Bankabstimmung mit Excel-Vorlage: Buchhaltung und Kontoauszug sauber abgleichen
Bankabstimmung in Excel: warum Buchsaldo und Kontoauszug abweichen, Formeln für den automatischen Abgleich der Buchungen, die zweispaltige Abstimmungsrechnung und ein Beispiel mit Gebühren, Rücklastschrift, Einzahlung unterwegs und offener Überweisung.
Bei der Bankabstimmung vergleichen Sie den Saldo des Bankkontos in Ihrer Buchhaltung mit dem Saldo laut Kontoauszug zum selben Stichtag, erklären jede Differenz und buchen fehlende Vorgänge nach, bis beide Salden übereinstimmen. Monatlich durchgeführt, zeigt sie früh vergessene Zahlungseingänge, nicht gebuchte Gebühren, Doppelbuchungen und Abbuchungen, die niemand zuordnen kann. Eine Excel-Vorlage für die Bankabstimmung besteht aus drei Blättern: Buchungen, Kontoauszug und Abstimmung. Diese Anleitung zeigt Aufbau und Formeln.
Warum die Salden abweichen
| Differenz | Beispiel | Wo korrigieren? |
|---|---|---|
| Einzahlung unterwegs | Bareinzahlung am Monatsletzten, Gutschrift im Folgemonat | Zum Banksaldo addieren |
| Offene Überweisung | Am 31. beauftragt, von der Bank später ausgeführt | Vom Banksaldo abziehen |
| Gebühren und Zinsen | Kontoführung, Kartengebühren, Zinsen | In der Buchhaltung buchen |
| Nicht gebuchte Zahlungen | Kundenzahlung oder Lastschrift noch nicht erfasst | In der Buchhaltung buchen |
| Rücklastschrift | Lastschrift eines Kunden geht zurück | Buchen und Forderung wieder öffnen |
| Fehler | Zahlendreher, doppelte Buchung | Auf der Seite korrigieren, die den Fehler gemacht hat |
Nur was die Bank schon kennt und Ihre Buchhaltung noch nicht, sowie eigene Fehler, führt zu Buchungen. Zeitliche Differenzen wie Einzahlungen unterwegs erledigen sich im Folgemonat.
Aufbau der Datei
- Buchungen: alle Buchungen des Bankkontos im Zeitraum (je nach Kontenrahmen z. B. Konto 1200 im SKR 03 oder 1800 im SKR 04) mit Datum, Beleg, Text und vorzeichenbehaftetem Betrag (Eingänge positiv, Ausgänge negativ). Export aus der Buchhaltungssoftware oder aus dem Hauptbuch in Excel.
- Kontoauszug: der heruntergeladene Umsatzexport mit derselben Vorzeichenlogik.
- Abstimmung: die zweispaltige Abstimmungsrechnung.
Formatieren Sie beide Bereiche als Tabelle und verwenden Sie eine einzige Betragsspalte mit Vorzeichen statt Soll und Haben; das vereinfacht den Abgleich erheblich.
Buchungen automatisch abgleichen
Im Blatt Buchungen sucht eine Spalte „Abgeglichen“ denselben Betrag auf dem Kontoauszug mit höchstens drei Tagen Abstand (deutsches Excel trennt Argumente mit Semikolon):
=WENN(ZÄHLENWENNS(Auszug[Betrag];[@Betrag];Auszug[Datum];">="&[@Datum]-3;Auszug[Datum];"<="&[@Datum]+3)>0;"Abgeglichen";"Offen")
Dieselbe Formel im Blatt Kontoauszug zeigt, was die Bank kennt und die Buchhaltung nicht. Wenn Sie Rechnungs- oder Referenznummern im Buchungstext erfassen, gleichen Sie besser über diese ab. Mehrfach vorkommende Beträge markiert =ZÄHLENWENNS([Betrag];[@Betrag])>1; diese Zeilen prüfen Sie von Hand.
Die Abstimmungsrechnung
| Buchhaltung | Bank |
|---|---|
| Buchsaldo zum Monatsende | Saldo laut Kontoauszug |
| + Eingänge und Zinsen, nur von der Bank erfasst | + Einzahlungen unterwegs |
| − Gebühren, Lastschriften, Rücklastschriften, nur von der Bank erfasst | − Offene Überweisungen |
| ± Eigene Fehler | ± Fehler der Bank (reklamieren) |
| Abgestimmter Buchsaldo | Abgestimmter Banksaldo |
Kontrollzelle: =WENN(ABS(BuchAbgestimmt-BankAbgestimmt)<0,005;"Abgestimmt";"Differenz: "&TEXT(BuchAbgestimmt-BankAbgestimmt;"#.##0,00 €")). Eine Differenz, die durch 9 teilbar ist, deutet oft auf einen Zahlendreher hin.
Beispiel zum Monatsende
| Position | Buchhaltung | Bank |
|---|---|---|
| Saldo zum 31. Oktober | 42.118,60 € | 44.518,20 € |
| Kundenzahlung, noch nicht gebucht | +1.190,00 € | |
| Kontoführungsgebühr | −12,50 € | |
| Lastschrift Versicherung, nicht gebucht | −89,90 € | |
| Rücklastschrift eines Kunden | −238,00 € | |
| Bareinzahlung vom 31. (unterwegs) | +750,00 € | |
| Überweisung an Lieferanten vom 31. (noch nicht ausgeführt) | −2.300,00 € | |
| Abgestimmter Saldo | 42.968,20 € | 42.968,20 € |
Kundenzahlung, Gebühr, Lastschrift und Rücklastschrift werden gebucht; die Rücklastschrift kommt zusätzlich wieder in die Offene-Posten-Liste. Einzahlung und Überweisung sollten auf dem November-Auszug erscheinen.
Monatlicher Ablauf
- Kontoauszug abrufen und prüfen, ob der Anfangssaldo dem Endsaldo des Vormonats entspricht.
- Buchungen des Bankkontos für denselben Zeitraum exportieren.
- Abgleich laufen lassen und offene Positionen klären.
- Abstimmung erstellen, fehlende Buchungen erfassen, erneut abstimmen.
- Abstimmung als PDF mit dem Auszug ablegen.
Stimmen Sie jedes Konto einzeln ab und machen Sie am selben Tag den Kassensturz mit dem Kassenbuch.
Wo die Abstimmung hingehört
Richtige Banksalden sind die Grundlage für die Ausgabenübersicht, die EÜR und die Liquiditätsplanung. Buchungen müssen den für Ihr Unternehmen geltenden Vorschriften folgen und belegt sein; klären Sie unklare Positionen mit Ihrer Steuerberatung. Weitere Anleitungen unter Buchhaltung & Einnahmen-Ausgaben.
Häufige Fragen
Wie oft sollte man das Bankkonto abstimmen?
Mindestens monatlich vor dem Monatsabschluss, bei vielen Buchungen wöchentlich.
Was tun, wenn die Differenz bleibt?
Anfangssalden prüfen, Doppelbuchungen, Zahlendreher und falsche Vorzeichen suchen. Keine „Ausgleichsbuchung“ ohne Beleg, um die Differenz zu verstecken.
Gilt das auch für Kreditkarten und PayPal?
Ja, jedes Zahlungskonto wird gegen seine eigene Abrechnung abgestimmt.
Funktioniert die Vorlage in Google Sheets?
Ja, mit COUNTIFS, IF, ABS und TEXT; beschränken Sie die Freigabe, da die Datei Kontobewegungen enthält.
