Planilha de despesas da empresa no Excel: fixas e variáveis, orçado x realizado e ponto de equilíbrio
Como montar uma planilha de despesas da empresa no Excel: lançamentos, categorias, despesas fixas e variáveis, centro de custo, comprovantes, orçado x realizado, percentual sobre o faturamento e cálculo do ponto de equilíbrio, com exemplo.
Resposta rápida: uma planilha de despesas da empresa registra cada gasto em uma linha com data, fornecedor, descrição, categoria, tipo (fixa ou variável), centro de custo, valor, forma de pagamento e número da nota fiscal ou comprovante. Uma aba de resumo soma as despesas por categoria e mês com SOMASES, compara com o orçamento, mostra o peso de cada despesa sobre o faturamento e, separando fixas de variáveis, calcula o ponto de equilíbrio: quanto a empresa precisa vender para não ter prejuízo.
Esta planilha é diferente da planilha de contas a pagar: aquela olha para os vencimentos futuros; esta analisa para onde o dinheiro foi. Os números do exemplo são fictícios.
Passo 1: A tabela de lançamentos
Formate como tabela (Inserir > Tabela) com o nome Despesas:
| Coluna | Campo | Preenchimento |
|---|---|---|
| A | Data | Data da despesa (competência) |
| B | Fornecedor | Lista suspensa |
| C | Descrição | O que foi e para quê |
| D | Categoria | Lista suspensa |
| E | Tipo | =PROCX([@Categoria];Categorias[Nome];Categorias[Tipo]) (Fixa / Variável) |
| F | Centro de custo | Loja, e-commerce, administrativo… |
| G | Valor | R$ |
| H | Forma de pagamento | Pix, boleto, cartão, débito automático, dinheiro |
| I | Nº NF / comprovante | Vazio se ainda não recebido |
| J | Mês | =FIMMÊS([@Data];-1)+1 |
Use a data de competência (o mês a que a despesa se refere) para analisar o resultado; os pagamentos em si podem ser acompanhados no livro caixa.
Passo 2: Categorias e tipo
| Categoria | Tipo | Exemplos |
|---|---|---|
| Mercadorias / insumos (CMV) | Variável | Produtos para revenda, matéria-prima |
| Impostos sobre vendas | Variável | DAS do Simples Nacional, ISS, ICMS conforme o regime |
| Taxas de cartão e plataformas | Variável | Maquininha, marketplace, gateway |
| Comissões | Variável | Vendedores, parceiros |
| Fretes e embalagens | Variável | Envios, caixas |
| Aluguel e condomínio | Fixa | Loja, escritório |
| Salários e encargos | Fixa | Folha, FGTS, benefícios |
| Pró-labore | Fixa | Retirada dos sócios |
| Contabilidade e serviços | Fixa | Contador, sistemas |
| Energia, água, internet, telefone | Fixa | Contas mensais |
| Marketing | Fixa ou variável | Anúncios, agência |
Mantenha as categorias alinhadas com o seu modelo de DRE; assim o resumo mensal vira o DRE quase sem esforço.
Passo 3: Resumo por categoria e mês
Na aba Resumo, categorias na coluna A e meses na linha 4:
- Despesa do mês:
=SOMASES(Despesas[Valor];Despesas[Categoria];$A5;Despesas[Mês];B$4) - Total fixo:
=SOMASES(Despesas[Valor];Despesas[Tipo];"Fixa";Despesas[Mês];B$4) - Total variável: igual com “Variável”.
- % sobre o faturamento:
=SEERRO(B5/B$30;""), com o faturamento do mês na linha 30. - Por centro de custo: acrescente a condição
Despesas[Centro de custo];"Loja".
Passo 4: Orçado x realizado
Numa aba Orçamento, informe o valor previsto por categoria e mês. No resumo:
- Diferença:
=Realizado-Orçado; diferença %:=SEERRO(Realizado/Orçado-1;"") - Alerta:
=SE(E(Realizado>Orçado*1,1;Realizado-Orçado>200);"Analisar";"")— exige estouro de 10% e de R$ 200 ao mesmo tempo, evitando alarmes por valores pequenos.
