Matrice RACI sur Excel : modèle pour clarifier qui fait quoi dans un projet
Construire une matrice RACI sur Excel : sens de Réalisateur, Approbateur, Consulté et Informé, règle d'un seul A par tâche, listes déroulantes, couleurs, formules de contrôle et charge par rôle, avec l'exemple d'un salon professionnel.
La matrice RACI est un tableau qui croise les tâches ou décisions d’un projet (en lignes) avec les rôles (en colonnes) ; chaque case indique le rôle tenu : R pour Réalisateur (celui qui fait), A pour Approbateur (celui qui rend compte du résultat et valide), C pour Consulté (sollicité avant) et I pour Informé (prévenu après). Elle évite les deux pièges classiques d’un petit projet : le travail fait deux fois et la tâche que personne ne fait. Ce guide construit un modèle Excel avec listes déroulantes, couleurs et formules qui repèrent automatiquement les erreurs d’attribution.
Les quatre rôles
| Lettre | Rôle | Question | Combien par tâche |
|---|---|---|---|
| R Réalisateur | Exécute le travail | Qui le produit ? | Au moins un |
| A Approbateur | Rend compte du résultat et le valide | Qui répond si ça tourne mal ? | Un seul |
| C Consulté | Donne son avis avant, dans un échange | De quelle expertise a-t-on besoin ? | Le moins possible |
| I Informé | Reçoit l’information après coup | Qui doit être au courant ? | Selon les besoins |
Dans une petite équipe, la même personne réalise et approuve souvent : notez « R/A ». Ce qu’il faut proscrire, ce sont deux A sur la même ligne.
Construire la matrice
- Les tâches en colonne A, formulées avec un verbe (« Réserver le stand », « Valider le budget »), regroupées par phase en colonne B. Reprenez les intitulés du planning de projet pour que les deux fichiers concordent.
- Les rôles en ligne 1 à partir de la colonne C. Préférez les fonctions aux prénoms ; un petit tableau à côté associe chaque fonction à une personne.
- Liste déroulante : sélectionnez la grille, Données > Validation des données > Liste, source
R;A;C;I;R/A. - Couleurs : quatre règles de mise en forme conditionnelle « Égal à », par exemple A en rouge foncé, R en bleu, C en orange et I en gris.
Les formules de contrôle
Avec les rôles en colonnes C à H, ajoutez en fin de ligne (séparateur point-virgule) :
- Nombre de A :
=NB.SI(C2:H2;"A")+NB.SI(C2:H2;"R/A") - Nombre de R :
=NB.SI(C2:H2;"R")+NB.SI(C2:H2;"R/A") - Contrôle :
=SI(I2<>1;"Il faut un seul A";SI(J2=0;"Personne ne réalise";"OK"))
Sous la grille, comptez par rôle les tâches réalisées, validées et les consultations. Un rôle qui cumule les A devient un goulet d’étranglement ; un rôle sans aucun R n’a peut-être pas sa place dans le projet.
Exemple : participer à un salon professionnel
| Tâche | Gérant | Responsable commercial | Chargée de communication | Comptable | Logistique | Standiste |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Choisir le salon et valider le budget | A | R | C | C | ||
| Réserver le stand et signer le contrat | R/A | I | C | |||
| Concevoir le stand | I | C | A | C | R | |
| Préparer les supports et l’invitation clients | C | R/A | ||||
| Organiser le transport et le montage | I | C | R/A | C | ||
| Prendre les rendez-vous clients sur le salon | I | R/A | C | |||
| Suivre les contacts et mesurer le retour | A | R | R | C |
Chaque ligne a un seul A. Le gérant ne valide que ce qui engage l’entreprise (budget, contrat, bilan), et chaque responsable porte son domaine. Le suivi des contacts, souvent oublié après le salon, a deux réalisateurs et un approbateur clairement désignés.
Erreurs courantes
- Trop de C : chaque consultation ajoute une réunion. Passez en I ceux dont l’avis ne change pas le résultat.
- La direction en A partout : tout attend sa validation. Confiez le A à la personne la plus proche du travail qui a l’autorité de décider.
- Des tâches floues : « s’occuper de la com » ne s’attribue pas ; découpez en livrables.
- Une matrice oubliée : validez-la en réunion de lancement, notez-la dans le compte rendu de réunion et ressortez-la dès qu’un doute apparaît.
Avec les autres outils de projet
La RACI dit « qui » ; le diagramme de Gantt dit « quand » ; la matrice des risques donne un responsable à chaque risque, et le tableau de bord de projet suit l’avancement. Tous les guides sont dans Gestion de projet.
Questions fréquentes
Une tâche peut-elle avoir deux approbateurs ?
Non. Si deux services doivent être d’accord, l’un est A et l’autre C.
Quelle différence entre R et A ?
R exécute ; A rend compte du résultat et le valide. Dans une petite équipe, ils peuvent être la même personne (R/A).
Quand établir la matrice RACI ?
Dès que les grandes tâches sont connues, avant la réunion de lancement, puis à chaque changement d’équipe ou de périmètre.
Fonctionne-t-elle sur Google Sheets ?
Oui : validation des données, mise en forme conditionnelle et NB.SI (COUNTIF) fonctionnent de la même façon.