Gestión de alquileres en Excel: plantilla para cobros, gastos, contratos y rentabilidad
Cómo llevar la gestión de alquileres en Excel: registro de inmuebles y contratos, control de cobros y morosidad, gastos por inmueble, rentabilidad bruta y neta y avisos de vencimiento, con ejemplo de tres inmuebles.
Para llevar la gestión de alquileres en Excel necesitas cuatro pestañas conectadas: un registro de inmuebles, un registro de contratos e inquilinos, un control mensual de cobros y un registro de gastos por inmueble. Con ellas, la hoja te dice cada mes quién ha pagado y quién no, cuánto te ha costado cada vivienda o local, qué rentabilidad real obtienes y qué contratos vencen pronto. Para un propietario particular o un pequeño gestor con unos pocos inmuebles, es una alternativa sencilla y gratuita a un software de administración de fincas.
Este artículo pertenece a la sección Gestión de alquileres. La hoja es una herramienta de control: no sustituye al contrato, a la normativa de arrendamientos ni al asesoramiento fiscal.
Estructura de la plantilla
| Pestaña | Una fila por… | Columnas principales |
|---|---|---|
| Inmuebles | Vivienda, estudio, local o plaza de garaje | Código, dirección, tipo, referencia catastral, precio de compra, fecha de compra |
| Contratos | Contrato vigente o histórico | Inmueble, inquilino, fecha inicio y fin, renta mensual, día de pago, fianza, garantías adicionales |
| Cobros | Mes e inmueble | Renta debida, importe cobrado, fecha de cobro, estado |
| Gastos | Factura o recibo | Fecha, inmueble, concepto (IBI, comunidad, seguro, reparación, suministros), importe |
| Resumen | Inmueble | Ingresos, gastos, neto, rentabilidad, ocupación, deuda pendiente |
Fórmulas clave
Estado de cada cobro
En la pestaña Cobros, con la renta debida en D, el importe cobrado en E y la fecha límite de pago en F:
=SI(E5>=D5;"Cobrado";SI(Y(E5>0;E5<D5);"Parcial";SI(HOY()>F5;"Pendiente vencido";"Pendiente")))
Con formato condicional en rojo para “Pendiente vencido”, la morosidad salta a la vista.
Deuda pendiente por inquilino
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Cobros!D:D;Cobros!B:B;A5)-SUMAR.SI.CONJUNTO(Cobros!E:E;Cobros!B:B;A5), donde la columna B de Cobros contiene el código del contrato.
Ingresos y gastos por inmueble y año
- Ingresos cobrados:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Cobros!E:E;Cobros!A:A;A5;Cobros!G:G;2026)(columna G = año) - Gastos:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos!E:E;Gastos!B:B;A5;Gastos!G:G;2026)
Aviso de fin de contrato
=SI(H5-HOY()<=90;"Vence en "&H5-HOY()&" días";""), con la fecha de fin en H. Así tienes tres meses para negociar la renovación, preparar el inmueble o comunicar lo que corresponda dentro de los plazos legales y contractuales.
Rentabilidad
- Rentabilidad bruta: renta anual potencial ÷ precio de compra
- Rentabilidad neta (antes de impuestos y financiación): (ingresos cobrados − gastos) ÷ precio de compra
Si quieres afinar, suma al precio de compra los impuestos y gastos de adquisición, y calcula aparte el efecto de la hipoteca con un cuadro de amortización.
Ejemplo: tres inmuebles durante un año
Un propietario tiene un piso de dos habitaciones, un estudio que estuvo vacío un mes entre inquilinos y un local comercial. Gastos anuales por inmueble: IBI, comunidad, seguro y reparaciones.
| Inmueble | Renta mensual | Meses cobrados | Ingresos (€) | Gastos (€) | Neto (€) | Precio compra (€) | Rent. bruta | Rent. neta |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Piso 2 hab. | 850 | 12 | 10.200 | 1.990 | 8.210 | 185.000 | 5,51 % | 4,44 % |
| Estudio | 620 | 11 | 6.820 | 1.360 | 5.460 | 120.000 | 6,20 % | 4,55 % |
| Local comercial | 1.100 | 12 | 13.200 | 2.770 | 10.430 | 210.000 | 6,29 % | 4,97 % |
| Total | 30.220 | 6.120 | 24.100 | 515.000 | 5,99 % | 4,68 % |
La rentabilidad bruta se calcula sobre la renta de 12 meses; la neta, sobre lo realmente cobrado menos gastos. El mes vacío del estudio le costó 620 € y explica parte de la diferencia entre su rentabilidad bruta (6,20 %) y neta (4,55 %). Los importes del ejemplo son ilustrativos; usa tus recibos y contratos reales.
