Matrice des compétences sur Excel : évaluer, sécuriser la polyvalence et planifier les formations
Construire une matrice des compétences sur Excel : échelle de 0 à 4, niveaux requis par poste, taux de polyvalence par compétence, alertes de recyclage des formations et plan de développement, avec l'exemple d'une boulangerie.
Une matrice des compétences, aussi appelée matrice de polyvalence, présente dans un tableau qui sait faire quoi et à quel niveau : les salariés en lignes, les compétences en colonnes, un niveau dans chaque case. Sur Excel, avec les niveaux requis par poste et les dates de validité des formations, elle répond à trois questions concrètes : qui peut remplacer qui, quelle activité repose sur une seule personne et quelles formations prioriser. Ce guide construit la matrice pas à pas.
Étape 1 : une échelle commune
| Niveau | Signification | Concrètement |
|---|---|---|
| 0 | Non formé | N’a jamais réalisé la tâche |
| 1 | En formation | Réalise la tâche accompagné |
| 2 | Opérationnel sous contrôle | Réalise la tâche, le résultat est vérifié |
| 3 | Autonome | Réalise seul, au niveau de qualité attendu |
| 4 | Expert, formateur | Forme les autres et améliore la méthode |
Écrivez ces définitions dans le classeur : deux responsables n’évaluent de la même façon que s’ils partagent les mêmes critères.
Étape 2 : compétences et formations obligatoires
- Compétences métier, notées de 0 à 4 : par exemple pain, viennoiserie, pâtisserie, vente et caisse.
- Formations et habilitations, renseignées par une date de fin de validité : hygiène alimentaire, sauveteur secouriste du travail, habilitation électrique, CACES selon les métiers. Ici, la seule question est : valide ou non ?
Limitez les cases de niveau aux entiers de 0 à 4 avec la validation des données, et ajoutez une échelle de couleurs du rouge au vert.
Étape 3 : niveaux requis par poste
Sur un deuxième onglet, indiquez pour chaque poste le niveau attendu dans chaque compétence. L’écart d’une personne se calcule ainsi, sans valeur négative :
=MAX(0;Requis-Actuel)
Le niveau requis se récupère avec =INDEX(Postes!$B$2:$H$10;EQUIV($B2;Postes!$A$2:$A$10;0);EQUIV(C$1;Postes!$B$1:$H$1;0)), le poste étant en colonne B et la compétence en en-tête. La somme des écarts d’un salarié mesure la distance qui le sépare du profil de son poste.
Étape 4 : polyvalence et alertes
Sous chaque colonne de compétence, comptez les personnes autonomes :
=NB.SI(C2:C20;">=3")
Fixez un minimum, par exemple deux autonomes par compétence critique, et signalez les colonnes en dessous. Pour les formations : =SI(D2="";"manquante";SI(D2<AUJOURDHUI();"expirée";SI(D2-AUJOURDHUI()<=60;"à renouveler";"valide"))).
Exemple : une boulangerie-pâtisserie de cinq personnes
| Salarié | Pain | Viennoiserie | Pâtisserie | Vente | Formation hygiène |
|---|---|---|---|---|---|
| Julien | 4 | 3 | 2 | 1 | valide |
| Sarah | 3 | 4 | 3 | 2 | valide |
| Karim | 3 | 2 | 1 | 3 | à renouveler |
| Léa | 1 | 1 | 4 | 3 | valide |
| Tom | 2 | 3 | 1 | 4 | manquante |
| Autonomes (≥3) | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 valides, 1 à renouveler |
La pâtisserie repose sur Léa et Sarah ; or Sarah est aussi la référente viennoiserie. Pendant les fêtes de fin d’année, la pâtisserie devient le point de rupture. Le plan de développement prévoit de faire monter Karim en pâtisserie, d’inscrire Tom à la formation hygiène et de programmer le recyclage de Karim. Les obligations de formation varient selon l’activité : vérifiez celles qui s’appliquent à votre établissement.
Étape 5 : le plan de développement des compétences
Un troisième onglet liste les actions : salarié, compétence ou formation visée, niveau cible, formateur ou organisme, date, statut. Ordre de priorité : formations obligatoires expirées ou manquantes, puis compétences sous le minimum de polyvalence, puis écarts individuels. Une fois l’action réalisée, mettez à jour la matrice avec la date.
Utiliser la matrice au quotidien
- Planning : chaque créneau doit compter au moins une personne autonome par activité critique ; à croiser avec le planning du personnel.
- Congés : avant de valider une demande dans le suivi des congés, vérifiez que l’unique expert d’une compétence n’est pas absent en même temps que son remplaçant.
- Entretiens : les écarts donnent une base factuelle à l’entretien annuel et à l’entretien professionnel.
La matrice contient des évaluations individuelles : limitez l’accès aux responsables et informez les salariés de son existence et de son usage. L’organigramme précise les postes de référence. Retrouvez d’autres guides dans Organisation et RH.
Questions fréquentes
Quelle différence entre matrice des compétences et matrice de polyvalence ?
Les deux termes désignent souvent le même outil. On parle plutôt de polyvalence en atelier et en production, où l’enjeu principal est le remplacement sur les postes.
À quelle fréquence la mettre à jour ?
Après chaque formation et au moins une fois par an en totalité, par exemple avant les entretiens.
Les salariés peuvent-ils s’auto-évaluer ?
Oui, c’est même utile : comparer l’auto-évaluation et l’évaluation du responsable ouvre une discussion concrète lors de l’entretien.
Est-ce faisable dans Google Sheets ?
Oui. INDEX, EQUIV, NB.SI, la validation des données et les échelles de couleurs y fonctionnent de la même façon.