Mietverwaltung mit Excel: Vorlage für Mieteingänge, Kautionen, Nebenkosten und Rendite

Eine Mietverwaltung in Excel besteht aus wenigen verknüpften Tabellenblättern: Objekte und Wohnungen, Mietverträge, ein Mietkonto mit Soll- und Ist-Zahlungen pro Monat, eine Ausgabenliste je Objekt und eine Übersicht mit Rückständen, Leerstand und Rendite. Für private Vermieter mit einer Handvoll Wohnungen reicht das, um jeden Monat zu sehen, wer gezahlt hat, wie viel Nebenkostenvorauszahlungen für die Abrechnung angesammelt wurden und was die Immobilie nach Kosten tatsächlich abwirft.

Der Beitrag gehört zur Rubrik Vermietung & Hausverwaltung. Die Tabelle ist ein Werkzeug zur Übersicht – sie ersetzt weder den Mietvertrag noch rechtliche oder steuerliche Beratung.

Aufbau der Vorlage

Wichtige Formeln

Status im Mietkonto

Mit Soll gesamt in D, Ist in E und Fälligkeit in F:

=WENN(E5>=D5;"bezahlt";WENN(E5>0;"Teilzahlung";WENN(HEUTE()>F5;"überfällig";"offen")))

Rückstand je Mieter

=SUMMEWENNS(Mietkonto!D:D;Mietkonto!B:B;A5)-SUMMEWENNS(Mietkonto!E:E;Mietkonto!B:B;A5)

Angesammelte Vorauszahlungen für die Betriebskostenabrechnung

=SUMMEWENNS(Mietkonto!H:H;Mietkonto!B:B;A5;Mietkonto!G:G;2026), wobei H die gezahlten Vorauszahlungen und G das Jahr enthält. Diesen Betrag stellen Sie in der Abrechnung den umlagefähigen Kosten gegenüber.

Umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten

• Umlagefähig: =SUMMEWENNS(Ausgaben!E:E;Ausgaben!B:B;A5;Ausgaben!D:D;"ja";Ausgaben!G:G;2026)
• Nicht umlagefähig (z. B. Instandhaltung, Verwaltung, Bankgebühren): gleiche Formel mit „nein“.

Kennzahlen

• Bruttomietrendite: Jahresnettokaltmiete (Soll) ÷ Kaufpreis
• Vereinfachte Nettorendite: (eingenommene Kaltmiete − nicht umlagefähige Kosten) ÷ Kaufpreis
• Kaufpreisfaktor: Kaufpreis ÷ Jahresnettokaltmiete
• Vermietungsquote: vermietete Monate ÷ verfügbare Monate

Für eine genauere Betrachtung rechnen Sie Erwerbsnebenkosten zum Kaufpreis hinzu und berücksichtigen die Finanzierung separat, etwa mit dem Tilgungsplan in Excel.

Beispiel: Zweifamilienhaus mit Garage

Kaufpreis 410.000 €. Wohnung 1: 780 € Kaltmiete, ganzjährig vermietet. Wohnung 2: 650 € Kaltmiete, ein Monat Leerstand beim Mieterwechsel. Garage: 60 € pro Monat. Nicht umlagefähige Kosten im Jahr: Instandhaltung 2.400 €, Verwaltung/Konto/sonstige 420 €, Betriebskosten der leeren Wohnung 180 €.

Die Nebenkostenvorauszahlungen der Mieter sind in dieser Rechnung bewusst nicht enthalten: Sie werden mit den umlagefähigen Kosten verrechnet und sind für die Rendite neutral – Kosten, die auf die leere Wohnung entfallen, trägt dagegen der Vermieter. Alle Zahlen sind Beispielwerte.

