Bestellverwaltung in Excel: Bestellungen im Online-Shop verfolgen – Status, Versandzeit, Verspätungen und Widerrufe
Bestellverwaltung in Excel für kleine Online-Shops: Spalten, Status, Bearbeitungszeit in Werktagen mit NETTOARBEITSTAGE, Verspätungswarnung, Widerrufsfrist und Auswertung nach Kanal – mit Beispiel aus acht Bestellungen.
Eine Bestellverwaltung in Excel erfasst jede Kundenbestellung mit Datum, Verkaufskanal, Betrag und Status (offen, in Bearbeitung, versendet, zugestellt, Widerruf); Formeln zählen die Werktage bis zum Versand, markieren Bestellungen, die die angegebene Bearbeitungszeit überschreiten, und erinnern an das Ende der Widerrufsfrist. Für kleine Shops, die parallel im eigenen Shop, auf Amazon und eBay verkaufen, ist das die einfachste Art, keine Bestellung aus den Augen zu verlieren.
Der Beitrag gehört zur Rubrik Online-Handel & Lagerverwaltung. Er ergänzt die Lagerverwaltung in Excel (was im Regal liegt) und die Umsatzübersicht (was verkauft wurde). Bestellungen bei Ihren Lieferanten gehören dagegen in das Bestellformular.
Empfohlene Spalten
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| A – Bestellnr. | Aus Shop oder Marktplatz |
| B – Bestelldatum | Zahlungseingang bzw. Bestellbestätigung |
| C – Kunde | Name oder Kundennummer |
| D – Kanal | Shop, Amazon, eBay, Instagram … |
| E – Betrag brutto | Bestellwert |
| F – Status | Offen, In Bearbeitung, Versendet, Zugestellt, Widerruf |
| G – Versanddienstleister | DHL, Hermes, DPD … |
| H – Sendungsnummer | — |
| I – Versanddatum | Übergabe an den Versanddienstleister |
| J – Zustelldatum | Laut Sendungsverfolgung |
| K – Werktage bis Versand | Formel |
| L – Warnung | Formel |
| M – Widerruf bis | Formel |
Formatieren Sie den Bereich als Tabelle (Strg+T), damit Formeln für neue Bestellungen automatisch übernommen werden, und legen Sie die Statusliste per Datenüberprüfung an.
Die wichtigsten Formeln
Werktage bis zum Versand
=WENN(I2="";NETTOARBEITSTAGE(B2;HEUTE();Feiertage!A:A)-1;NETTOARBEITSTAGE(B2;I2;Feiertage!A:A)-1)
NETTOARBEITSTAGE zählt Montag bis Freitag einschließlich Start- und Enddatum, daher −1: Versand am Bestelltag ergibt 0. Im Blatt Feiertage stehen die Feiertage Ihres Bundeslands. Wer auch samstags verschickt, nimmt NETTOARBEITSTAGE.INTL(B2;I2;11;Feiertage!A:A)-1.
Verspätungswarnung
=WENN(K2>$O$1;"Verspätet";"OK") mit der im Shop angegebenen Bearbeitungszeit in O1 (im Beispiel 2 Werktage). Bedingte Formatierung färbt die Zeile rot.
Ende der Widerrufsfrist
=WENN(J2="";"";J2+14). Bei Fernabsatzverträgen mit Verbrauchern beträgt die Widerrufsfrist in der Regel 14 Tage und beginnt bei Waren grundsätzlich mit dem Erhalt. Die Spalte ist eine interne Erinnerung; Details und Ausnahmen regeln BGB und Ihre Widerrufsbelehrung.
