Tableau de suivi des candidatures sur Excel : étapes, grille d’évaluation et délais de recrutement
Mettre en place un tableau de suivi des candidatures sur Excel pour une TPE : une ligne par candidature, étapes du recrutement, grille d'évaluation pondérée, délais, entonnoir par source et conservation des données conforme au RGPD.
Un tableau de suivi des candidatures sur Excel enregistre chaque candidature sur une ligne (poste visé, source, étape atteinte, dates, note d’entretien, prochaine action), afin de savoir à tout moment combien de candidats se trouvent à chaque étape, lesquels attendent une réponse et quels canaux apportent les meilleurs profils. Pour une TPE qui recrute quelques fois par an, c’est une alternative simple à un logiciel de recrutement. Ce guide détaille les onglets, les formules et un exemple de recrutement complet.
Les onglets du classeur
| Onglet | Une ligne par | Colonnes principales |
|---|---|---|
| Postes | Poste ouvert | Référence, intitulé, manager, date d’ouverture, date cible, statut |
| Candidatures | Candidature | Nom, contact, poste, source, étape, date de chaque étape, note, prochaine action, motif de refus |
| Évaluation | Candidat reçu en entretien | Note par critère et note pondérée |
| Synthèse | Poste | Entonnoir, délais, sources |
Créez des listes déroulantes pour l’étape (Reçue, Présélection, Entretien 1, Entretien 2, Proposition, Embauché, Refusé, Désisté), la source (site d’emploi, site de l’entreprise, réseaux sociaux, cooptation, école) et le motif de refus.
Formules utiles
En paramètres régionaux français, séparateur point-virgule :
- Jours dans l’étape actuelle :
=AUJOURDHUI()-[@DateDerniereEtape], en orange au-delà de 5 jours pour que personne ne reste sans réponse. - Candidatures par étape d’un poste :
=NB.SI.ENS(Cand[Poste];$B$1;Cand[Etape];A4) - Délai de recrutement :
=[@DateEmbauche]-[@DateOuverture] - Candidats reçus en entretien par source :
=NB.SI.ENS(Cand[Source];A2;Cand[Entretien];"Oui")
Une grille d’évaluation pondérée
Avant les entretiens, fixez quatre ou cinq critères liés au poste, leur poids et une échelle commune de 1 à 5. La comparaison repose alors sur des éléments et pas seulement sur l’impression laissée.
| Critère | Poids | Candidate 1 | Candidat 2 |
|---|---|---|---|
| Expérience de l’administration des ventes | 30 % | 4 | 3 |
| Maîtrise d’Excel et de l’outil de gestion | 25 % | 3 | 5 |
| Relation client au téléphone | 20 % | 5 | 3 |
| Organisation et rigueur (mise en situation) | 15 % | 4 | 4 |
| Anglais écrit | 10 % | 3 | 4 |
| Note pondérée | 100 % | 3,85 | 3,75 |
Note : =SOMMEPROD($B$2:$B$6;C2:C6). Les deux profils sont très proches ; la mise en situation téléphonique, critère le plus visible pour les clients, oriente la décision. Les critères doivent être liés au poste et appliqués de la même manière à tous, sans discrimination.
Exemple : assistant(e) commercial(e)
| Étape | Candidatures | Taux de passage |
|---|---|---|
| Reçues | 85 | 24 % |
| Présélection téléphonique | 20 | 40 % |
| Entretien 1 | 8 | 38 % |
| Entretien final et mise en situation | 3 | 33 % |
| Embauche | 1 |
Le recrutement a pris 31 jours. L’onglet sources montre que l’école partenaire a envoyé peu de candidatures mais deux des trois finalistes : un canal à privilégier pour le prochain recrutement.
Données personnelles
Les CV et notes d’entretien sont des données personnelles soumises au RGPD. Informez les candidats de l’usage de leurs données, ne collectez que ce qui est utile au recrutement, limitez l’accès au fichier et fixez une durée de conservation pour les candidatures non retenues ; la CNIL publie des recommandations sur ce point. Si vous souhaitez garder un CV pour un futur poste, informez-en la personne. Supprimez ensuite les données devenues inutiles.
Après le recrutement
La personne embauchée rejoint le planning du personnel et le suivi des congés, et l’organigramme est mis à jour. Prenez aussi le temps de répondre aux candidats non retenus : un message bref et courtois préserve l’image de l’entreprise. Retrouvez les autres guides dans Recrutement et suivi des candidats.
Questions fréquentes
Quelles étapes prévoir pour un recrutement en TPE ?
Réception, présélection, un ou deux entretiens, mise en situation si possible, proposition et embauche. Au-delà, le processus s’allonge et les bons candidats partent ailleurs.
Comment ne pas oublier de répondre aux candidats ?
Avec la colonne « jours dans l’étape » et sa mise en forme conditionnelle ; consultez la liste deux fois par semaine.
Quand passer à un logiciel de recrutement ?
Quand plusieurs postes sont ouverts en même temps, que plusieurs personnes évaluent ou que vous voulez diffuser les offres et recevoir les candidatures directement dans l’outil.
Le tableau fonctionne-t-il sur Google Sheets ?
Oui, et chaque recruteur peut noter dans la même feuille ; restreignez le partage car le fichier contient des données personnelles.