nem a orientação de um advogado ou contador.
Abas da planilha
| Aba | Uma linha por… | Colunas principais |
|---|---|---|
| Imóveis | Imóvel | Código, endereço, tipo, matrícula/inscrição do IPTU, valor de compra ou referência |
| Contratos | Contrato | Imóvel, inquilino, início, fim, valor do aluguel, dia de vencimento, índice e mês de reajuste, garantia |
| Recebimentos | Mês e contrato | Valor devido, valor recebido, data do pagamento, situação |
| Despesas | Conta ou nota | Data, imóvel, tipo (IPTU, condomínio, manutenção, seguro, taxa de administração), valor, quem paga |
| Resumo | Imóvel | Receita, despesas, resultado, rentabilidade, ocupação, valor em atraso |
Fórmulas essenciais
Situação de cada aluguel
Na aba Recebimentos, com valor devido em D, valor recebido em E e vencimento em F:
=SE(E5>=D5;"Pago";SE(E5>0;"Parcial";SE(HOJE()>F5;"Atrasado";"A vencer")))
Formatação condicional em vermelho para “Atrasado” deixa a inadimplência visível logo ao abrir o arquivo.
Dias de atraso
=SE(E(E5<D5;HOJE()>F5);HOJE()-F5;0). Se o contrato prevê multa e juros por atraso, calcule-os em colunas separadas usando exatamente os percentuais do contrato.
Valor em aberto por contrato
=SOMASES(Recebimentos!D:D;Recebimentos!B:B;A5)-SOMASES(Recebimentos!E:E;Recebimentos!B:B;A5), em que a coluna B da aba Recebimentos traz o código do contrato.
Alerta de reajuste e de fim de contrato
- Próximo reajuste (aniversário anual do contrato):
=DATA(ANO(HOJE())+(DATA(ANO(HOJE());MÊS(C5);DIA(C5))<HOJE());MÊS(C5);DIA(C5)), com o início do contrato em C5. - Aviso de vencimento:
=SE(D5-HOJE()<=90;"Termina em "&D5-HOJE()&" dias";""), com o fim do contrato em D5.
O percentual do reajuste depende do índice previsto no contrato (por exemplo IGP-M ou IPCA). Consulte o índice acumulado de 12 meses em fonte oficial antes de calcular o novo valor.
Rentabilidade
- Rentabilidade bruta anual: aluguel × 12 ÷ valor do imóvel
- Rentabilidade líquida (antes do imposto de renda e de financiamento): (aluguéis recebidos − despesas do proprietário) ÷ valor do imóvel
- Rentabilidade mensal (muito usada no Brasil): aluguel mensal ÷ valor do imóvel
Exemplo: três imóveis em um ano
Um proprietário tem um apartamento, uma kitnet que ficou dois meses vaga entre um inquilino e outro e uma sala comercial. As despesas abaixo são as que ficaram por conta dele (manutenção, condomínio extraordinário, seguro e outras); IPTU e condomínio ordinário foram pagos pelos inquilinos conforme os contratos.
| Imóvel | Aluguel | Meses recebidos | Receita (R$) | Despesas (R$) | Resultado (R$) | Valor do imóvel (R$) | Bruta a.a. | Líquida a.a. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Apartamento 2 quartos | 2.200 | 12 | 26.400 | 2.480 | 23.920 | 380.000 | 6,95% | 6,29% |
| Kitnet | 1.100 | 10 | 11.000 | 1.350 | 9.650 | 170.000 | 7,76% | 5,68% |
| Sala comercial | 1.800 | 12 | 21.600 | 2.100 | 19.500 | 290.000 | 7,45% | 6,72% |
| Total | 59.000 | 5.930 | 53.070 | 840.000 | 7,29% | 6,32% |
A kitnet tem a maior rentabilidade bruta (7,76%), mas os dois meses de vacância derrubam a líquida para 5,68% — a menor das três. Ocupação da carteira: 34 de 36 meses-imóvel, cerca de 94,4%. Os valores são ilustrativos; use seus contratos e comprovantes reais.
Contratos, garantias e responsabilidades
Registre na aba Contratos o tipo de garantia (caução, fiador, seguro-fiança ou outra prevista em lei) e os documentos correspondentes. A Lei do Inquilinato (Lei 8.245/1991) trata das modalidades de garantia, de limites como o da caução em dinheiro e de quais despesas cabem ao locador e ao locatário — por exemplo, a regra geral de que despesas ordinárias de condomínio ficam com o inquilino e as extraordinárias com o proprietário, salvo situações específicas. Como detalhes e exceções importam, confira o texto da lei e o seu contrato, ou consulte um advogado, antes de cobrar ou repassar qualquer valor.
Uma coluna “Quem paga” na aba Despesas (proprietário ou inquilino) evita confusões no fim do ano e mostra exatamente o que deve ser cobrado junto com o aluguel.
Imposto de renda: deixe os números prontos
Aluguéis recebidos por pessoa física são, em regra, tributáveis, e há regras próprias para recolhimento mensal, deduções permitidas e declaração anual. A planilha ajuda porque separa receitas e despesas por imóvel e por mês. Guarde os comprovantes e confirme com um contador quais despesas podem ser deduzidas e como recolher o imposto no seu caso.
Rotina mensal
- Nos primeiros dias do mês, marque os aluguéis recebidos conferindo o extrato bancário.
- Entre em contato com os inquilinos em atraso por escrito e registre o contato.
- Lance as despesas do mês por imóvel.
- Confira os alertas de reajuste e de término de contrato.
- A cada trimestre, analise o resumo de rentabilidade e ocupação.
Os recebimentos e despesas podem alimentar a sua planilha de gastos mensais ou, se os imóveis estão em uma empresa, o livro caixa e o fluxo de caixa projetado. Manutenções periódicas (pintura, impermeabilização, revisão elétrica) podem ser planejadas com a planilha de manutenção preventiva.
Erros comuns
- Calcular rentabilidade só pela bruta: vacância e despesas fazem muita diferença.
- Não registrar pagamentos parciais: pequenas diferenças viram dívidas grandes.
- Perder a data de reajuste: o alerta automático resolve.
- Misturar contas pessoais e dos imóveis: se possível, use uma conta bancária só para os aluguéis.
- Fórmulas apagadas: proteja as abas Resumo e Recebimentos, deixando livres apenas as colunas de digitação.
Perguntas frequentes
Quantos imóveis dá para controlar em uma planilha?
Para alguns imóveis, a planilha é suficiente. Com dezenas de contratos, emissão de boletos e repasses para vários proprietários, um sistema de administração de imóveis tende a compensar.
Como calculo a rentabilidade se o imóvel é financiado?
Calcule a rentabilidade sobre o valor do imóvel e, separadamente, o retorno sobre o capital próprio: (aluguéis − despesas − juros do financiamento) ÷ valor que você efetivamente investiu. A parcela do financiamento pode ser simulada com a planilha de financiamento SAC e Price.
Posso gerar recibos a partir da planilha?
Sim, com uma aba de recibo que busca com PROCX os dados do contrato e do mês escolhido.
A planilha funciona no Google Planilhas?
Sim. SE, E, HOJE, SOMASES, DATA, ANO, MÊS e DIA estão disponíveis no Google Planilhas em português.
Próximo passo: cadastre imóveis e contratos atuais, lance os recebimentos dos últimos três meses e ative a formatação de atraso. Mais ferramentas em Ferramentas por segmento.