Ocupación
Meses ocupados ÷ meses disponibles: (12 + 11 + 12) ÷ 36 ≈ 97,2 %. Si un inmueble baja de forma recurrente, revisa precio, estado o el proceso de búsqueda de inquilinos.
Fianza, garantías y documentación
Registra en la pestaña Contratos el importe de la fianza, la fecha de depósito y el organismo donde se deposita cuando la normativa autonómica lo exige, además de cualquier garantía adicional pactada. La Ley de Arrendamientos Urbanos establece una fianza en metálico de una mensualidad para vivienda y de dos para uso distinto de vivienda; las condiciones de depósito, las garantías adicionales permitidas y la actualización de la renta dependen del contrato y de la normativa vigente en cada momento, por lo que conviene revisarlas con un profesional o en las fuentes oficiales antes de aplicarlas.
Añade también una columna con el enlace a la carpeta de cada contrato (contrato firmado, inventario, fotos de entrada, certificados) para tenerlo todo localizado.
Rutina mensual
- Del 1 al 5 de cada mes, marca los cobros recibidos según el extracto bancario.
- Revisa los “Pendiente vencido” y contacta con el inquilino de forma documentada.
- Registra las facturas de gastos del mes por inmueble.
- Comprueba los avisos de fin de contrato y las revisiones de renta previstas.
- Una vez al trimestre, revisa el resumen de rentabilidad y la ocupación.
Si gestionas también la tesorería personal o de la sociedad, lleva estos cobros y pagos a tu previsión de tesorería y al control de gastos en Excel.
Fiscalidad: qué dejar preparado
La hoja facilita la declaración porque agrupa ingresos y gastos por inmueble y año. Las reglas sobre qué gastos son deducibles, la amortización del inmueble o las posibles reducciones por alquiler de vivienda dependen de la normativa del IRPF (o del impuesto que corresponda si alquilas a través de una sociedad) y cambian con el tiempo. Separa claramente gastos de reparación y conservación de mejoras, guarda todas las facturas y consulta con tu asesor fiscal.
Errores frecuentes
- Mezclar gastos personales y del inmueble: usa una cuenta bancaria dedicada si es posible.
- Calcular la rentabilidad sin gastos: la bruta parece atractiva; la neta es la que cuenta.
- No registrar los pagos parciales: ocultan deudas que crecen mes a mes.
- Fechas de contrato no actualizadas: una prórroga olvidada desordena avisos y revisiones.
- Fórmulas sobrescritas: protege las pestañas de resumen siguiendo la guía para proteger fórmulas en Excel.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos inmuebles se pueden gestionar con Excel?
Para un propietario con unos pocos inmuebles, Excel es suficiente. Con decenas de contratos, varios gestores o necesidad de emitir recibos y comunicaciones automáticas, un software específico ahorra tiempo.
¿Puedo emitir recibos desde la plantilla?
Sí, con una pestaña de recibo que tome los datos del contrato y del mes con BUSCARX. Si estás obligado a facturar (por ejemplo, en el alquiler de locales), revisa los requisitos de facturación aplicables; la guía de plantilla de factura en Excel explica los datos básicos.
¿Cómo calculo la rentabilidad si tengo hipoteca?
Calcula primero la rentabilidad neta sobre el precio total, y después la rentabilidad sobre el capital propio: (ingresos − gastos − intereses de la hipoteca) ÷ dinero aportado de tu bolsillo.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. SUMAR.SI.CONJUNTO, SI, Y y HOY están disponibles; compartir la hoja con un familiar o gestor facilita el seguimiento.
Siguiente paso: crea las pestañas Inmuebles y Contratos con los datos actuales, registra los cobros de los últimos tres meses y activa el formato condicional de morosidad. Más herramientas en Herramientas por sector.