Dự toán chi phí du lịch bằng Excel: lập ngân sách chuyến đi, quỹ chung và chia tiền cho cả nhóm
Cách lập dự toán chi phí du lịch bằng Excel: các khoản theo người, theo đêm, theo ngày, dự phòng, so sánh dự toán với chi thực tế, quỹ chung và bảng chia tiền ai trả ai nhận, kèm ví dụ nhóm 5 bạn đi Đà Lạt 3 ngày 2 đêm.
Dự toán chi phí du lịch bằng Excel là bảng liệt kê mọi khoản của chuyến đi — vé xe hoặc vé máy bay, chỗ ở, ăn uống, di chuyển tại chỗ, vé tham quan và tiền dự phòng — tính theo số người, số đêm, số ngày để ra tổng chi phí và mỗi người cần góp bao nhiêu; trong chuyến đi, file ghi chi tiêu thực tế, so với dự toán và cuối cùng tính ai cần trả, ai được nhận lại. Nhờ vậy cả nhóm biết trước chuyến đi có vừa túi tiền không và không phải ngồi cộng hóa đơn lúc về.
Bài viết thuộc chuyên mục Tài chính cá nhân & gia đình. Nếu cần để dành trước cho chuyến đi, thêm mục tiêu “Du lịch” vào kế hoạch tiết kiệm bằng Excel.
Sheet 1: Dự toán
| Cột | Nội dung | Công thức |
|---|---|---|
| A – Khoản chi | Xe, chỗ ở, ăn uống… | — |
| B – Cách tính | Theo người, Theo đêm, Theo người/ngày, Trọn gói | danh sách thả xuống |
| C – Đơn giá | Giá tham khảo | — |
| D – Số lượng | Nhân với số người, đêm hoặc ngày | =IF(B2="Theo người",$H$1,IF(B2="Theo đêm",$H$2,IF(B2="Theo người/ngày",$H$1*$H$3,1))) |
| E – Dự toán | Thành tiền | =C2*D2 |
| F – Thực tế | Lấy từ sheet chi tiêu | =SUMIFS(ChiTieu!C:C,ChiTieu!B:B,A2) |
| G – Chênh lệch | Thực tế − dự toán | =F2-E2 |
H1 là số người, H2 số đêm, H3 số ngày. Luôn thêm một dòng dự phòng =10%*SUM(E2:E6) cho các khoản phát sinh. Với Excel thiết lập vùng Việt Nam, thay dấu phẩy trong công thức bằng dấu chấm phẩy (;).
Ví dụ: nhóm 5 bạn đi Đà Lạt 3 ngày 2 đêm
Giá dưới đây chỉ để minh họa cách tính; giá thực tế tùy thời điểm, mùa cao điểm và nơi đặt.
| Khoản | Cách tính | Dự toán |
|---|---|---|
| Xe khách giường nằm khứ hồi | 600.000 × 5 người | 3.000.000 |
| Homestay nguyên căn | 1.800.000 × 2 đêm | 3.600.000 |
| Ăn uống | 300.000 × 5 người × 3 ngày | 4.500.000 |
| Thuê xe máy | 150.000 × 3 xe × 3 ngày | 1.350.000 |
| Vé tham quan | 250.000 × 5 người | 1.250.000 |
| Cộng | 13.700.000 | |
| Dự phòng 10% | 1.370.000 | |
| Tổng dự toán | 15.070.000 | |
| Mỗi người | khoảng 3.014.000 | |
Có con số khoảng 3 triệu/người trước khi đặt xe, mỗi người tự quyết được có đi hay không, hoặc cả nhóm chọn homestay rẻ hơn, đi ngày thường thay vì cuối tuần.
Để dự toán sát hơn, lấy số đêm và số chặng từ lịch trình chuyến đi. Nếu đổi ngày di chuyển, cập nhật lại cả tiền phòng lẫn khoản đi lại tương ứng.
Sheet 2: Ghi chi tiêu trong chuyến đi
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| A – Ngày | Ngày chi |
| B – Khoản chi | Chọn đúng tên khoản như sheet Dự toán |
| C – Số tiền | Theo hóa đơn |
| D – Ai trả | Tên người trả, hoặc “Quỹ chung” |
| E – Ghi chú | Quán nào, mua gì |
Mẹo: chỉ định một người giữ quỹ chung, mỗi tối dành 5 phút nhập chi tiêu trên Google Sheets bằng điện thoại.
