Comparativo de proveedores en Excel: puntuación ponderada, coste total y seguimiento
Cómo hacer un comparativo de proveedores en Excel: requisitos imprescindibles, criterios con peso, coste total en lugar de precio unitario, ejemplo de un restaurante que elige proveedor de verdura y ficha de seguimiento de entregas, calidad y facturas.
Un comparativo de proveedores en Excel pone frente a frente a los candidatos según los criterios que importan a tu negocio, les asigna una puntuación ponderada y compara el coste total, no solo el precio por unidad. Convierte una elección hecha muchas veces por intuición en una decisión que se puede explicar y, con una ficha de seguimiento, permite controlar después al proveedor elegido. Esta guía explica el método, las fórmulas y un ejemplo.
Paso 1: requisitos imprescindibles
Antes de puntuar, descarta a quien no cumpla un requisito no negociable:
- Capacidad para servir el volumen y la frecuencia que necesitas.
- Registros sanitarios, certificados o seguros exigibles en tu sector.
- Entrega en tu dirección dentro de tu franja horaria.
- Condiciones de pago asumibles y facturas correctas.
Un proveedor que falla en uno de ellos queda fuera, aunque sea el más barato.
Paso 2: criterios y pesos
| Criterio | Qué mirar | Peso |
|---|---|---|
| Precio | Coste total: precio, portes, pedido mínimo, descuentos por volumen | 30 % |
| Calidad | Muestras, regularidad, mermas y devoluciones | 30 % |
| Entrega | Plazo, puntualidad, capacidad para pedidos urgentes | 20 % |
| Condiciones | Plazo de pago, devoluciones, pedido mínimo | 10 % |
| Servicio | Rapidez de respuesta, comercial asignado, gestión de incidencias | 10 % |
Puntúa a cada proveedor de 1 a 5 en cada criterio y anota la evidencia: presupuesto, notas de la muestra, referencias de otros clientes. Fija los pesos antes de ver los presupuestos para que nadie los ajuste a favor de un candidato.
Paso 3: fórmulas
Excel en español separa los argumentos con punto y coma:
- Puntuación ponderada, con los pesos en B2:F2 y las notas de un proveedor en la fila 5:
=SUMAPRODUCTO($B$2:$F$2;B5:F5) - Coste mensual total:
=Precio*CantidadMes+Portes*EntregasMes - Mejor proveedor:
=INDICE(A5:A7;COINCIDIR(MAX(G5:G7);G5:G7;0))
Ejemplo: un restaurante elige proveedor de verdura
| Proveedor | Precio | Calidad | Entrega | Condiciones | Servicio | Puntuación |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 4 | 3 | 4 | 3 | 3 | 3,50 |
| B | 3 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3,90 |
| C | 5 | 2 | 3 | 3 | 3 | 3,30 |
El proveedor C es el más barato, pero su género llega con más merma: lo que se tira en cocina también es coste. B cobra unos 0,15 € más por kilo, unos 135 € al mes para 900 kg, a cambio de producto más regular y pago a 30 días. Gana B con 3,90, y la diferencia de precio es lo bastante pequeña como para negociarla. El coste de la materia prima pasa después al escandallo para comprobar el margen de cada plato.
Paso 4: la ficha de seguimiento
Elegir es solo la mitad. Anota cada entrega en un registro (fecha, proveedor, puntual sí o no, incidencia, factura correcta sí o no) y calcula cada mes:
- Puntualidad:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Registro[Proveedor];A2;Registro[Puntual];"Sí")/CONTAR.SI(Registro[Proveedor];A2) - Incidencias:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Registro[Proveedor];A2;Registro[Incidencia];"<>") - Exactitud de las facturas: proporción de facturas que coinciden con el pedido y con lo recibido.
Los pedidos se gestionan mejor con la orden de compra en Excel, que facilita cruzar pedido, albarán y factura. Las existencias y los puntos de pedido se controlan en el inventario en Excel, y los pagos a proveedores en el control de gastos.
Buenas prácticas
- Pide al menos tres presupuestos para lo que compras con frecuencia.
- Compara en igualdad de condiciones: misma cantidad, misma calidad, mismos portes.
- Repite el comparativo cada año o cuando suban los precios.
- Mantén un proveedor alternativo para los productos críticos.
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Preguntas frecuentes
¿Qué criterios usar para comparar proveedores?
Normalmente coste total, calidad, puntualidad, condiciones y servicio; añade los propios de tu sector, como certificaciones u origen del producto.
¿Hay que elegir siempre al más barato?
No. Retrasos, mermas e incidencias tienen un coste que no aparece en el presupuesto; por eso el precio pesa, pero no decide solo.
¿Cada cuánto revisar a los proveedores?
Sigue la ficha cada mes y repite el comparativo completo al menos una vez al año.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. SUMPRODUCT, INDEX, MATCH y COUNTIFS funcionan igual.