Passo 5: Margem de contribuição e ponto de equilíbrio
Separar fixas e variáveis permite responder à pergunta mais importante: quanto preciso faturar para cobrir todas as despesas?
- Margem de contribuição = faturamento − despesas variáveis
- Índice de margem de contribuição = margem de contribuição / faturamento
- Ponto de equilíbrio = despesas fixas / índice de margem de contribuição
Exemplo: uma loja com faturamento de R$ 80.000 no mês
| Item | Valor (R$) | % do faturamento |
|---|---|---|
| Faturamento | 80.000 | 100,0% |
| Mercadorias (CMV) | 24.000 | 30,0% |
| Imposto sobre vendas (alíquota efetiva de exemplo: 6%) | 4.800 | 6,0% |
| Comissões | 4.000 | 5,0% |
| Taxas de cartão | 1.600 | 2,0% |
| Total variável | 34.400 | 43,0% |
| Margem de contribuição | 45.600 | 57,0% |
| Aluguel | 6.000 | 7,5% |
| Salários e encargos | 18.000 | 22,5% |
| Contabilidade | 900 | 1,1% |
| Sistemas | 300 | 0,4% |
| Internet e telefone | 250 | 0,3% |
| Total fixo | 25.450 | 31,8% |
| Resultado (antes do pró-labore dos sócios) | 20.150 | 25,2% |
Conferência: variáveis 24.000 + 4.800 + 4.000 + 1.600 = 34.400; margem 80.000 − 34.400 = 45.600 (57%); fixas 6.000 + 18.000 + 900 + 300 + 250 = 25.450; resultado 45.600 − 25.450 = 20.150. Ponto de equilíbrio: 25.450 / 0,57 = R$ 44.649 por mês. Abaixo desse faturamento, a loja tem prejuízo (o cálculo completo, com as versões contábil, econômica e financeira, está na planilha de ponto de equilíbrio); acima, cada R$ 100 vendidos deixam R$ 57 para cobrir fixas e lucro.
No Simples Nacional, a alíquota efetiva depende da faixa de faturamento e do anexo da atividade; os 6% são apenas ilustrativos. Confirme com o contador o percentual que se aplica à sua empresa.
Passo 6: Comprovantes e controles
- Despesas sem nota ou comprovante:
=CONT.SES(Despesas[Nº NF / comprovante];"";Despesas[Mês];$B$1) - Pagas em dinheiro: confira com o caixa físico.
- Conciliação mensal com extratos bancários e faturas de cartão: cada saída precisa de uma linha na planilha.
- Arquivo dos comprovantes: nomeie com data, fornecedor e valor (
2026-10-05_Aluguel_6000.pdf).
Lembre que, no Simples Nacional e no Lucro Presumido, os tributos são calculados sobre o faturamento, e não sobre o lucro; mesmo assim, controlar as despesas é essencial para saber se o negócio dá resultado e para formar preços. Para mostrar os números de forma visual, veja os modelos de dashboard no Excel.
Erros comuns
- Misturar despesas pessoais e da empresa: para as contas de casa, use a planilha de gastos mensais.
- Não registrar o pró-labore: a empresa parece mais lucrativa do que é.
- Classificar tudo como “outros”: a análise perde o sentido.
- Esquecer taxas pequenas (tarifas bancárias, taxas de cartão), que somadas pesam.
- Usar a data do pagamento para despesas parceladas no cartão e distorcer o mês.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre custo e despesa?
Na prática gerencial, custos estão ligados diretamente à produção ou à mercadoria vendida (CMV, insumos), e despesas à operação geral (aluguel, administrativo, vendas). A planilha pode tratar ambos, desde que as categorias deixem isso claro.
Serve para MEI?
Sim. Mesmo sem dedução de despesas no imposto, ela mostra quanto o negócio realmente rende e ajuda a separar as finanças pessoais das do negócio.
Funciona no Google Planilhas?
Sim. SOMASES, CONT.SES, PROCX, SEERRO e FIMMÊS estão disponíveis, e você pode anexar o link do comprovante salvo no Google Drive.
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