Kết quả sau chuyến đi
| Khoản | Dự toán | Thực tế | Chênh lệch |
|---|---|---|---|
| Xe khách | 3.000.000 | 3.000.000 | 0 |
| Homestay | 3.600.000 | 3.600.000 | 0 |
| Ăn uống | 4.500.000 | 4.850.000 | +350.000 |
| Thuê xe máy | 1.350.000 | 1.350.000 | 0 |
| Vé tham quan | 1.250.000 | 1.100.000 | −150.000 |
| Khác (cà phê, quà vặt) | 0 | 600.000 | +600.000 |
| Tổng | 13.700.000 | 14.500.000 | +800.000 (5,8%) |
Chi thực tế vượt phần cộng dự toán 800.000đ nhưng vẫn nằm trong khoản dự phòng 1.370.000đ. Bài học cho chuyến sau: tách riêng một dòng “cà phê, quà vặt” ngay từ đầu.
Sheet 3: Chia tiền — ai trả, ai nhận
Trong ví dụ, mỗi người góp trước 2.000.000đ vào quỹ chung (tổng 10 triệu). Nam trả trước tiền xe 3.000.000đ, Linh trả tiền homestay 3.600.000đ; quỹ chung trả các khoản còn lại 7.900.000đ và còn dư 2.100.000đ.
- Mỗi người đã bỏ ra:
=2000000+SUMIFS(ChiTieu!C:C,ChiTieu!D:D,A2) - Phần mỗi người phải chịu:
=SUM(ChiTieu!C:C)/COUNTA($A$2:$A$6)= 14.500.000 ÷ 5 = 2.900.000đ - Chênh lệch: đã bỏ ra − phần phải chịu (dương là được nhận lại, âm là cần trả thêm)
| Người | Đã bỏ ra | Phải chịu | Chênh lệch |
|---|---|---|---|
| Nam | 5.000.000 | 2.900.000 | +2.100.000 |
| Linh | 5.600.000 | 2.900.000 | +2.700.000 |
| Quân | 2.000.000 | 2.900.000 | −900.000 |
| Mai | 2.000.000 | 2.900.000 | −900.000 |
| Phương | 2.000.000 | 2.900.000 | −900.000 |
Cách thanh toán gọn nhất: người giữ quỹ chuyển số dư 2.100.000đ cho Nam; Quân, Mai, Phương mỗi người chuyển 900.000đ cho Linh. Kiểm tra: tổng cột chênh lệch (+4.800.000 − 2.700.000 = 2.100.000) đúng bằng số dư quỹ chung.
Mẹo để chuyến đi không “vỡ” ngân sách
- Đặt trước các khoản lớn (xe, vé máy bay, chỗ ở) và thay giá dự kiến bằng giá thật ngay.
- Thống nhất từ đầu khoản nào chia đều, khoản nào ai dùng người đó trả (quà mua về, đồ uống riêng).
- Kiểm tra điều kiện hủy, đổi khi đặt chỗ, nhất là dịp lễ, Tết.
- Đưa chuyến đi vào ngân sách tháng theo quy tắc 50/30/20: du lịch thuộc phần “mong muốn”.
Xem thêm: Theo dõi tài sản ròng bằng Excel.
Câu hỏi thường gặp
Nên để dự phòng bao nhiêu?
Khoảng 10% là mức hay dùng cho chuyến ngắn, quen đường. Đi xa, đi cùng trẻ nhỏ hoặc mùa cao điểm thì nên để nhiều hơn.
Đi nước ngoài thì quy đổi ngoại tệ thế nào?
Thêm cột “Số tiền ngoại tệ” và “Tỷ giá”, số tiền VNĐ = ngoại tệ × tỷ giá. Nên dùng tỷ giá thực tế trên sao kê thẻ hoặc lúc đổi tiền, vì đã gồm phí.
Dùng cho đám cưới được không?
Đám cưới có nhiều khoản đặc thù hơn, xem dự toán chi phí đám cưới bằng Excel.
Bước tiếp theo: nhập số người, số đêm, số ngày, điền giá thật cho xe và chỗ ở, rồi gửi con số “mỗi người” vào nhóm chat trước khi chốt lịch.