Beispiel: acht Bestellungen, Stand Freitag 06.11.2026
| Bestellung | Datum | Kanal | Betrag | Status | Versendet | Zugestellt | Werktage | Warnung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| B-7001 | 02.11. | Shop | 89,90 € | Zugestellt | 03.11. | 04.11. | 1 | OK |
| B-7002 | 02.11. | Amazon | 34,99 € | Zugestellt | 02.11. | 04.11. | 0 | OK |
| B-7003 | 02.11. | eBay | 59,00 € | Versendet | 05.11. | — | 3 | Verspätet |
| B-7004 | 03.11. | Shop | 129,00 € | Widerruf | 03.11. | 05.11. | 0 | OK |
| B-7005 | 03.11. | Shop | 45,50 € | In Bearbeitung | — | — | 3 | Verspätet |
| B-7006 | 04.11. | Amazon | 79,00 € | Versendet | 05.11. | — | 1 | OK |
| B-7007 | 05.11. | Shop | 22,90 € | Offen | — | — | 1 | OK |
| B-7008 | 06.11. | eBay | 64,00 € | Offen | — | — | 0 | OK |
Auswertung
| Kennzahl | Formel | Ergebnis |
|---|---|---|
| Bestellungen | =ANZAHL2(A2:A9) |
8 |
| Bestellwert | =SUMME(E2:E9) |
524,29 € |
| Verspätet | =ZÄHLENWENN(L2:L9;"Verspätet") |
2 (25 %) |
| Ø Werktage bis Versand | =MITTELWERTWENN(I2:I9;"<>";K2:K9) |
1,0 |
| Ø Laufzeit Zustellung | =MITTELWERTWENN(J2:J9;"<>";N2:N9) |
1,67 Werktage |
| Noch nicht versendet | =SUMMEWENNS(E2:E9;I2:I9;"") |
132,40 € |
(N enthält die Laufzeit: =WENN(J2="";"";NETTOARBEITSTAGE(I2;J2)-1).) Auswertung: B-7005 wartet seit drei Werktagen und muss heute raus – gegebenenfalls mit einer kurzen Nachricht an den Kunden. B-7003 ging einen Tag zu spät. Für B-7004 (zugestellt 05.11., Widerruf erklärt) endet die Frist am 19.11.; die Rückerstattung sollten Sie fristgerecht nach den gesetzlichen Vorgaben abwickeln.
Nach Kanal
Eine Pivot-Tabelle mit Kanal in den Zeilen sowie Anzahl und Summe des Betrags zeigt: Shop 4 Bestellungen / 287,30 €, Amazon 2 / 113,99 €, eBay 2 / 123,00 €. Mit „Warnung” als Spaltenfeld sehen Sie, welcher Kanal die Verspätungen verursacht.
Gute Praxis
- Importieren statt abtippen: Bestellungen aus Shop und Marktplätzen täglich als CSV exportieren.
- Vor der Abholung aktualisieren, damit die Liste zeigt, was wirklich das Haus verlassen hat.
- Keine Zeilen löschen – nur den Status ändern; die Historie liefert Retourenquote und Versandzeiten.
- Bestand mitführen: versendete Mengen in der Lagerliste abziehen.
- Datensparsamkeit: Adressen bleiben im Shopsystem; die Bestellnummer genügt zum Nachschlagen (DSGVO).
- Formeln schützen wie in Excel-Formeln schützen beschrieben.
Häufige Fragen
Wann lohnt sich eine Warenwirtschaft statt Excel?
Wenn das Übertragen der Bestellungen länger dauert als das Packen, wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten oder wenn Bestände zwischen Kanälen automatisch abgeglichen werden müssen.
Wie berücksichtige ich regionale Feiertage?
Tragen Sie die Feiertage Ihres Bundeslands im Blatt Feiertage ein; NETTOARBEITSTAGE lässt sie dann aus.
Funktioniert das in Google Sheets?
Ja. NETTOARBEITSTAGE, ZÄHLENWENN, SUMMEWENNS und MITTELWERTWENN gibt es dort mit denselben Namen.
Nächster Schritt: Exportieren Sie die Bestellungen dieser Woche, fügen Sie sie ein, tragen Sie Ihre Bearbeitungszeit in O1 ein und arbeiten Sie die roten Zeilen zuerst ab.