Suivi des commandes sur Excel : statuts, délais d’expédition, retards et rétractations
Créer un tableau de suivi des commandes clients sur Excel pour une boutique en ligne : colonnes, statuts, jours ouvrés de préparation avec NB.JOURS.OUVRES, alerte de retard, suivi des rétractations et synthèse, avec un exemple de 8 commandes.
Un tableau de suivi des commandes sur Excel enregistre chaque commande client avec sa date, son canal de vente, son montant et son statut (en attente, en préparation, expédiée, livrée, rétractation demandée) ; des formules comptent les jours ouvrés nécessaires à l’expédition, signalent les commandes qui dépassent votre délai de préparation et rappellent la fin du délai de rétractation. Pour une boutique qui vend à la fois sur son site, sur une marketplace et sur les réseaux sociaux, c’est le moyen le plus simple de ne laisser aucune commande en suspens.
Cet article fait partie de la rubrique Vente en ligne et gestion de stock. Il complète la gestion de stock sur Excel (ce que vous avez en rayon) et le suivi des ventes (ce que vous facturez). Les commandes passées à vos fournisseurs relèvent plutôt du bon de commande Excel.
Colonnes recommandées
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| A – N° de commande | Celui de votre boutique ou de la marketplace |
| B – Date de commande | Date du paiement |
| C – Client | Nom ou identifiant |
| D – Canal | Site, marketplace, Instagram… |
| E – Montant TTC | Total payé |
| F – Statut | Liste : En attente, En préparation, Expédiée, Livrée, Rétractation demandée |
| G – Transporteur | Colissimo, Mondial Relay, Chronopost… |
| H – N° de suivi | Numéro du colis |
| I – Date d’expédition | Remise au transporteur |
| J – Date de livraison | Réception par le client |
| K – Jours de préparation | Formule |
| L – Alerte | Formule |
| M – Fin de rétractation | Formule |
Mettez la plage sous forme de tableau (Ctrl+L) pour que les formules se recopient à chaque nouvelle commande, et créez la liste déroulante des statuts via Données → Validation des données.
Formules clés
Jours ouvrés de préparation
=SI(I2="";NB.JOURS.OUVRES(B2;AUJOURDHUI())-1;NB.JOURS.OUVRES(B2;I2)-1)
NB.JOURS.OUVRES compte les jours du lundi au vendredi en incluant les deux bornes, d’où le −1 : une commande expédiée le jour même affiche 0. Pour exclure les jours fériés, ajoutez une plage en troisième argument : NB.JOURS.OUVRES(B2;I2;Feries!A:A). Si vous expédiez aussi le samedi, utilisez NB.JOURS.OUVRES.INTL(B2;I2;11) (seul le dimanche est chômé).
Alerte de retard
=SI(K2>$O$1;"Retard";"OK") où O1 contient votre délai de préparation annoncé (2 jours ouvrés dans l’exemple). Une mise en forme conditionnelle colore la ligne en rouge.
Fin du délai de rétractation
=SI(J2="";"";J2+14) : pour un bien vendu à distance à un consommateur, le délai de rétractation est en principe de 14 jours à compter de la réception. Ce rappel interne vous indique jusqu’à quand un retour peut être demandé ; les exceptions et modalités précises figurent dans le Code de la consommation et vos conditions générales de vente.
Exemple : 8 commandes, point du vendredi 6/11/2026
| Commande | Date | Canal | Montant | Statut | Expédiée | Livrée | Jours prép. | Alerte |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| C-2300 | 02/11 | Site | 47,50 € | En préparation | — | — | 4 | Retard |
| C-2301 | 02/11 | Site | 64,90 € | Livrée | 03/11 | 05/11 | 1 | OK |
| C-2302 | 02/11 | Marketplace | 129,00 € | Livrée | 02/11 | 04/11 | 0 | OK |
| C-2303 | 03/11 | Site | 38,50 € | Expédiée | 06/11 | — | 3 | Retard |
| C-2304 | 03/11 | 22,00 € | Expédiée | 04/11 | — | 1 | OK | |
| C-2305 | 04/11 | Site | 89,00 € | Rétractation demandée | 04/11 | 05/11 | 0 | OK |
| C-2306 | 04/11 | Marketplace | 156,00 € | En préparation | — | — | 2 | OK |
| C-2307 | 06/11 | Site | 33,00 € | En attente | — | — | 0 | OK |
Synthèse
| Indicateur | Formule | Résultat |
|---|---|---|
| Commandes | =NBVAL(A2:A9) |
8 |
| Chiffre d’affaires TTC | =SOMME(E2:E9) |
579,90 € |
| Commandes en retard | =NB.SI(L2:L9;"Retard") |
2 (25 %) |
| Préparation moyenne (expédiées) | =MOYENNE.SI(I2:I9;"<>";K2:K9) |
1,0 jour |
| Transit moyen (livrées) | =MOYENNE.SI(J2:J9;"<>";N2:N9) |
1,67 jour |
| Montant restant à expédier | =SOMME.SI.ENS(E2:E9;I2:I9;"") |
236,50 € |
(N contient les jours de transit : =SI(J2="";"";NB.JOURS.OUVRES(I2;J2)-1).) Lecture : C-2300 attend depuis quatre jours ouvrés, probablement à cause d’un article manquant ; il faut prévenir le client aujourd’hui et lui proposer un délai ou une alternative. C-2303 est partie avec un jour de retard. C-2306 (156 €, la plus grosse commande) doit partir aujourd’hui pour rester dans les deux jours promis. Pour C-2305, livrée le 05/11, le rappel de fin de rétractation tombe le 19/11.
Ce que dit la loi sur les délais
En vente à distance à des consommateurs, le vendeur doit indiquer une date ou un délai de livraison ; à défaut, la livraison doit intervenir au plus tard 30 jours après la conclusion du contrat. Ces règles du Code de la consommation s’appliquent indépendamment de votre tableau : l’alerte « Retard » est un outil interne d’anticipation, pas un avis juridique. Vérifiez les textes en vigueur et, si besoin, faites relire vos CGV par un professionnel.
Bonnes pratiques
- Importer plutôt que saisir : exportez les commandes du site et de la marketplace en CSV chaque matin.
- Mettre à jour avant l’enlèvement du transporteur pour que le tableau reflète ce qui est vraiment parti.
- Ne jamais supprimer de ligne : changez le statut, l’historique sert à mesurer retours et délais.
- Décrémenter le stock dès l’expédition pour éviter les ventes de produits épuisés.
- Analyser les rétractations par produit avec un tableau croisé dynamique : description floue, guide des tailles, photos ?
- Protéger les formules en suivant le guide pour protéger les formules Excel.
Questions fréquentes
Quand passer à un logiciel de gestion des commandes ?
Quand la saisie prend plus de temps que la préparation des colis, quand plusieurs personnes modifient le fichier en même temps, ou quand vous voulez envoyer automatiquement les notifications de suivi aux clients.
Faut-il stocker l’adresse du client dans le tableau ?
Ce n’est pas nécessaire : votre boutique la conserve déjà. Limiter le nombre de fichiers contenant des données personnelles simplifie aussi le respect du RGPD.
Le tableau fonctionne-t-il sur Google Sheets ?
Oui. NB.JOURS.OUVRES, NB.SI, SOMME.SI.ENS et MOYENNE.SI existent sous les mêmes noms dans Sheets en français.
Prochaine étape : exportez les commandes de la semaine, collez-les dans le tableau, renseignez votre délai de préparation en O1 et traitez en priorité les lignes rouges.