Reiseplaner in Excel: Reiseverlauf, Buchungen, Dokumente und Packliste in einer Datei
Reise mit einem Excel-Reiseplaner organisieren: Tagesplan, Buchungen mit Buchungsnummern und Stornofristen, Ausweise und Einreisegenehmigungen mit Gültigkeitsprüfung, Packliste und Countdown, für Familien- und Gruppenreisen.
Ein Reiseplaner in Excel bündelt, was sonst über E-Mails, Screenshots und Notizen verteilt ist: den Plan für jeden Tag, alle Buchungen mit Buchungsnummer, die Dokumente jedes Mitreisenden und die Packliste. Ein paar Formeln zeigen Nächte ohne Unterkunft, Buchungen, deren kostenlose Stornierung bald endet, Ausweise mit zu kurzer Gültigkeit und die Tage bis zur Abreise. So bauen Sie den Planer für eine Familien- oder Gruppenreise auf.
Die Blätter
| Blatt | Zweck |
|---|---|
| Übersicht | Ziel, Reisedaten, Mitreisende, Countdown, offene Punkte |
| Reiseverlauf | Eine Zeile je Tag: Unterkunft, Anreise, Programm morgens, mittags, abends |
| Buchungen | Flüge, Bahn, Mietwagen, Unterkünfte, Touren, Vignetten, mit Buchungsnummer und Zahlungsstand |
| Dokumente | Personalausweis oder Reisepass, Einreisegenehmigung, Versicherung, Ablaufdatum |
| Packliste | Liste nach Kategorien mit Kontrollkästchen |
Die Kosten planen Sie getrennt im Reisebudget in Excel; hier geht es um die Organisation.
Blatt Reiseverlauf
Abreisedatum in die erste Zeile, darunter =A2+1. Den Wochentag liefert =TEXT(A2;"TTTT"). Dazu Spalten für Ort, Unterkunft, Fahrt, Programm und Hinweise (Öffnungszeiten, Ruhetage). Nächte ohne Unterkunft erkennt diese Formel (deutsches Excel trennt Argumente mit Semikolon):
=WENN(ZÄHLENWENNS(Buchungen[Art];"Unterkunft";Buchungen[Anreise];"<="&[@Datum];Buchungen[Abreise];">"&[@Datum])=0;"Keine Unterkunft";"")
Am Rückreisetag ignorieren Sie den Hinweis.
Blatt Buchungen
Eine Zeile je Buchung: Art, Anbieter, Beginn und Ende mit Uhrzeit, Buchungsnummer, betroffene Personen, Betrag, bezahlt (ja, nein, Anzahlung), Frist für kostenlose Stornierung und Link zur Bestätigung.
- Tage bis Stornofrist:
=WENN([@Stornofrist]="";"";[@Stornofrist]-HEUTE()), orange unter 7 Tagen. - Noch zu zahlen:
=SUMMEWENNS(Buchungen[Betrag];Buchungen[Bezahlt];"<>Ja")
Bei Autoreisen gehören Vignetten und Mautboxen ebenfalls in diese Liste, damit sie rechtzeitig gekauft werden.
Blatt Dokumente
Für jeden Mitreisenden: Ausweisart, Ablaufdatum, Visum oder elektronische Einreisegenehmigung, falls das Zielland sie verlangt, Reisekrankenversicherung und für Reisen in Europa die Europäische Krankenversicherungskarte (Rückseite der Gesundheitskarte). Kinder brauchen ein eigenes Ausweisdokument. Manche Länder verlangen, dass der Pass noch eine bestimmte Zeit nach Ein- oder Ausreise gültig ist. Die verbleibenden Monate nach der Rückkehr berechnet:
=DATEDIF(Rueckreise;[@Ablaufdatum];"m")
Die aktuellen Einreisebestimmungen finden Sie in den Reise- und Sicherheitshinweisen des Auswärtigen Amts; über die Krisenvorsorgeliste „Elefand“ können Sie sich für Auslandsreisen registrieren.
Blatt Packliste
Gliedern Sie nach Kategorien (Dokumente und Geld, Kleidung, Hygiene, Reiseapotheke, Elektronik, Kinder), fügen Sie Kontrollkästchen ein (Einfügen > Kontrollkästchen in Microsoft 365 und Google Sheets), eine Spalte „wer packt“ und eine Spalte „nur wenn…“ für Adapter oder warme Kleidung. Fortschritt: =ZÄHLENWENN(Packliste[Erledigt];WAHR)/ANZAHL2(Packliste[Gegenstand]). Als Vorlage gespeichert, ist die Liste beim nächsten Mal sofort da.
Blatt Übersicht
- Tage bis zur Abreise:
=MAX(0;Abreise-HEUTE()) - Nächte ohne Unterkunft:
=ZÄHLENWENN(Reiseverlauf[Hinweis];"Keine Unterkunft") - Unbezahlte Buchungen und Dokumente mit knapper Gültigkeit aus den anderen Blättern.
Erledigungen vor der Reise (Pass beantragen, Haustier unterbringen) passen in die To-do-Liste oder den Wochenplaner.
Beispiel: zehn Tage Kroatien mit dem Auto, Familie mit zwei Kindern
| Prüfung | Stand fünf Wochen vorher |
|---|---|
| Nächte mit Unterkunft | 8 von 9 (Zwischenstopp auf der Hinfahrt fehlt) |
| Buchungen | Ferienwohnung, zwei Hotels, Fähre zur Insel; 1 Restzahlung offen |
| Vignetten für die Durchreiseländer | noch nicht gekauft |
| Kostenlose Stornierung endet diese Woche | Hotel in Split |
| Dokumente | Ausweise aller vier gültig, Krankenversicherungskarten vorhanden |
Die Übersicht macht die Aufgaben der Woche sichtbar: Zwischenstopp buchen, über das Hotel in Split entscheiden und die Vignetten kaufen.
Teilen und unterwegs nutzen
In Google Sheets lässt sich der Planer mit allen Mitreisenden teilen und offline auf dem Handy öffnen. Tragen Sie Ausweisdaten nur ein, wenn Sie den Zugriff auf die Mitreisenden beschränken, und vermeiden Sie vollständige Nummern. Vor der Abfahrt ein PDF mit Reiseverlauf und Buchungen speichern. Für das nächste große Familienprojekt nutzt der Umzugsplaner dieselbe Fristenlogik. Weitere Vorlagen unter Haushalt & Familienorganisation.
Häufige Fragen
Was gehört in einen Reiseplaner?
Der Tagesplan, alle Buchungen mit Nummer und Stornobedingungen, die Dokumente jedes Mitreisenden mit Ablaufdatum und die Packliste.
Excel oder Reise-App?
Apps übernehmen Buchungen automatisch aus E-Mails; eine Tabelle ist flexibler, funktioniert mit jedem Anbieter und lässt sich leicht mit der Familie teilen.
Wie verpasse ich keine kostenlose Stornierung?
Die Frist jeder Buchung eintragen und per bedingter Formatierung orange färben, wenn weniger als 7 Tage bleiben.
Funktioniert der Planer in Google Sheets?
Ja, alle Formeln haben Entsprechungen, und Kontrollkästchen funktionieren auch auf dem Handy.
