Plantilla de plan de acción en Excel con el método 5W2H: qué, quién, cuándo y cuánto
Plantilla de plan de acción en Excel con el método 5W2H: columnas imprescindibles, cómo redactar acciones concretas, fórmulas de avance y retrasos, y el ejemplo de una clínica de fisioterapia que reduce las ausencias a citas.
Un plan de acción convierte un objetivo o un problema en una lista de acciones concretas, cada una con un responsable, una fecha y un coste. La forma más práctica de hacerlo es el método 5W2H: qué (what), por qué (why), quién (who), cuándo (when), dónde (where), cómo (how) y cuánto (how much). En Excel, la plantilla de plan de acción calcula además el avance y marca las acciones retrasadas. Esta guía explica las columnas, cómo redactar acciones y un ejemplo.
Las columnas del 5W2H
| Columna | Pregunta | Ejemplo |
|---|---|---|
| Qué | ¿Cuál es la acción concreta? | Enviar recordatorio automático 24 h antes de cada cita |
| Por qué | ¿Qué problema resuelve? | Reducir las ausencias sin avisar |
| Quién | Una persona responsable | Recepcionista |
| Cuándo | Fecha límite | 15 de noviembre |
| Dónde | Área, centro o canal | Agenda del centro |
| Cómo | Pasos principales | Configurar la herramienta de la agenda, redactar el mensaje, probar con 10 citas |
| Cuánto | Coste previsto | 20 € al mes |
| Estado | Pendiente, en curso, hecha | En curso |
Cómo redactar acciones que se cumplen
- Empieza por un verbo y sé concreto: “Publicar la política de cancelación en la web” en lugar de “Mejorar la comunicación”.
- Un único responsable, aunque colaboren varios; los papeles detallados pueden ir en la matriz RACI.
- Una fecha concreta, nunca “pronto” o “el mes que viene”.
- Una forma de medir: terminar la acción no basta, hay que comprobar que el problema ha bajado.
Fórmulas de seguimiento
Excel en español separa los argumentos con punto y coma:
- Retrasada:
=SI(Y([@Estado]<>"Hecha";[@Cuándo]<HOY());"Retrasada";""), en rojo. - Porcentaje de avance:
=CONTAR.SI(Plan[Estado];"Hecha")/CONTARA(Plan[Qué]) - Coste total:
=SUMA(Plan[Cuánto]); por responsable:=SUMAR.SI.CONJUNTO(Plan[Cuánto];Plan[Quién];A2) - Acciones abiertas por persona:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Plan[Quién];A2;Plan[Estado];"<>Hecha")
Ejemplo: una clínica de fisioterapia reduce las ausencias
El 12 % de las citas se pierden porque el paciente no acude ni avisa. Objetivo: bajar al 6 % en dos meses.
| Qué | Quién | Cuándo | Cuánto |
|---|---|---|---|
| Recordatorio automático 24 h antes de cada cita | Recepcionista | 15 nov. | 20 €/mes |
| Política de cancelación por escrito en la web y en la primera visita | Dirección | 20 nov. | 0 € |
| Lista de espera para cubrir huecos libres | Recepcionista | 30 nov. | 0 € |
| Señal al reservar la primera visita | Dirección | 1 dic. | Comisión del cobro |
| Medir la tasa de ausencias cada semana | Recepcionista | Desde 15 nov. | 0 € |
La última acción no mejora nada por sí misma, pero es la que dice si el plan funciona: si a las seis semanas la tasa sigue por encima del 8 %, el equipo revisará las causas antes de añadir más medidas. Cuando una política afecte a datos o cobros de pacientes, revisa que cumpla la normativa aplicable.
Integrar el plan en el trabajo semanal
- Revísalo en la reunión semanal y anota los acuerdos en la plantilla de acta de reunión.
- Las tareas del día pasan a la lista de tareas o al tablero Kanban.
- Si se acumulan demasiadas acciones, prioriza con la matriz de Eisenhower.
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Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre 5W1H y 5W2H?
El 5W1H usa seis preguntas; el 5W2H añade “cuánto”, útil cuando el plan necesita presupuesto.
¿En qué se diferencia un plan de acción de un plan de proyecto?
El plan de acción es breve y se centra en resolver un problema o alcanzar un objetivo concreto; el plan de proyecto es más amplio, con alcance, calendario y presupuesto detallados.
¿Cada cuánto actualizarlo?
Cada semana, en una reunión corta, hasta alcanzar el objetivo.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. COUNTIF, COUNTIFS, SUMIFS y el formato condicional funcionan igual.