Orden de compra en Excel: plantilla de pedido a proveedor, fórmulas y control pedido–albarán–factura

Respuesta rápida: una orden de compra (o pedido a proveedor) en Excel incluye los datos de tu empresa y del proveedor (razón social, NIF, dirección, contacto), un número de pedido y su fecha, la fecha y lugar de entrega, las líneas de producto (referencia, descripción, cantidad, precio unitario, descuento, importe), la base imponible, el IVA por tipo, el total y las condiciones de pago y entrega. Un registro de pedidos permite saber qué está pendiente de recibir y comprobar, antes de pagar, que pedido, albarán y factura coinciden.

La orden de compra no es una factura: la emite quien compra y sirve como referencia de lo acordado. Los precios y tipos de IVA del ejemplo son ilustrativos; usa siempre los de la oferta del proveedor y el tipo vigente de cada producto.

Orden de compra, albarán y factura

Paso 1: Proveedores y catálogo

Crea una hoja Proveedores (razón social, NIF, dirección, contacto, forma y plazo de pago habituales) y una hoja Catalogo (referencia, descripción, unidad, precio de la última oferta, tipo de IVA, proveedor habitual). En la orden, el proveedor y las referencias se eligen en listas desplegables y el resto se rellena con BUSCARX. Si llevas el inventario en Excel, usa las mismas referencias en ambos archivos.

Paso 2: Líneas y totales

Las líneas empiezan en la fila 18: A referencia, B descripción, C cantidad, D unidad, E precio unitario, F descuento %, G tipo de IVA, H importe.

• Descripción (B18): =SI(A18="";"";BUSCARX(A18;Catalogo[Referencia];Catalogo[Descripción];"Revisar referencia"))
• Precio (E18) y tipo de IVA (G18): con la misma lógica.
• Importe (H18): =SI(A18="";"";REDONDEAR(C18*E18*(1-F18);2))
• Base imponible: =SUMA(H18:H37)
• IVA por tipo: =REDONDEAR(SUMAR.SI(G18:G37;21%;H18:H37)*21%;2), una fila por cada tipo que aparezca (21 %, 10 %, 4 %).
• Total: base + todas las cuotas de IVA.

Ejemplo: pedido semanal de una cafetería

Comprobación: 20 × 18,50 = 370; 120 × 0,95 = 114; 1.000 × 0,09 = 90; base 574; IVA 37 + 4,56 + 18,90 = 60,46; total 634,46 €. Con varios tipos de IVA en un mismo pedido, calcular la cuota por tipo evita las diferencias con la factura del proveedor.

Paso 3: Número, fechas y condiciones

• Número de pedido: un formato fijo como OC-2611-012: ="OC-"&TEXTO(H3;"aamm")&"-"&TEXTO(H2;"000"), con la fecha en H3 y el correlativo en H2. En Excel configurado en inglés, el código del año es “yy”.
• Fecha de entrega solicitada y lugar de entrega (con horario de descarga si importa).
• Condiciones: forma de pago, plazo, portes (pagados o debidos), referencia de la oferta, condiciones de devolución.
• Plazo de pago: entre empresas, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija límites a los plazos de pago; acuerda uno que respete la normativa y anótalo en el pedido.

Guarda cada orden en PDF con el número en el nombre del archivo y pide al proveedor que confirme el pedido por escrito.

Paso 4: Registro de pedidos

En la hoja Registro, una fila por línea pedida: número de pedido, mes, fecha, proveedor, referencia, cantidad pedida, precio, fecha de entrega prevista, cantidad recibida, nº de albarán, nº de factura, importe facturado y estado.

• Pendiente de recibir: =[@[Cantidad pedida]]-[@[Cantidad recibida]]
• Estado: =SI([@[Cantidad recibida]]=0;SI(HOY()>[@[Entrega prevista]];"Retrasado";"Pendiente");SI([@[Cantidad recibida]]<[@[Cantidad pedida]];"Parcial";"Recibido"))
• Importe comprometido no facturado: =SUMAPRODUCTO(Registro[Pendiente de recibir];Registro[Precio])
• Retrasos por proveedor: =CONTAR.SI.CONJUNTO(Registro[Proveedor];A2;Registro[Estado];"Retrasado")

Al recibir la mercancía, registra la entrada en el inventario. Las unidades recibidas son también la base para valorar el stock y para calcular el coste de lo que luego vendes en tu control de ventas.

Paso 5: Conciliar pedido, albarán y factura

Antes de pagar, comprueba en cada línea que:

1. La cantidad del albarán firmado coincide con lo recibido de verdad.
2. El precio de la factura coincide con el de la orden de compra.
3. El tipo de IVA es el mismo en pedido y factura.

Fórmula de control por línea: =SI(Y([@[Cantidad recibida]]=[@[Cantidad pedida]];REDONDEAR([@[Importe facturado]];2)=REDONDEAR([@[Cantidad recibida]]*[@Precio];2));"OK";"Revisar"). Paga las líneas “OK” y aclara las demás con el proveedor. La factura aprobada pasa después a tu control de gastos.

Errores frecuentes

• Descripciones imprecisas: sin formato, medida o marca, el proveedor puede enviar otro producto.
• Sin fecha de entrega: no hay referencia para reclamar un retraso.
• Pedidos por teléfono sin documento: difíciles de conciliar con la factura.
• Firmar el albarán sin revisar la mercancía; anota en el albarán cualquier incidencia.
• Reutilizar números de pedido al copiar la plantilla.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio hacer órdenes de compra?

No para todas las compras, pero son muy útiles para mercancía, compras recurrentes y pedidos por encima de un importe, porque dejan constancia escrita de lo acordado.

¿La orden de compra lleva IVA?

Puede mostrarlo para conocer el importe total previsto, pero el IVA que se deduce es el de la factura del proveedor, no el de la orden.

¿Funciona en Google Sheets?

Sí. BUSCARX, SUMAR.SI, SUMAPRODUCTO, CONTAR.SI.CONJUNTO y TEXTO están disponibles; la orden se descarga en PDF desde Archivo > Descargar.

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