Kaution, Fristen und Abrechnung

Erfassen Sie im Blatt Verträge die Höhe der Kaution, das Anlagekonto und das Datum des Eingangs. Das BGB begrenzt die Mietkaution bei Wohnraum in der Regel auf drei Nettokaltmieten und sieht eine vom Vermögen des Vermieters getrennte Anlage vor. Auch für die Betriebskostenabrechnung gelten gesetzliche Fristen, und welche Kosten umgelegt werden dürfen, ergibt sich aus Mietvertrag und Betriebskostenverordnung. Prüfen Sie Einzelheiten anhand der aktuellen Rechtslage oder mit einem Haus- und Grundbesitzerverein bzw. einer Rechtsberatung.

Eine Erinnerungsspalte hilft: =WENN(HEUTE()>=DATUM(JAHR(E5)+1;MONAT(E5);TAG(E5))-60;"Abrechnung vorbereiten";"") mit dem Ende des Abrechnungszeitraums in E5 – so beginnen Sie rechtzeitig mit der Abrechnung.

Steuer: Zahlen sauber trennen

Einkünfte aus Vermietung werden in der Einkommensteuererklärung gesondert erklärt (Anlage V). Die Vorlage erleichtert das, wenn Sie Einnahmen und Ausgaben je Objekt und Jahr trennen und Belege verlinken. Ob eine Ausgabe sofort abziehbar ist oder über Abschreibung verteilt wird (etwa bei Modernisierungen), klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Monatliche Routine

1. Mieteingänge mit dem Kontoauszug abgleichen und im Mietkonto eintragen.
2. Überfällige Zahlungen freundlich, aber schriftlich erinnern und dokumentieren.
3. Rechnungen mit Objekt, Kategorie und „umlagefähig ja/nein“ erfassen.
4. Vertragsenden, Staffel- oder Indexanpassungen laut Vertrag prüfen.
5. Einmal im Quartal die Übersicht ansehen: Rückstände, Leerstand, Instandhaltungskosten.

Wiederkehrende Arbeiten wie Heizungswartung oder Dachrinnenreinigung planen Sie mit dem Wartungsplan; laufende private Finanzen behalten Sie im Haushaltsbuch im Blick.

Typische Fehler

• Vorauszahlungen als Gewinn verbuchen: Sie gehören zur Abrechnung, nicht zum Ertrag.
• Kein „umlagefähig“-Kennzeichen: Dann wird die Abrechnung am Jahresende zur Suche.
• Teilzahlungen nicht erfasst: Kleine Differenzen summieren sich.
• Privat- und Mietkonto vermischt: Ein eigenes Konto macht den Abgleich einfach.
• Formeln überschrieben: Schützen Sie die Übersicht mit dem Blattschutz für Formeln.

FAQ

Wie viele Wohnungen lassen sich mit Excel verwalten?

Für einige wenige Einheiten reicht Excel gut. Bei vielen Einheiten, mehreren Eigentümern oder automatischem Zahlungsabgleich lohnt sich eine Hausverwaltungssoftware.

Kann ich die Betriebskostenabrechnung in Excel erstellen?

Ja, mit einem eigenen Blatt: umlagefähige Kosten je Kostenart, Verteilerschlüssel (z. B. Wohnfläche, Personen, Verbrauch), Anteil je Mieter und Verrechnung mit den Vorauszahlungen. Achten Sie auf die vertraglich vereinbarten Umlageschlüssel.

Wie berechne ich die Rendite mit Finanzierung?

Ziehen Sie vom Reinertrag die Zinsen ab und setzen Sie das Ergebnis ins Verhältnis zum eingesetzten Eigenkapital. Die Tilgung ist Vermögensaufbau, kein Aufwand.

Funktioniert die Vorlage in Google Tabellen?

Ja. WENN, SUMMEWENNS, HEUTE und DATUM sind dort ebenfalls verfügbar.

Nächster Schritt: Legen Sie die Blätter Objekte und Verträge an, tragen Sie die Zahlungen der letzten drei Monate ins Mietkonto ein und markieren Sie Ihre Ausgaben als umlagefähig oder nicht. Weitere Vorlagen unter Vorlagen nach Branche.