Livre des recettes auto-entrepreneur sur Excel : mentions, modèle et totaux à déclarer

Le livre des recettes est le registre obligatoire dans lequel un micro-entrepreneur inscrit, dans l’ordre chronologique, chaque somme encaissée, avec sa date, le client, la nature de la vente ou de la prestation, le montant, le mode de règlement et la référence du justificatif. Il peut être tenu sur papier ou sur un tableur comme Excel, à condition d’être complet, chronologique et présentable en cas de contrôle. Bien conçu, il sert aussi à calculer le chiffre d’affaires à déclarer chaque mois ou trimestre et à surveiller les seuils du régime. Voici comment le construire.

Ce que la loi impose

• Le livre des recettes est obligatoire pour tous les micro-entrepreneurs. Il récapitule les encaissements, pas les factures émises : une facture non payée n’y figure pas tant qu’elle n’est pas encaissée.
• Le registre des achats est obligatoire en plus si vous vendez des marchandises, des denrées à emporter ou à consommer sur place, ou si vous proposez de l’hébergement.
• Les ventes au détail de faible montant à des particuliers (moins de 76 € TTC par opération) peuvent être inscrites globalement en fin de journée, à condition de conserver les justificatifs (tickets, relevés de caisse).
• Les justificatifs (factures, relevés bancaires, tickets) doivent être conservés avec le livre pendant la durée légale.

Les règles détaillées figurent sur le site de l’Urssaf dédié aux auto-entrepreneurs et sur entreprendre.service-public.fr ; vérifiez-les pour votre activité.

Les colonnes du modèle

La colonne « catégorie d’activité » est importante si vous exercez plusieurs activités : les taux de cotisations et les seuils diffèrent entre ventes de marchandises et prestations de services, et l’Urssaf vous demande des montants séparés.

Les formules utiles

Mettez le registre sous forme de tableau (Insertion > Tableau) nommé Recettes. En paramètres régionaux français, les arguments sont séparés par un point-virgule.

• Mois : =FIN.MOIS([@[Date d'encaissement]];-1)+1 (premier jour du mois)
• Trimestre : ="T"&ARRONDI.SUP(MOIS([@[Date d'encaissement]])/3;0)&"-"&ANNEE([@[Date d'encaissement]])
• Chiffre d’affaires d’une période et d’une catégorie, dans un onglet Déclarations : =SOMME.SI.ENS(Recettes[Montant encaissé];Recettes[Trimestre];A2;Recettes[Catégorie d'activité];B$1)
• Cumul de l’année civile : =SOMME.SI.ENS(Recettes[Montant encaissé];Recettes[Date d'encaissement];">="&DATE(Annee;1;1);Recettes[Date d'encaissement];"<="&DATE(Annee;12;31))

L’onglet Déclarations reproduit ainsi exactement les montants à saisir sur votre espace Urssaf, mois par mois ou trimestre par trimestre selon votre périodicité.

Surveiller les seuils

Deux seuils comptent pour un micro-entrepreneur : le plafond de chiffre d’affaires du régime micro et le seuil de la franchise en base de TVA. Leurs montants sont fixés par la loi et révisés périodiquement ; saisissez les valeurs en vigueur dans un onglet Paramètres plutôt que dans les formules. Une cellule de suivi compare le cumul annuel à chaque seuil et passe en orange à 80 %, en rouge au-delà. Dépasser le seuil de franchise de TVA oblige à facturer la TVA à partir d’une certaine date : anticipez-le pour adapter vos prix et vos modèles de facture.

Livre des recettes, livre de caisse et suivi des dépenses

Le livre de caisse suit toutes les entrées et sorties d’espèces, quelle que soit leur nature ; le livre des recettes ne retient que le chiffre d’affaires encaissé, quel que soit le mode de paiement. Les dépenses, elles, n’apparaissent pas dans le livre des recettes : en micro-entreprise, les cotisations sont calculées sur le chiffre d’affaires, mais suivre ses dépenses reste indispensable pour connaître son revenu réel. Le suivi des dépenses sur Excel s’en charge.

Exemple : graphiste micro-entrepreneuse, premier trimestre

La facture 2026-003, émise en février, a été payée en mars : elle est inscrite à la date d’encaissement. La facture 2026-005, émise fin mars mais non encore réglée, n’apparaît pas ; elle sera inscrite et déclarée au trimestre où elle sera payée.

Bonnes pratiques

• Rapprochez chaque mois le livre avec votre relevé bancaire : chaque virement client doit correspondre à une ligne.
• Ne supprimez jamais une ligne : en cas d’erreur ou de remboursement, ajoutez une ligne négative datée du jour de la correction, avec une explication.
• Utilisez un compte bancaire dédié : il devient obligatoire lorsque le chiffre d’affaires dépasse 10 000 € pendant deux années civiles consécutives, et il simplifie énormément le rapprochement.
• Sauvegardez une version PDF du livre à la fin de chaque année.

Prévoir sa trésorerie

Les cotisations sont dues sur le chiffre d’affaires déclaré : mettez de côté chaque mois la part correspondante. Un plan de trésorerie simple, alimenté par le livre des recettes, montre si vous pourrez payer vos cotisations et vos dépenses les mois creux. Retrouvez les autres guides dans Comptabilité recettes-dépenses.

Questions fréquentes

Un fichier Excel est-il accepté comme livre des recettes ?

Oui, le livre peut être tenu sur papier ou sur support informatique. Il doit être chronologique, sans ligne effacée et accompagné des justificatifs.

Doit-on inscrire la date de la facture ou celle du paiement ?

La date d’encaissement. En micro-entreprise, le chiffre d’affaires déclaré correspond aux sommes effectivement encaissées sur la période.

Les remboursements de frais par un client vont-ils dans le livre ?

En général, les sommes facturées au client, y compris les frais refacturés, font partie du chiffre d’affaires. Interrogez l’Urssaf ou un comptable si vous avez un doute pour un cas particulier.

Faut-il un registre des achats si je ne vends que des prestations ?

Non, le registre des achats est exigé pour les activités de vente de marchandises, de restauration ou d’hébergement. Garder vos factures d’achat reste néanmoins utile pour connaître votre revenu réel.