Dashboard de proyecto en Excel: avance, hitos, presupuesto y riesgos en una sola página
Cómo construir un dashboard de proyecto en Excel: avance real frente al previsto, hitos retrasados, coste frente a valor ganado (CPI y SPI), riesgos altos y semáforo del proyecto, alimentado desde el plan sin volver a teclear datos.
Un dashboard de proyecto en Excel resume en una página el estado de un proyecto: avance real frente al previsto, hitos cumplidos o retrasados, coste gastado frente al trabajo realizado, riesgos altos abiertos y un semáforo general. No sustituye al plan: se alimenta de él. Las tareas, fechas y costes siguen en las hojas de trabajo, y el dashboard solo contiene fórmulas y gráficos. Esta guía explica qué indicadores usar, cómo organizar el libro y cómo interpretar las desviaciones.
Los indicadores esenciales
| Indicador | Cálculo | Pregunta |
|---|---|---|
| Avance real | Trabajo terminado ÷ trabajo total (ponderado por esfuerzo) | ¿Dónde estamos de verdad? |
| Avance previsto | Trabajo que debería estar terminado hoy ÷ total | ¿Dónde deberíamos estar? |
| Hitos | Cumplidos, próximos y retrasados | ¿Mantenemos las fechas clave? |
| Coste gastado | Coste real ÷ presupuesto | ¿Cuánto llevamos gastado? |
| Índice de coste (CPI) | Valor ganado ÷ coste real | ¿El trabajo hecho cuesta lo previsto? |
| Índice de plazo (SPI) | Avance real ÷ avance previsto | ¿Vamos con retraso? |
| Riesgos altos | Riesgos abiertos con puntuación alta | ¿Qué puede descarrilar el proyecto? |
Estructura del libro
- Tareas: fase, responsable, inicio, fin, esfuerzo en días, % de avance, estado, coste previsto y real. Es el plan que ya llevas en la plantilla de gestión de proyectos.
- Hitos: fecha prevista, fecha real y estado.
- Riesgos: la matriz de riesgos con probabilidad, impacto y puntuación.
- Dashboard: una página imprimible, solo fórmulas y gráficos.
Da formato de tabla con nombre a cada hoja (Tareas, Hitos, Riesgos) y pon la fecha de corte en una celda llamada FechaCorte, por defecto =HOY().
Las fórmulas
Excel en español separa los argumentos con punto y coma:
- Avance real ponderado:
=SUMAPRODUCTO(Tareas[Esfuerzo];Tareas[Avance])/SUMA(Tareas[Esfuerzo]) - Avance previsto:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Tareas[Esfuerzo];Tareas[Fin];"<="&FechaCorte)/SUMA(Tareas[Esfuerzo]) - Tareas vencidas:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Tareas[Fin];"<"&FechaCorte;Tareas[Estado];"<>Hecho") - Hitos retrasados:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Hitos[Prevista];"<"&FechaCorte;Hitos[Real];"") - Valor ganado:
=AvanceReal*Presupuesto; CPI:=SI.ERROR(ValorGanado/SUMA(Tareas[CosteReal]);""); SPI:=SI.ERROR(AvanceReal/AvancePrevisto;"") - Riesgos altos abiertos:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Riesgos[Puntuacion];">="&UmbralAlto;Riesgos[Estado];"Abierto")
El semáforo
=SI(O(SPI<0,85;CPI<0,85;RiesgosAltos>=3);"Rojo";SI(O(SPI<0,95;CPI<0,95;HitosRetrasados>0);"Ámbar";"Verde"))
Los umbrales son un ejemplo: fíjalos al empezar el proyecto y no los cambies después, o el semáforo pierde sentido.
Ejemplo: implantar un ERP en una distribuidora
| Indicador | A 31 de marzo |
|---|---|
| Avance previsto / real | 50 % / 48 % |
| SPI | 0,96 |
| Presupuesto / coste real | 60.000 € / 33.000 € |
| Valor ganado | 28.800 € |
| CPI | 0,87 |
| Hitos retrasados | 0 |
| Riesgos altos abiertos | 1 |
| Semáforo | Ámbar |
El plazo va bien (SPI 0,96), pero el trabajo hecho ha costado unos 4.200 € más de lo previsto, alrededor de un 15 % (CPI 0,87). La conversación ya no es “¿vamos tarde?”, sino “¿por qué la migración de datos está consumiendo más horas de consultoría y cómo lo contenemos antes de la formación?”.
Gráficos útiles
- Curva S: avance previsto y real acumulados por semana.
- Columnas de presupuesto y coste real por fase.
- Lista de las cinco próximas tareas y los hitos de las cuatro semanas siguientes con FILTRAR.
Para presentar los hitos a la dirección, usa la línea de tiempo de proyecto; para aclarar responsabilidades, la matriz RACI. Los principios generales de diseño están en el dashboard de KPI en Excel. Más guías en Gestión de proyectos.
Preguntas frecuentes
¿Qué indicadores debe tener un dashboard de proyecto?
Avance real y previsto, hitos, coste y valor ganado, y riesgos altos abiertos. Cinco o seis indicadores bastan para el proyecto de una pyme.
¿Qué es el valor ganado?
La parte del presupuesto que corresponde al trabajo realmente hecho: avance real × presupuesto. Comparado con el coste real, indica si el trabajo cuesta más o menos de lo previsto.
¿Cada cuánto actualizarlo?
Antes de cada reunión de seguimiento, normalmente cada semana o cada dos.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí, con SUMPRODUCT, SUMIFS, COUNTIFS y FILTER, o sus nombres en español si la cuenta está en ese idioma.